Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at en virksomhet planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverkskrav. Arkiv skal implementeres i organets eksisterende arbeid med internkontroll.
Arkivverket sin veileder for å etablere internkontroll for arkiv presenterer 7 punkt for å etablere arkivplanen som et verktøy for internkontroll:
- Kartlegg regelverket: Link til reglement
- Beskriv organisering og ansvar: Link til organisering, ansvar og delegering
- Fastsett mål Link til mål
- Gjennomfør risikovurderinger (se nedenfor)
- Sørg for kompetanse og ressurser (se nedenfor)
- Håndter avvik (se nedenfor)
- Gjennomfør kontroll (se nedenfor).
Grong kommune etablerte i 2020 en arkivgruppe bestående av 7 personer: arkivleder, kommunedirektør, organisasjons- og personalsjef, systemansvarlig sakarkiv, IT-konsulent, digitaliseringsrådgiver, personvernombud og helsesekretær. Gruppa har møter noen ganger pr. år for å drøfte arkivfaglige spørsmål. Vi har også etablert et eget Teams for gruppa.
Internkontrollprosess:
Arkivplanen er under arbeid kontinuerlig.
Ved hvert årsskifte skal arkivplanen arkiveres. Før hver arkivering skal arkivgruppa gjennomføre ROS-analyse av arkivstatus.
Vi bruker Compilo sin ROS-analyse basert på Arkivverkets "Verktøy for egenvurdering av arkivstatus": https://www.arkivverket.no/veiledere-for-offentlig-sektor/verktoy-for-egenvurdering-av-arkivkvalitet.
ROS-rapporten med tiltaksplan lagres i Compilo, og arkiveres også sammen med arkivplanen.
Før arkivering skal arkivplanen godkjennes av kommunedirektør.
