Personalarkiv: 

Alle personalmapper skal ha Tore som saksansvarlig. Avdelingsleder kan få tilgang via tilgangsgruppe. Journalposter føres på enten Tore eller Britt Line. 

Det er 4 tilgangskoder: 

Personalmappe P1 : Tittel Personalmappe P1 - Fornavn Etternavn  
Type dokument: Arbeidsavtaler – Forlengelser – opphør - administrasjon av arbeidsforhold.  

Personalmappe P2:  Tittel: Personalmappe P2 -Fornavn Etternavn  
Type dokument: – HMS – IA  - Sykefravær 

Personalmappe P3: Tittel: Personalmappe P3 - Fornavn Etternavn 
Type dokument: Andre personalforhold – disiplinærsaker – Advarsler - AKAN mm. 

Personalmappe P4: Tittel: Personalmappe P4 - Fornavn Etternavn.

Her brukes mappetype P1, P2, P3 og P4 

Arkivleder, Britt Line, Tore og Bjørn Ståle har tilgang til alle tilgangskodene, mens øvrige arkivmedarbeidere har har kun P1 og P2. Det betyr at dere kun kan journalføre saker på P1 og P2. Kontakt arkivleder dersom det kommer saker til journalføreing som skal ha tilgangskode P3 eller P4.

Bedriftsarkiv 

Det er opprettet egen arkivdel for bedrifter. Søknader om støtte mv. Skal i denne arkivdelen. 

• Opprett ny sak.  
• Arkivdel: Bedriftsarkiv. 

• Ikke mappetype. 
• Ordningsprinsipp = Organisasjonsnummer. I feltet beskrivelse kan du skrive navnet på bedriften. 
• Tilgangskode: Vurderes. 

Eiendomsarkiv: 

Eiendomsarkivet er en egen arkivdel.

• Opprett ny sak.  
• Arkivdel: Eiendom 
• Tilgangskode: Vurderes. 
• Ordningsprinsipp: Gnr/bnr/fnr. skriv inn gnr/bnr i feltet verdi. I feltet beskrivelse kan du skrive adressen.

Elevmapper  

Det er opprettet en arkivdel for elevarkivet for elever i Harran og GBU. Alle elever skal ha en sak med tilgangskode elev. Gjelder det saker med sensitive opplysninger, skal det opprettes ny elevmappe med tilgangskode “Elev sensitiv”.  Eller man kan opprette j.post i opprinnelig sak med tilgangskode elev sensitiv. 

• Opprett ny sak.  Elevmappe BGU + navn eller elevmappe HOS + navn 
• Arkivdel: Elevarkiv grunnskole.
• Mappetype: Elevmappe. Da kommer automatisk tilgangskode E-Elev opp.  
• Ordningsprinsipp = fødselsnummer. Skriv inn f.nummer i feltet verdi, og velg det blå feltet der nummeret kommer opp. I feltet beskrivelse skrives navnet. 

Barn i skole og barnehage utenom Grong. 

Det er opprettet egen arkivdel for barn utenfor Grong. Det vi si barn som er fra Grong, men som går på barnehage og skole i andre kommuner i landet. Det er Odd Magne Lund som  er ansvarlig på oppvekst for disse sakene. Saker som skal hit kan være IOP, sakkyndig vurdering, halvårsrapporter IOP, årsrapporter mv fra de kommunene barna bor i. 

• Opprett ny sak. Tittel: Mappe  - navn XXX. Navnet skal skjermes. 
• Saksansvarlig er OMLU. Ingen andre skal ha kopi. 
• Arkivdel: Barn fra Grong som ikke er i vårt elev- eller barnehagearkiv. 
• Trenger ikke å velge “Mappetype”. 

• Det kommer automatisk opp tilgangskode: Klient sensitiv. 
• Ordningsprinsipp = fødselsnummer. Skriv inn fødselsnummer i feltet verdi, og velg det blå feltet der nummeret kommer opp. I feltet beskrivelse skrives navnet. 

PS – saker vedrørende økonomiske forhold mellom kommunene, skal i sak-emnearkivet, med k-koder. Saksansvarlig er Odd Magne Lund. 

Er dere usikker på om barnet hører til i Grong eller ikke, spør Camilla eller Odd Magne. 

Elevmapper VOL:  

Det er opprettet en arkivdel for elever ved voksenopplæringa. Alle elever skal ha en mappe med tilgangskode elev. Gjelder det saker med sensitive opplysninger, skal det opprettes ny elevmappe med tilgangskode Elev sensitiv, evt. kan man endre tilgangskoden på journalposten i allerede eksisterende elevmappe.

Alle Elevmapper VOL skal ha rektor som saksansvarlig. Hun (eller vi på arkivet) kan opprette tilgangskode dersom andre skal ha tilgang. 

• Opprett ny sak. Tittel: Elevmappe VOL – navn...Navnet skal skjermes. 
• Arkivdel: Voksenopplæring 
• Mappetype: Voksenopplæring. Da kommer automatisk tilgangskode E-Elev opp.  
• Ordningsprinsipp = fødselsnummer (evt. DUF-nummer).  Skriv inn f.nummer i feltet verdi, og velg det blå feltet der nummeret kommer opp. I feltet beskrivelse skrives navnet. 

Barnehage: 

Det skal opprettes barnehagemapper for barn som går i barnehagene i Grong.  

• Opprett ny sak. Tittel: Barnehagemappe  - navn XXX. Navnet skal skjermes. 
• Saksansvarlig er styrer i den enkelte barnehage. Styrer (eller vi på arkivet) kan opprette tilgangskode dersom andre skal ha tilgang. 
• Tilgangsgruppe kan gis adhoc til pedagogiske ledere som skal registerer saker på barnehagemappene.
• Arkivdel: Barnehage. 
• Mappetype: Barnehagemappe. 
• Det kommer automatisk opp tilgangskode: Barnehage. Gjelder det saker med sensitive opplysninger, skal det opprettes ny sak med tilgangskode barnehagesensitiv, eller du endrer tilgangskoden bare på journalposten. 
• Ordningsprinsipp = fødselsnummer. Skriv inn f.nummer i feltet verdi, og velg det blå feltet der nummeret kommer opp. I feltet beskrivelse skrives navnet. 

Flyktningetjenesten 

Det er opprettet egen arkivdel for dokumentasjon i flyktningetjenesten. 

Det skal opprettes deltakermapper for deltakere i introduksjonsprogram. 

Det skal opprettes personmapper for de som ikke deltar i introduksjonsprogram. 

• Opprett ny sak. Tittel: Deltakermappe /- eller Personmappe  - navn XXX. Navnet skal skjermes.  
• Saksansvarlig er den enkelte saksbehandler. SB kan opprette tilgangskode dersom andre skal ha tilgang. 
• Arkivdel: Flyktningetjenesten 
• Mappetype Flyktningetjenesten. 
• Tilgangskode: Det kommer automatisk opp tilgangskode Flyktning når mappetypen er valgt. Du kan velge flyktning sensitiv for journalpost eller du kan opprette ny sak med tilgangskode flyktning sensitiv.
• Ordningsprinsipp = fødselsnummer (evt. DUF). Skriv inn f.nummer i feltet verdi, og velg det blå feltet der nummeret kommer opp. I feltet beskrivelse skrives navnet. 

Barnevern (husk å endre journalenhet) 

Det er opprettet egen arkivdel for dokumentasjon av saker for barna i barnevern. Dette gjelder saker på barn som ikke skal inn i fagsystemet. Kan være klagesaker, etc. 

• Arkivdel:  FNRBV - fødselsnummer barnevern. 
• Mappetype: Barnevernsensitiv 
• Tilgangskode: BV – barnevern. 
• Journalenhet: Indre Namdal Barnevern og PPT. 

Det er egen arkivdel for barnevern og PPT sine saker som handler om økonomi og administrasjon for enheten: Emne Indre Namdal Barnevern og PPT. 

PPT  (husk å endre journalenhet) 

Det er opprettet egen arkivdel for dokumentasjon av saker for barna i PPT. Dette gjelder saker på barn som ikke skal inn i fagsystemet. Kan være klagesaker, etc. 

• Arkivdel:  FNRPPT - Fødselsnummer PPT 
• Mappetype: PPT sensitiv 
• Tilgangskode: PPT. 
• Journalenhet: Indre Namdal Barnevern og PPT. 

Det er egen arkivdel for barnevern og PPT sine saker som handler om økonomi og administrasjon for enheten: Emne Indre Namdal Barnevern og PPT.