Fra 1.6.2021 er eiendomsarkivet i egen fullelektronisk arkivdel i sak/arkivsystemet Elements.

I Elements skal byggesaker journalføres i modulen E-byggesak. Arkivpersonalet må endre rolle til arkivansvarlig PBGO.

Ny sak:

Tittel i saken: Skal beskrive hva saken handler om: type tiltak -  formål - bnr/bnr  -  adresse.

Eks: Tiltak - nytt bygg - fritidsbolig - bnr/gnr xx/yy - Vegenxx

Velg type søknad: ett, trinn, rammesøknad osv.

Arkivkode: Eiendomsarkivet - Gnr/bnr 

Parter skal registreres på

• Ansvarlig søker
• Tiltakshaver
• Høringsparter
• Ansvarshavende = foretak som har signert erklæring om ansvar
• Naboer som har levert merknader
• Naboer som  har signert egenerklæringer

Journalposter kan komme inn som papir, som epost eller som elektronisk søknad.

Papirsøknader skal skannes inn til importsentralen i ebyggesak. Alternativt til epost og bruk drag and drop.

Søknader på epost kan registreres ved å bruke funksjonen drag and drop eller plugin.

Elektroniske søknader kommer inn i Elements med status "midlertidig registrert". Du finner disse på arkivsøket M og på arkivsøket "omfordeling post" I ebyggesak ligger de på dashbordet  "fordele saker". Arkivtjenesten skal sette på saksbehandler på saken og på journalposten. Journalfør og publisere dokument.

Generell framgangsmåte på å registrere journalposter byggesøknad:

Ny journalpost - inngående -  tittel «Søknad om tiltak – type tiltak - formål -  gnr/bnr - adresse

Eksempel: Søknad om tiltak – godkjenning av anneks fritidsbolig i Bjørgan - gnr/bnr xx/xxx

Søknaden er hoveddokumentet og består av

-           Side 1 selve søknaden samt  «Opplysninger om tiltakets ytre rammer og bygningsspesifikasjon». Disse kan være ett dokument som samlet utgjør hoveddokumentet.

Avsender: ansvarlig søker

Mottaker: Saksbehandler. 

-          Kvittering for nabovarsel

-          Opplysninger gitt i nabovarsel

-          Kart vedlegges samlet

-          Tegninger vedlegges samlet

-          Samtykke i eget vedlegg

-          Gjennomføringsplan i eget vedlegg

-          Erklæring om ansvarsrett – her kan man samle alle i ett vedlegg.

-          Søknad ansvarsrett som selvbygger

-          Snitt-tegning med terrengprofil

-          Boligspesifikasjon i matrikkel

-          Miljøsaneringsplan

-          Søknad om Arbeidstilsynets samtykke

-          Sluttrapport med avfallsplan for nybygg

-          Uttalelser fra høringsparter

-          Geoteknisk rapport

-          Brannkonsept

Ikke slett dokumenter som ligger der dersom det er noe feil på disse. Lag heller en ny journalpost og beskriv at dette er f.eks. en revidert utgave av….

Reviderte dokumenter og nye dokumenter skal legges i ny journalpost- er det flere dokumenter. skal de legges som vedlegg.

Andre typer saker:

Melding om ikke søknadspliktig tiltak – skal også registreres som ebyggesak med arkivkode gnr/bnr, fagkode L42.

Krav om sammenslåing av matrikkeleneheter. Registreres som delingssak med MONE som saksbehandler. Registreres i sakarkiv. Ikke ebyggesak.

Erklæring om konsesjonsfrihet. Registreres som standardsak med MONE som saksbehandler i sakarkiv. Gjelder det landbrukseiendom skal KRRO være saksbehandler.

Fradeling og oppmåling. Skal registreres som delingssaker (KRRO)– med arkivkode gnr/bnr og  L33 (kartforretning). Sakarkiv.

Søknadsskjemaet i delingssaker er av og til  det samme som i byggesaker: «Søknad om tillatelse til tiltak uten ansvarsrett, og det er krysset av for:  «Oppretting/endring av matrikkelenhet»

Sakstittel kan være «Fradeling/oppmåling» gnr/bnr.  Tittel på journalposten kan være søknad om fradeling /oppmåling - gnr/bnr. Da blir det lettere å søke.

Søknad om ferdigattester skal føres i samme sak som byggesaken i Ebyggesak.  Dersom saken er avsluttet, kan den åpnes igjen. 

For gamle saker som var registrert i ESA, må det opprettes ny sak for ferdigattest i Elements.

06.02.2019 – revidert 19.08.2021