I Elements må alle journalposter som skal arkiveres journalføres. Det vi si at vi skal daglig søke opp alle journalposter med status og M, S og E og journalføre disse. Da får alle journalposter status J = Journalført. Det er kun status J som kommer på postlista.

Det er to typer notat. Notat med oppfølging (avskriving), og internt notat uten oppfølging. Notat med oppfølging skal journalføres slik ekspederte journalposter også skal. Disse skal da først ferdigstilles av saksbehandler. De får status F = Ferdig. 

Daglige søk arkivtjenesten:

Søk opp fra menyen til arkivar, kvalitetskontroller og journalfør:

• Journalposter status S (fra dagen før)

• Journalposter status M (midlertidig)

• Journalposter ekspedert E (sjekk først at all forsendelse er riktig).

• Journalposter F = Ferdig.

Ulike typer dokument med status Ferdig:

• Notater (X og N) og dok Y skal journalføres. (Dok Y havner likevel ikke i arkivet og heller ikke på postlista).
• Utgående dokument med status F skal journalføres når det er uadressert mottaker, f.eks. administrative vedtak på budsjettregulering. Disse skal ikke ekspederes.
• Saksfremlegg (S) med status F, skal arkivtjenesten ikke journalføre.

Sjekkliste for alle journalposter:

• at skriveregler følges, tittel mv.
• at skanning er korrekt
• at journalpost er på riktig sak
• at saksbehandler er registrert
• at saken er i riktig arkiv, arkivdel og at riktig journalenhet er valgt
• tilgangskoder
• arkivkode
• forsendelsesstatus

Søk opp «offentlig journal « og kontroller. Sjekk hver dag at postlista og gradering er greit.

Daglige arkivoppgaver

Sjekk elektroniske forsendelser:
Ikke ekspederte: Her kan det ligge j.poster som er sendt manuelt og som ikke har konvolutt. Sjekk med saksbehandler før du gjør noen endringer.

Avslutte saker:
I Elements kan saksbehandlerne ferdigstille saker uten å avskrive alle journalposter. Derfor skal vi på arkivet avslutte saker hver dag. Dere ser i venstremenyen hvor mange saker det ligger med status Ferdig. Dere skal da sjekke:

• Overskrift 
• Avsender mottaker på j.postene
• Status på j.postene (skal være J)
• At utgående j.poster er sendt (grønn konvolutt), og at ingen har feil forsendelsesstatus
• At journalpostene inngående og notat med oppfølging er avskrevet
• At arkivdel er riktig
• At arkivkode er riktig
• At journalenhet er riktig.

Saker til kontroll
Dette søket som også ligger på dashbordet til arkivarene, er saker med status R=reservert som saksbehandlerne selv har opprettet. Vi skal sjekke at

• Overskrift er riktig og forståelig med tanke på gjenfinning.
• At arkivdel er riktig
• At arkivkode er riktig
• At saken har riktig journalenhet
• At tilgangskode er satt på og er riktig.

Sett deretter status under behandling. Da får ikke SB tilgang til å endre overskrift lenger. 

Saker med saksframlegg

Saksbehandlere skal ikke sette status F = Ferdig før saken er ferdigbehandlet etter møtebehandlingen.

Ukentlige søk:

Journalpost utgående F. Dersom det ligger gamle journalposter, må det sjekkes om disse skal enten journalføres, eller at de ikke er ekspedert.

Journalposter R= Utgående brev og notat som er påbegynt = kladd. Dersom det ligger mye gammelt, skal vi undersøke med saksbehandler om saken skal utgå eller ikke.

Ikke ekspederte: Her kan det ligge j.poster som er sendt manuelt og som ikke har konvolutt. Sjekk med SB før du gjør noen endringer.  Dersom posten er manuelt ekspedert, må det registreres på mottakerne. Da forsvinner oppgaven fra "ikke ekspederte".

Journalposter i status G. Disse er ikke ekspedert, og må sjekkes om det ligger eldre j.poster her.

Endre status på journalposter: 

Dersom arkivtjenesten er i tvil om en journalpost har riktig status, skal saksbehandler kontaktes.

Arkivtjenesten skal ikke journalføre journalposter med status R= Reservert. Det er saksbehandler som ferdigstiller dokumenter og ekspederer. Journalposten får da status E - ekspedert. Deretter journalfører arkivtjenesten posten.

Notat kan få status F= ferdig, de skal da journalføres av arkivtjenesten.  

Hvis arkivtjenesten av en eller annen grunn har skiftet status fra R til J:

Det påbegynte dokumentet vil da ikke bli tilgjengelig for redigering for saksbehandleren. For å få rettet opp dette gjør man følgende:

Sett journalposten i status Reservert
Trykk på dokumentet
Trykk på versjoner – da kommer det opp et produksjonsformat og et arkivformat
Sett musepekeren på produksjonsformat – da kommer det fram ei lita «rullegardin», trykk på rullegardina og velg «redigere detaljer»
På det nye vinduet som dukket opp må du «markere dokumentet som aktiv versjon».

Da er dokumentet igjen klar for redigering for saksbehandler.