I sakarkivsystemet Elements er det opprettet egen arkivdel for avtaler.

Alle avtaler skal arkiveres i denne arkivdelen.

I hver sak og/eller journalpost kan det lenkes mellom sakene. Det betyr at om du har en sak i en annen arkivdel, kan du lenke mellom sakene slik at du fort finner igjen avtalen.

Tittel i sak:

Alle avtaler og kontrakter skal starte med ordet «Avtale». Deretter skrives det hva avtalen heter – databehandleravtale, vertskommuneavtale, samarbeidsavtale, kjøp av tjenester osv.. Skriv hvem avtalen inngås med, og dato.

Noen eksempler:

Avtale – kjøp av tjenester fagressurs arkiv og saksbehandling -  IKT-Indre Namdal – 13.02.2020

Avtale – vertskommuneavtale – felles lønningskontor - Namsskogan kommune – 01.01.2018

Avtale – samarbeidsavtale inkluderende arbeidsliv - NAV Arbeidslivssenter – 20.05.2014

Unngå forkortelser – eventuelt skriv hva de betyr.

Tittel i journalpost:

Avtale – navn på avtalen -  Hvem er avtalen inngått med - dato

Saksansvarlig:

Avtalene signeres i hovedsak enten av kommunedirektør eller ordfører.

Det er likevel den saksbehandler som er ansvarlig for saksområdet og dermed oppfølging av avtalen som skal stå som saksansvarlig.

Kopi av avtalene går til den som har signert, og evt. andre som har nytte av kopi.

Arkivkode:

K-koder: felleskode og/eller fagkode pluss tilleggskode &01 (Avtale, overenskomst, kontrakt)

Eksempel:

440 (arbeidsmiljø) &01

M12 (vannverk) &01.