Fra 01.06.2021 har Grong kommune har egen database for sakarkivsystemet Elements.

Alle arkivdeler er fullelektronisk.  

Moduler 

I elements er det to moduler arkivarer skal bruke for journalføring. 

Sak-arkiv brukes for alle saker inkludert delingssaker.  

E-byggesak brukes for alle byggesøknader. 

Systemet er rollebasert og brukere kan ha flere roller. 

Når byggesøknader skal registreres på endre modul til ebyggesak og rolle PBGD. 

Arkiv og arkivdeler 

Vertskommunesamarbeidene har egne arkiv, egne journalenheter og egne arkivdeler. Dette for å skille samarbeidene sine arkiver fra Grong kommune sitt arkiv. Det gjelder disse: 

• NAV IN. Én arkivdel for klient, og én for emne. 
• IN Legevakt. En arkivdel for klient og en for emne.  Sjekk rutinen for legevaktsamarbeid for å finne ut hvilke dokumenter som hører til vertskommunesamarbeidet og hva som hører til Grong kommune. 
• IN BV og PPT (Med hver sine arkivdeler dersom det gjelder saker på individnivå – ordningsprinsipp fødselsnummer). For saker som handler om enheten skal vi journalføre i emnearkivet INBVPPT. 
• Namdal brann- og redningstjeneste. Her har vi kun en arkivdel: Emne nbr. 

Avtaler har egen arkivdel Følg rutinen i arkivplanen for journalføring av avtaler for i sikre gjenfinning.  Vi legger alle typer avtaler i denne arkivdelen. Det opprettes ny sak pr. avtale. I saken kan det lenkes til andre saker i sak-arkiv – og motsatt. Slik sikres gjenfinning.  

Flyktningtjenesten har egen arkivdel. Her registreres alle saker om handler om deltagerne i program (deltakermapper), samt personer med annen oppfølging (personmappe). Saker som handler om enheten flyktningtjenesten skal fremdeles i arkivdel emne. 

Voksenopplæringa har egen arkivdel for elevene (Elevmappe VOL). Her registreres alle saker om handler om elevene. Saker som handler om enheten Voksenopplæring skal fremdeles i arkivdel emne. 

Barn fra Grong som ikke er i vårt elev- eller barnehagearkiv: BARNGRONG. Hit legges dokumenter på oppfølging av barn som bor utenfor Grong (ofte fosterheim). Saker vedrørende økonomi mellom kommunene skal fremdeles i arkivdel emne.

Se egen rutine for å registrere saker i objektarkivene.

Forfallsdato: 

Det er mulig å registrere forfallsdato på journalposten. Det kan saksbehandler gjøre selv. f.eks. kan det være nyttig for høringer, innsyn, avtaler m.v.  De journalpostene som ligger i "Ubesvart post", får da først gul farge den dagen fristen er satt. Er den ikke avskrevet innen frist, blir fargen rød. Saksbehandlere kan søke opp forfallslisten sin i venstremenyen.

Tilgangskoder 

Det er laget flere tilgangskoder som er lagt til de ulike arkivdelene. Eks. Arkivdel flyktning skal vi bruke tilgangskode FL = flyktning  (deltagermapper), eller FS= flyktning sensitiv (den bruker vi på sensitiv info eks journalnotat på deltakerne). 

På personal er det opprettet 4 nivå på tilgangskoder med ordningsprinsipp fødselsnummer. 

P1 = ordinær personalmappe.  

P2 = sykefraværsoppfølging osv.  

P3 = Akansaker, oppsigelse, advarsel m.m. 

P4 = kun tilgjengelig dersom det er aktuelt, .feks om det blir en personalsak på en leder. Da skal denne brukes adhoc. 

Tilgangsgrupper 

Arkivtjenesten kan opprette faste tilgangsgrupper.

Saksbehandlere kan selv opprette tilgangsgrupper adhoc.

Journalføring sak-arkiv:

I Elements skal dokumenter som er arkivverdige journalføres. Dette gjelder dokumenttypene Utgående brev, Inngående brev, Internt Notat med og uten oppfølging og Saksfremlegg.

Alle journalposter opprettes ved å stå i aktuell sak og velge journalposttype fra nedtrekksmenyen "Journalpost", eller du kan bruke "drag and drop" fra filer, epost.

Finner du ikke en allerede eksisterende sak, må ny sak opprettes.

Opprett ny sak:

• Registrer tittel, tilgangskode, saksbehandler og eventuelt tilgangsgruppe.
• Velg riktig arkivdel. Dersom det er en post som skal til et vertskommunesamarbeid, må du velge arkivdel for den vertskommune. Eks. Namdal brann- og redningstjeneste: Arkivdel: Emne NBR. Du må også velge journalenhet NBR. 
• Sjekk at riktig journalenhet kommer opp. Vertskommunesamarbeidene har hver sin journalenhet.
• Sjekk overskrift. Tekst som skal skjermes skal være rød. Dette er svært viktig at blir riktig når du oppretter en sak da saken blir synlig på postlista. 
• Sett på arkivkode: Saksbehandlere har standard etter fagområdet sitt. Eks. har byggesaksbehandler automatisk arkivdel eiendom og arkivkode gnr/bnr. Standard for arkivarer er emnearkivet. Må endres i forhold til  hvilken arkivdel du skal journalføre i. Du kan skrive i «verdi-feltet». Eks A10. Legg til tilleggskode ved å skrive " Ktillegg". Velg verdi.  

Interne notat

Interne notater benyttes når du adresserer et notat til en intern mottaker eller du skal opprette et notat som skal følge saken. 

Hvis du ønsker at mottaker skal få restanse/tilbakemelding på dokumentet, skal du bruke dokumenttype N - Notat med oppfølging. Om du ikke ønsker tilbakemelding på notatet skal du bruke dokumenttype X - Notat uten oppfølging.

Opprette journalpost. 

Journalføre dokument fra fil: 

• Velg ny journalpost.  
• Registrer tittel - du kan høyreklikke på tittel og velg: kopier fra sakstittel. Endre tittel etterpå f.eks. søknad om…..,  
• Tilgangskoden arves fra saken, men sjekk. 
• Velg riktig saksbehandler.  
• Avsender: skriv i feltet og velg søk fra enten sakspart, enhetsregisteret eller fiksfolkeregister. 
• Kopimottaker: skriv i feltet etter: kopi: 
• Dokument: Tilknytt fil: velg fil fra PC lokal. Du kan velge flere og tilknytte samtidig.

Journalføring fra epost: 

• Det letteste er å opprette saken først. 
• Deretter står du i eposten. Ta tak i denne og dra den over i saken. Velg type dokument - inngående eller utgående.
• Da opprettes journalposten automatisk med avsender, tittel osv. 
• Klikk på avsender og hent opp vedkommende fra fiks-folkeregister eller enhetsregister.  
• Du kan også bruke drag and drop fra epost uten å opprette sak først. Du oppretter saken i det du drar over. 

Journalføre fra importsentralen (for arkivtjenesten)

• Skanning til importsentralen er sikrere metode da data sendes over kommunenes nett og ikke internett.
• Velg Skann. Program. Elements GK. Hent. Klikk øverst i ruta som kommer opp. Klikk fra den blå knappen. Da skal dokumentet komme inn i importsentralen som arkivarer har tilgang til. Du kan dele opp dokumentet etterpå.  
• Klikk på importsentralen fra venstremeny. 
• Velg dokumentet du har skannet. Velg importer. Derifra registrerer du opplysninger slik det ellers blir gjort for ny j.post. 
• Gjelder det byggesak, skal du velge Elements byggesak.

Journalføre fra teams/sharepoint. Link til rutine 

Arkivtjenesten skal sjekke dette før j.posten/saken lukkes:

• at tekst som skal skjermes i overskrifta er rød.  
• at avsender er rød dersom den skal skjermes. 
• at journalposten har status journalført.

Endre dokumenttype: 

Dersom et inngående dokument egentlig er utgående, er det ikke mulig å endre dok.typen. Må da opprette ny journalpost 

Utgående dokumenter, saksfremlegg, inngående kan slette vedleggene dersom det er blitt noe feil. Må da sette j.posten til status R eller M. 

Ebyggesak 

Byggesøknader og dokumenter til disse, skal vi journalføre i modulen ebyggesak.  

• Skift rolle til arkivar PBEG  
• Skift modul til Ebyggesak. 

Samme rutine som over, og det er egen importsentral for arkivtjenesten i denne modulen: Skanning fra kopimaskina skjer til Elements Byggsøknad. 

Velg type søknad. Eks. ett-trinn, rammesøknad.  

Elektroniske byggesøknader kommer inn som M = Midlertidig registrert. Disse finner arkivtjenesten på arkivsøket M og på arkivsøket "omfordeling post". 

• skift rolle og modul til ebyggesak. gå til funksjonen "fordele søknader".
• saker som kommer inn er stort sett ferdigregistrert.
• kontroller at opplysningene i både sak og journalpost stemmer.
• Sett på saksbehandler på saken og journalposten (og kopimottakere på j.posten).
• journalføre og publisere dokument.

Sentralt postmottak:

Det er opprettet en fordelingssak: 2021/4001. Post til sakarkiv kommer inn i denne saken. Det er sett på tilgangskode xx midlertidig sperret på saken og alle journalposter.

Epost til postmottak@grong.kommune.no håndteres av arkivtjenesten. Dokumentasjon som har arkivverdi arkiveres med hjelp av drag and drop eller plugin.

Papirpost som skal inn i ny journalpost/sak skannes inn via importsentralen. Papirvedlegg til en journalpost som allerede er opprettet må knyttes via skanning til egen epost.

Saksbehandleres ansvar for å registrere post

Post som kommer direkte til saksbehandlere, er deres eget ansvar å registrere i Elements uavhengig av plattform. Det kan være post som kommer på epost, sms, sosiale medier, sharepoint, teams osv. 

Fra epost kan saksbehandler bruke drag and drop eller plugin for registrering.

Fra Teams/sharepoint kan saksbehandler bruke plugin fra plattformen - se egen rutine/prosedyre.

SMS kan sendes til Elements ved å ta screenshots. Send filen via "send sikker digital post " fra nettsiden til Grong kommune: https://www.grong.kommune.no/tjenester/om-kommunen/kontakt-oss/send-sikker-digital-post-til-oss/ dokumentet kommer da inn til Elements  fordelingssaken som håndteres av arkivtjenesten.

Arkivtjenesten har ansvar for å kontrollere all post som er registrert av saksbehandlere. Posten komme inn med status S, arkivtjenesten journalfører og status endres til J = journalført.

Alle typer dokumenter føres inn i journalen inkludert interne notat uten oppfølging.

Publisering og innsyn: 

Grong kommune har innsynsløsning med fulltekstpublisering av dokumenter. 

Arkivtjenesten skal kontrollere postjournalen i Elements hver dag. 

Velg arkivsøket "offentlig journal kontroll" fra dagen før - til dagens dato. Dokumenter som generes til postlista på internett er dok. N- Notat, I- inngående, U-utgående.

Alle journalposter må kontrolleres etter denne listen:

• tittel -sjekk om tittel er riktig skrevet og forståelig
• at journalpost er i riktig sak
• at riktig saksbehandler er registrert
• avsender/mottaker er hentet fra register
• gradering er riktig paragraf, sjekk at tittel og avsender er skjermet slik at det skal
• at dokumentene er lesbare og i arkivformat
• at navn på dokumentene inkludert vedlegg er gode og forståelige 

Når arkivtjenesten journalfører, blir journalposten automatisk publisert. For å sikre at saksbehandlerne kan kontrollere posten sin før den kommer på postlista, har vi lagt inn en forsinkelse på tre virkedager.   

Saker som arkivet registrerer får status B = Under behandling. Sakene blir tilgjengelig på postlista selv om det ikke er knyttet j.poster til de. Dersom du er usikker på om saken er registrert riktig med tanke på skjerming, kan du velge status R = Reservert. Da kommer ikke saken ut på postlista. 

Arkivtjenesten skal kontrollere postlista på nett hver dag: https://prod01.elementscloud.no/publikum/940010853/

Personnavn i journalen

Er personnavn i  journalen skal være merket slik at at navnet ikke er søkbart etter ett år. Dersom det er et navn i tittel skal det merkes med "personnavn".  Dersom navnet er skjermet med hjemmel i offentleglova, er det ikke nødvendig å merke navnet med "personnavn" da det ikke er søkbart.

Offentlig versjon av dokumenter 

Ved innsynsbegjæringer der taushetsbelagt informasjon må sladdes før utsendelse av dokumenter skal det lages en offentlig versjon av dokumentet. 

Programmet som skal brukes heter PixView. Sladdeverktøyet i PixView programvare gir en sikker måte å sensurere både digitalfødte og skannede dokumenter. Både skjult tekst, metadata og grafisk presentasjon av den sladdede teksten vil bli permanent slettet slik at det ikke vil være mulig å hente slettet tekst etter at dokumentet er lagret og lukket. 

Redigere PDF

Du kan splitte en PDF (vedlegg) og sette sammen flere dokument til ett. 

Journalpost må ha status midlertidig registrert. 

Gå til dokumentet. På venstre side av dokumentet dukker det opp en firkant når du fører musa over. Klikk på den og du få opp valget rediger PDF. 

For å kunne redigere PDF for hoveddokumentet, må det gjøres før du lagrer. Eks. bruk drag and drop fra epost. Da legger dokumentene seg som hoveddokument og som vedlegg. Før du lagrer har du også tilgang til å redigere PDF hoveddokument.

Enkelte typer saker / skriveregler 

• Fiskefond. Søknader sendes Overhalla og Grong landbruk og miljø. Kopi til Stig. 

• Foreldrepermisjon:  Journalføres personalmappe P1.  Skjerm navn. Tittel i journalpost: Permisjon. 

• Tilskudd: Alle penger inn til kommunen: Her skal økonomi ha kopi av journalposten da dokumentet tas inn i regnskapet.
• Attester til tidligere ansatte - overgang fra ESA til Elements. Saken opprettes i sak/emnearkivet, med tittel "Attest - navn NN". Det opprettes ikke personalmapper på personer som ikke er ansatt lenger, og som ikke har personalmappe i Elements. Noen ganger skrives det ut attester til noen som var ansatte for mange år siden. Disse skal da ikke i personalarkivet, men i emnearkivet.

• Gusli skog: Hører til vertskommunesamarbeidet. Saker vedr. Gusli skog sendes på mail postmottak@overhalla.kommune.no. Er man usikker på om det er arkivverdig, kan spørsmål rettes til kommunalsjef.
• Byggesaker se rutine med skriveregler
• Landbruk og natur  - se egen rutine om regler for dette samarbeidet - vertskommune er Overhalla som har arkivansvaret for Grong kommune.