1) Opprette sak i Elements:

Personal oppretter stillinger i Elements, og legger inn stillingsannonsen som journalpostnr. 1 - internt notat uten oppfølging.

Det lages egen tilgangsgruppe i hver sak der avdelingsleder(e) som skal ha saken får tilgang i tillegg til personal.

Arkivkode 410

Unntatt offentlighet - offl. § 25.

Velg fullført saksflyt.

2) Journalføring av søknader

Søknader registreres fortløpende inn i saken fra skjema.

Disse blir automatisk journalført.  Hent opp  fødselsnummer fra folkeregisteret og registrert søker som part i saken.

Dersom søker sender søknad med epost eller brev, skal vi registrere journalposten som inngående - søknad om stilling. 

Endre i journalposten:

• Endre overskrift til "Søknad på stilling som.....".
• Avsender hentes opp fra folkeregisteret. (Fjern adressefeltet, velg "suppler fra off. reg.", velg).
• Deretter legges avsender som part i saken.

3) Unntak fra offentlighet

Dersom søkere har krysset av « krever å unntas fra offentlighet søkerliste», skal servicekontoret umiddelbart ta kontakt med avdelingsleder og be om en avklaring så fort som mulig. Dersom det gis avslag på kravet, skal søker få beskjed, og servicekontoret skal avklare med søker om han/hun fremdeles ønsker å stå som søker.

4) Send foreløpig svar

Tidligst dagen etter søknadsfristen er gått ut, skal servicekontoret skrive foreløpig svar til søkere, offentlig søkerliste og utvidet søkerliste. 

Fra saksflyt - velg lag foreløpig svar.

Alternativt:

Lag foreløpig svar som utgående brev:

Ny journalpost -  Utgående - "Tilknytt fil:  dokumentmal: "ANS  Brev mottatt søknad"

Velg mottakere fra sakspart. (Sjekk at alle er registrert som saksparter først)

Mottakerne skal være gradert. 

Ferdigstill og ekspeder digitalt.

Konvolutten skal bli grønn. 

(Unntak er sommervikar for grønt/bolig/bygg og helse, de ordener dette selv. 

Alle søkere må være lagt til under fanen part i saken. På hver enkelt søker, suppler fra off. register om det ikke er gjort før.

Velg fullført saksflyt.

5) Offentlig søkerliste

Servicekontoret skal produsere offentlig søkerliste:

• Sjekk først om noen skal unntas fra offentlig søkeliste (avdelingsleder eller personalsjef). 
• Sjekk saksparter, at alle er registrert riktig. 

Velg "Rapporter" - ansettelsessak.  Søk opp riktig stilling. Velg "Offentlig søkeliste".  PDF.  Lagre fila.

Dersom noen av søkerne skal unntas fra offentlig søkeliste, er kravet i off.lova §25 at det skal komme fra antall søkere samt kjønn.

Ny journalpost: Notat (Mottaker Tore)  Tilknytt fil. Ferdigstill.

Ansvarlig behandler er TK. Må være en "til-mottaker" (ikke kopi), som kan være TK eller avdelingsleder. 

Fjern gradering. Lagre. Ferdigstill.

Journalfør.  

Ved interne stillinger: Lag offentlig søkeliste som x-notat.

6) Utvidet søkerliste - stilling

Servicekontoret skal produsere utvidet søkerliste:

Rapport - ansettelsesak. Velg rapport utvidet søkerliste - stilling. Lagre fila.

Ny journalpost: Internt Notat (Mottaker Tore)  Tilknytt fil. Ferdigstill. 

Journalposten skal være unntatt offentlighet. Utvidet søkerliste skal inneholde alle søkere inkludert de som ber om unntak fra søkerliste (forvaltningsforskriften §15).

Her er det kun nødvendig med behandlingsansvarlig som er TK. Trenger ikke mottaker.

Ferdigstill og journalfør.

Nå noen ber om partsinnsyn i utvidet søkerliste, kan det sendes ved å opprette ny utgående journalpost. Skriv i brevet at utvidet søkerliste er underlagt taushetsplikt. Legg ved fila. Ekspeder digitalt.

Velg fullført saksflyt. 

7) Innstilling - ansettelse

Avdelingsleder skal dokumentere referat fra møtet i tilsettingsrådet.

Fra saksflyten - velg innstilling. 

8) Ansettelsesbrev

Personalsjef lager forslag til avtale og sender den ut.

Fra saksflyt - lag ansettelsesbrev.

Sendes ut med e-signering.

Velg fullført saksflyt.

9) Aksept eller ikke

Dersom den som får tilbud om stillingen takker nei, skal personal registrere det i saken. Er det en skriftlig epost skal den journalføres. Er det en muntlig beskjed skal personal skrive kommentar
 i journalposten (utgående arbeidskontrakt).

Velg fullført saksflyt.

10) Underskrevet arbeidsavtale - personalmappe

Servicekontoret journalfører underskrevet arbeidsavtale, som ny journalpost i personalmappa. (Sak må lages om vedkommende ikke har personalmappe fra før).

Overskrift "Underskrevet arbeidsavtale". (Ikke ta med noe mer, f.eks. om det er vikariat, fast, midlertidig osv.).

Unntatt off., men avsender skal ikke være skjermet da det er offentlig hvem som får jobb i kommunen.

Servicekontoret skriver merknad i ANS-saken at vedkommende XX fikk jobben og har takket ja. Avtalen er registrert i personalmappe.

Velg fullført saksflyt.

11) Endelig svar på søknad

Avslagsbrevet skal produseres av servicekontoret etter at ny ansatt har signert arbeidsavtale:

 Velg fra saksflyt: Sende avslagsbrev. 

Velg mottakere fra saksparter.

Ferdigstill og ekspeder digitalt.

Etterpå avskriv: Velg angi som svar på alle innkomne søknader.

12) Arkivering

Fra arkivverket: https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/arkivering/journalforing#!#block-body-9

«Stillingssøknader: De dokumentene som skal bevares for ettertiden skal likevel alltid lagres i Noark-systemet. Dette gjelder blant annet:

• kunngjøringstekst
• forenklet og utvidet søkerliste
• søknad med vedlegg til den som blir ansatt

Søknadene til de som ikke blei ansatt kan kasseres etter at alle klagefrister har gått ut, når virksomheten ikke har bruk for dem mer».

13) Interne søkeprosesser

For stillinger som kun er utlyst internt gjelder følgende oppgaver:

1. Intern stillingsutlysning (personal)
2. Innkomne søknader (vanlig prosedyre)
3. Utg. og inng. arbeidsavtaler.
4. Off. søkeliste lages som X-notat (internt notat).
5. Send svar til de som ikke fikk jobben.