Fra 01.06.2021 blir administrative saker om landbruk og natur behandlet i vertskommunesamarbeidet Overhalla og Grong landbruk og natur. Vertskommune er Overhalla. Skal sakene behandles politisk skal det skje i Grong kommune. Sak opprettes da i sakarkivsystemet Elements.

Det betyr at administrative saker både saksbehandles, journalføres og arkiveres i Overhalla kommune, som har arkivansvaret. Innsynskrav sendes Overhalla kommune.

Følgende rutine skal følges:

• Post som kommer til Grong kommune tilhørende jord, skog og natur skal oversendes vertskommunesamarbeidet Overhalla og Grong landbruk og miljø på postmottak@overhalla.kommune.no. (Kopi til Stig Moum).
• All post som hører til delegerte oppgaver til vertskommunen journalføres i vertskommunen. Det skal ikke journalføres i samarbeidskommunen. Vi skal ikke ha dobbeljournalføring
• Dersom vertskommunen finner at posten/saken ikke er kurant, skal de henvende seg til samarbeidskommunen (Grong) for videre saksbehandling.
• Dersom saken skal til politisk behandling, skal vertskommunen forberede saken slik det står i samarbeidsavtalen. De lager et saksframlegg, og sender med alle nødvendige vedlegg i sitt sak-arkivsystem. Grong kommune oppretter så sak i Elements med forslag til saksfremlegg som første journalpost. Vedtak i saken sendes fra Grong kommune etter behandling.
• Ønsker kommunalsjef/kommunedirektør/ordfører opplysninger om saksbehandling i vertskommunen, må det avtales med vertskommunen.
• Post fra myndighetene om overordnede saker skal vi fremdeles journalføre i Grong kommune. Eks. høringer, informasjon om lov og forskrift, regler osv. Stig Moum er saksansvarlig for slike saker.
• Er arkivtjenesten usikker på hvem som skal journalføre, er viktig å ha dialog med kommunalsjefen.
• Økonomisaker for landbruk og natur: Sett Tone (økonomi) (og Stig) på kopi når post sendes over til Overhalla for journalføring.
• Dersom saker er av politisk interesse og derfor skal refereres i formannskap eller kommunestyret, skal disse journalføres, selv om Grong kommune ikke har arkivansvar for slike saker.
  Sak opprettes med Stig Moum som saksbehandler. Liste over type saker:
  - rovdyrproblematikk og forvaltning sammenholdt med beitenæringa sine interesser f.eks.generell skadefelling som er en mer overordnet sak enn en enkelt gårdbruker sin sak.

Vedtak om vertskommune er i sak med oversikt over hvilke saksområder som er delegert, finnes i ESA sak 21/159.

Delegert myndighet er gjort i sak 2021/4080 i Elements.

Rutine for journalføring av politisk saksforberedelse mellom vertskommunen og samarbeidskommune:

1. Vertskommunen Overhalla lager forslag til saksframlegg med vedlegg. Dette journalføres i sakarkivsystemet til vertskommunen som utgående brev til samarbeidskommunen Grong. Vertskommunen skal sende posten med svar ut til org.nummeret til Grong kommune. Da kommer saken til journalføring til arkivtjenesten i Elements. Dersom posten sendes med epost fra vertskommunen til saksbehandler er det saksbehandler som skal sørge for å registrere denne i Elements hos Grong.

2. Samarbeidskommunen Grong journalfører forslag til saksframlegg som inngående brev i ny sak for politisk behandling. Saken opprettes på saksbehandler Anett Sundvik. 

3. Ny journalpost opprettes av saksbehandler Anett Sundvik. Det er mulig å klippe/lime inn utredning fra innsendt forslag. Nødvendige vedlegg tilknyttes journalposten. Evt gjør tilføyelser/redigering ut i fra tidligere politiske føringer. Når journalposten er ferdig, kan kommunalsjef selv endre saksansvar i sak og journalpost i etterkant ved behov.

 Under saksopplysninger, settes som standard inn følgende tekst: «Saken er utredet/i utgangspunktet utredet av NNN ved Overhalla og Grong natur og landbruk»

4. Når vedtak er gjort, skal saksbehandler i samarbeidskommunen Grong opprette et utgående brev i sakarkivsystemet og sende det til vertskommunen. Vertskommunen registrerer dette som inngående brev i sin sak og journal.

5.  Vedtak i saken sendes fra Grong kommune til søker etter behandling.