Iflg Riksarkivarens forskrift § 7-29  skal det dokumenteres hvor kommunen tar vare på dokumenter for akuttmedisinske tjenester og allmennmedisinske tjenester.

Arkivering:

Saker som skal arkiveres journalføres i sak-arkivsystemet Elements, fullelektronisk emnearkiv, arkivkode G21.

A) Saker vedrørende planlegging, organisering og evaluering av legevaktordning arkiveres i Elements.

Planlegging og evaluering: Referat fra samarbeidsutvalget i Indre Namdal Legevakt blir skrevet og arkivert i Elements.
Organisering: Prosedyrer blir dokumentert i Compilo og arkivert i Elements.

B) Rutiner og prosedyrer for prioritering mellom pasienter og oppfølging av pasienter med ulik skade og sykdommer: AMK bruker medisinsk indeks til å vurdere prioritering av pasienter som har behov for akuttmedisinsk tjeneste. Dette arkiveres ikke i Elements.

C) Rutiner og prosedyrer for samhandling og kommunikasjon mellom de akuttmedisinske tjenester, herunder akuttmedisinsk kommunikasjonssentral, legevaktsentral og sykehus dokumeneres i Compilo og arkiveres i Elements.

D) Rutiner og prosedyrer for medisinsk nødmeldetjeneste dokumenteres i Compilo og arkiveres i Elements.

Arkivering av dokumenter vedrørende allmennmedisinske tjenester:
A) Planlegging, organisering og evaluering av fastlegeordningen arkiveres i Elements.
B) Tjenestestedenes årsplanlegging og årsrapportering arkiveres i Elements.

Samarbeidsavtaler om legevaktstjenesten -  dokumentasjon og  arkivansvar

Historikk:

1. 01.07.2005: Grong kommune og de andre kommunene i Indre Namdal samarbeider om legevakt alle ukedager kl 15.30 - 2300. samt 0800-2300 på helg- og høytidsdager. Grong kommune tar ansvar for oppgjør og vaktlister. (Høylandet gikk ut av samarbeidet  01.07.2019)
2. Legevaktsamarbeidet på natt 2300-0800 blir ivaretatt av LINA (Legevaktsamarbeidet i Namdalen) fra Namsos. LINA ble opprettet i 1999 i regi av Midtre Namdal Samkommune fram til 31.12.19 da samkommunen ble nedlagt.
3. Avtalen om vertskommunesamarbeid der Midtre Namdal er vertskommune er vedtatt 30.08.2012 - sak 114/12 i Grong kommunestyre. Arivsaknr. 16/6708-2 (ESA). Det er viktig å merke seg at saker behandlet av vertskommunesamarbeidet er arkivert i samarbeidet av vertskommunene. Ønsker Grong innsyn i disse sakene, må innsynskrav sendes vertskommunen.
4. Avtalen ble fornyet 25.09.19 fra 01.01.2020  til 31.03.2020 da med Namsos kommune som vertskommune (Arkivsak 19/6685-2 - ESA) Samarbeidet ble videreført til 01.01.21
5. Grong kommune sa opp samarbeidsavtalen med virkning fra 01.01.2021.

Gjeldende avtale - dokumentasjon og arkivansvar:

Fra 01.01.2021 har kommunene Grong, Namsskogan og Lierne/Røyrvik inngått vertskommunesamarbeid om legevakt og legevaktstelefon med navnet Indre Namdal Legevakt.  Arkivsaknr 20/3665 - ESA. Grong kommune er vertskommune for samarbeidet.  Det ble opprettet eget arkiv for dette samarbeidet i ESA da kommuner sine arkiv ikke skal blandes.

Indre Namdal Legevakt skal betjene innbyggerne i deltakende kommuner i følgende tidsrom:

• Alle dager kl 15.30 - 08.00
• Helger og høytidsdager kl 08.00-08.00. Unntatt i romjula da den enkelte kommune har ansvar for vakt 08.00-15.30.

Arkivering:

Saker som gjelder legevaktsamarbeidet arkiveres i nytt arkiv med arkivdel i Elements. Emnearkiv med arkivkode G21 (kan forekomme andre arkivkoder, eks. 026 som gjelder interkommunalt samarbeid).

Saker som gjelder legevakt mellom 08.00-15.30 arkiveres i Grong kommune sitt arkiv i Elements.  Emnearkiv med arkivkode G21 (kan forekomme andre arkivkoder, eks. 026 som gjelder interkommunalt samarbeid).