Servicekontoret skal hver dag utføre alle post og arkivoppgaver uavhengig av hvem som er på jobb.

Oppgavene er definert i turnus uke for uke.

Sjekk også disse rutinene:

• Journalføring i Elements
• Kontrolloppgaver for arkivtjenesten i Elements
• Journalføring i objekarkivene i Elements
• Postregistrering i Visma PPT Flyt
• Postregistrering i Familia

POST 1 

Postmottak@grong.kommune.no  

1. Sjekk Inngående post. Bruk drag and drop Elements for journalføring. Flyttes til mappen "Journalført" når det er overført til ESA. 
   1. Høringer skal journalføres. Kopi av journalposten sendes via e-post til ordfører og kommunedirektør. 
   2. Disse skal videresendes på e-post: 
      1. Invitasjoner 
      2. Kurs 
      3. Spørreundersøkelser 
   3. De som ikke er journalført  men sendt til noen, flyttes til mappe "Behandlet post". 
   4. Reklame, trykksaker kan slettes/kastes.
2. Sjekk søppelpost (Junkmail). Overfør epost fra søppelboks til innboks for videre behandling dersom den skal enten journalføres eller sendes til saksbehandlere.

Fysisk post 

• Postboks ved ytterdør sjekkes.
• Posten på Rema, hentes ca kl. 10.00 
• Post i postskapet - Låsbart skap kopirom. 

Post som ikke er ferdigbehandlet, legges tilbake i posthylla, med beskjed om hvorfor den ligger på vent. 

Sosiale medier/SMS

• Sjekk og besvar meldingsboksen på facebook/messenger. Arkivverdig post skal arkiveres. Bruk evt. screenshot. 
• Sjekk og besvar SMS. Arkivverdig post skal arkiveres. Ta bilde, og send til postmottak@grong.kommune.no for arkivering. 

Sjekk offentlig journal i Elements

Fremgangsmåte:

1. Gå til Søk --> Arkivering --> "Offentlig journal - kontroll"
2. Legg inn gårsdagens dato og dagens dato i feltet for "Journaldato". 
3. Klikk Søk.

Sjekkpunkter:

• Riktig bruk av titler. Korriger om nødvendig.
• Om gradering er ok
• Om det er haket av for "Publisert sak, "Publisert jp" og "Publisert hoveddok". 

Utføres i Elements gjennom dagen. Hjelp hverandre med å kvalitetssikre denne slik at gradering, avsender/mottaker, tittel er korrekt. Et tips er å sjekke fra avansert søk, antall journalførte j.poster slik at du er sikker på at søket offentlig journal har fanget opp all post. 

På slutten av dagen:

Rapporter på Teams om status oppgaver - alle oppgaver.

POST 2 

Elements

Sjekk og behandle følgende: 

• Journalposter status M 
• Journalposter, status S. Ikke ta saker med dagens dato, da disse kan være i bruk av saksbehandler. 
• Journalposter status F. Notat, dok Y journalføres. Dersom det ligger utgående med ekstern mottaker med status F, må saksbehandler kontaktes for å sjekke om posten skal ekspederes eller om den allerede er ekspedert. 

• Journalposter, status E. Sjekk forsendelsesstatus på hver enkelt j.post. Sjekk tittel, gradering og mottaker. Sjekk søkene overføring feilet, samt ikke ekspedert, før du søker opp E.

• Offentlig journal. Sjekk at gradering er ok. At tittel og mottaker/avsender er ok. 
• Saker til kontroll - sjekk og sett status under behandling

• Saker til avslutning - sjekk og avslutt saken.

• Utlyste stillinger i Elements: Sjekk innkomne søknader. Hent opp avsender fra register og legg inn som sakspart. Sjekk postlista.  innkomne arbeidsavtaler eller søk opp stillinger. Når søknadsfristen er gått ut: Send foreløpig svar, lag offentlig søkeliste og utvidet søkeliste.  Send avslagsbrev når signerte avtaler er kommet inn. Registrer med merknad i journalposten utgående avtale, at inngående avtaler er registrert i personalmappe til vedkommende. Hele rutinen ligger i arkivplanen: https://grong.arkivplan.no/content/view/full/530053 

Altinn - Logg inn

Journalført posten som skal journalføres. Fordel posten som ikke skal journalføres til enheten enten ved å skrive ut, eller å sende på epost. Husk aldri sende sensitiv post med epost. Velg til slutt arkiver på posten inne i Altinn.  Pass på å få med alle vedlegg. 

• Dersom det kommer post til  skole og barnehage som ikke skal i sakarkiv, må posten skrives ut og legges i posthylla til skole og barnehage. De journalfører selv i sine fagsystem.
• Skattekort, Helfo direkteoppgjør skal vi ikke skrive ut. 

 Rapporter på Teams om status oppgaver før dagen er slutt - alle oppgaver.

Post og journalføring barnevern og PPT

All post føres hver dag. Følg disse rutinene:

• Barnevern
• PPT
• Visma flyt generell sak (barnevern)

Post som ikke er ferdigbehandlet legges tilbake i postskapet til Servicekontoret med beskjed om hvorfor den ikke er ferdig.