Formål:

Sikre at Grong kommune etterlever offentleglova og arkivlova med tidsriktig journalføring og arkivering i sakarkivsystemet Elements

Det betyr at alt som produseres i Teams og andre plattformer og som er arkivverdig, skal arkiveres i Elements.

Målgruppe:

Saksbehandlere og ledere som benytter Office 365 med tilhørende applikasjoner for dokumentbehandling, - f.eks. OneDrive, Sharepoints, Teams.

Overordnet krav og retningslinjer

Elements er Grong kommunes sak- og arkivsystem for all administrativ saksbehandling inkludert støtte- og styringssystemer, og ivaretar Grong kommunes offisielle journal.
For å sikre at Grong kommune etterlever krav til journalføring og arkivering skal alle ferdigstilte dokumenter som inngår i ulike administrative prosesser, arkiveres i Elements.
Saksrelevant informasjon som berører og dokumenterer slike prosesser, skal arkiveres i Elements, uavhengig av hvilket medium dokumentet er skapt i, og hvilket format den har (f.eks. epost, sms, fildeling på Teams, Chatbot.
Saksbehandler skal alltid vurdere om det du produserer av dokumentasjon er arkivverdig, dette gjelder også dokumentasjon produsert eller delt i skyløsninger.

Om Teams:

Teams er en samarbeidsplattform der du kan opprette grupper, chatte, ha møter og dele filer i en og samme arbeidsflate.
Inne i teams kan du dele filer inne i gruppene og i chatten. Du kan også opprette filer i gruppene. De som har tilgang til filene kan redigere i dem.

Fillagring i Teams:

Filer lagret i en gruppe er koblet til denne gruppen. Det betyr at når du avslutter en gruppe, så vil også filene forsvinne. Det er viktig å gjennomgå filkatalogen før gruppa slettes.

Arkivverdig

Ettersom du enkelt kan dele, opprette og redigere i egne og andres filer i Teams er det viktig at du tar en vurdering om disse filene inneholder arkivverdig informasjon. Hvis dette er tilfellet må arkviere i Elements.

Er dere flere som arbeider i samme dokument, er det den som skal stå som saksbehandler inne i Elements som har ansvar for å registrere dokumentet i Elements.
Dokumentene må journalføres fortløpende i Elements slik at journalen er komplett og tidsriktig.

Sensitive opplysninger

Som med e-post og andre elektroniske kanaler skal du ikke dele sensitive personopplysninger inne i Teams, OneNote osv.

Dette innebærer at dokumenter som faller inn under saksområdene brukerrelaterte saker, varslingssaker eller personrelaterte saker, ikke skal arbeides med i Office365-verktøyene. Dokumenter med taushetsbelagt informasjon skal arkiveres i Elements.

Hvordan arkivere fra Sharepoint/Teams: 

Aktivere elements plugin:

For å kunne arkivere fra SharePoint til Elements må SharePoint plugin aktiveres hver SharePoint side hvor det skal arkiveres (eks. hvert Team har en egen SharePoint side hvor alle dokumenter lagres). Plugin aktiveres kun en gang pr. side.

1. Gå til ønsket SharePoint side, velg «Ny»og «App»,

2. Søk eller bla deg fram til «Elements Plugin»

3. Klikk på appen og den installeres automatisk.Du blir så omdirigert til «Områdeinnhold» hvor du vil se at appen nå er installert.

4. Arkivering til Element fra denne SharePoint er nå klart, og gjøres ved å gå til dokumenter, velge et dokument, og klikk på «Arkiver i Elements» (se fanene øverst til høyre)

5. Om du ikke har logget på Elements fra før via Office365, må du nå klikke «logg inn til Elements».

6. Velg deretter den kommunene du skal arkivere til.

7. Du er da klar til å arkivere fra Sharepoint siden til nyeller eksisterende sak i Elements.

Fullstendig brukerveiledning med bilder finner du i Teams GK-Elements 2021 - Kanal Opplæring - filer - velg fil Dokumentasjon Elements oppsett av Sharepoint.

Arkivere med plugin

• Gå til dokumentmappa i Sharepoint
• Merk av til venstre hvilket dokument du skal arkivere
• I fanene øverst kommer det opp en  fane med logo tekst "Arkiver i Elements". Klikk der.
• Det åpner Elements plugin.
• Logg inn Grong kommune - produksjon.

Da kan du starte arkiveringen:

• Velg ny sak ved å krysse på + tegnet, eller skriv saksnummer eller tittel i feltet og hent opp eksisterende sak
• Er det ett dokument, velger du journalpost med evt. vedlegg.
• Er det flere dokument, velger du "flere frittstående journalposter"
• Er det et vedlegg til eksisterende journalpost velger du det.
• Neste
• Legg inn tilgangskode om det skal unntas fra offentlighet
• Velg dokumenttype
• Legg til mottakere
• Velg om du skal ferdigstille 
• Velg om du skal beholde dokumentet i Sharepoint
• Neste
• Arkiver

Litt mer om vurdering av hva som er arkivverdig

Et gitt dokument skal journalføres i Elements når det er ferdigstilt:
- Et inngående dokument anses som ferdigstilt når det mottas Grong kommune.
- Et utgående dokument er ferdigstilt når det går ut fra Grong kommune. For å sikre tilstrekkelig arkivering av saksrelevant informasjon skal godkjenning og ekspedering gjennomføres i Elements.
- Et internt dokument er ferdigstilt når det er tilgjengeliggjort/sendt mottaker. Også for notater kan informasjon om godkjenning og hvem som var mottakere være relevant å arkivere, derfor anbefales det at dette gjøres i Elements.

Det betyr at eposter, dokumenter m.m. som er mottatt eller sendt via Office365 / tilhørende apper, må journalføres og ekspederes i Elements, slik at dokumentet både kommer med i offentlig journal og blir arkivert. Ansvarlig for at dette blir gjort er saksbehandler. I tillegg må dere vurdere arkivverdighet for notat dere skriver.

Eksempler:

• Referat fra ledermøter, avdelingsmøter, personalmøter, møter med tillitsvalgte, verneombud. Slike møter har arkivverdi da de er med på å dokumentere hvordan virksomheten drives. Dersom disse møtene skrives i Teams i stedet for Elements, må dere bruke plugin for å arkivere.
• Prosjekt - her kan det være lurt å arkivere prosessen, referater, prosjektbok osv. 

Det er smart å opprette dokumenter i word. Det gjør arkiveringen over til Elements enkel. Bruker du wiki, må du overføre informasjonen til word før du kan arkivere.

Vurdere prosesser knyttet til å arbeide med dokumenter i Office 365:

Vurder om prosessen/saksbehandlingen i sin helhet skal dokumenteres i Elements.
Dersom dokumentet inngår i en formell prosess, der det er viktig å dokumentere saksgangen, skal dokumentet arbeides med i Elements. F.eks. hvem som har arbeidet med saken, hvem har godkjent det, hvem har hatt det på høring osv.
Saksdokumenter som er lagret i Teams og Sharepoint er å anse som arbeidskopier.

Kontrollspørsmål: Hvis svaret er ja – bruk Elements:

 Har dokumentet sensitiv informasjon?
 Er dokumentet til/fra ekstern virksomhet?
 Har dokumentet verdi for offentligheten?
 Skal dokumentet gjennom en formell prosess? F. eks høring eller godkjenning?
 Inneholder dokumentet virksomhetskritisk informasjon?