§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

Riksarkivarens forskrift: 

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem 

Fagsystemet Visma Profil 

I Grong kommune er det systemansvarlig som er systemeier og har sammen med IKT Indre Namdal det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt. 

2a) Brukerrettigheter 

Systemansvarlig har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.  

Ajourhold av brukerrettigheter: 

Systemansvarlig har hovedansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig. 

Det er superbruker på den enkelte enhet som har det daglige oppfølgingsansvaret, og som får beskjed ved: 

• tildeling av brukerrettigheter til nye personer i fagsystemet 
• personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i fagsystemet 
• endring av en persons brukerrettigheter i fagsystemet 

Det kan skje: 

• ved nyansettelse 
• ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i fagsystemet 
• når ansatte slutter 

Meldingen skal inneholde: 

• Den ansattes fulle navn og stillingstittel 
• Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter 
• Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ eventuelt stopp av tilganger 
• Spesifisering av den enkeltes roller, eventuelt klarering for tilgangskoder 

Melding skal oversendes superbruker på den aktuelle enhet når bruker skal legges inn for første gang, eller ved endring/avslutning av arbeidsforhold. Meldingen skal være skriftlig, slik at leder ansvarlig gjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, f.eks. for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. Det er systemansvarlig som har det overordnede ansvaret for kontinuerlig ajourhold og for tildeling av brukerrettigheter. Det er superbruker som har den daglige oppfølgingen. 

2b) Roller 

I tillegg er det mulig å opprette faste tilgangsgrupper ved for eksempel tverrfaglig samarbeid. 

2c) Signering og digital signatur 

Alle elektroniske dokumenter skal være ferdigstilt av riktig saksbehandler, slik at det kan dokumenteres via logg hvem det er som har ferdigstilt dokumentet. Dersom dokumentet skal paraferes, skal dokumentet sendes til godkjenning til rette vedkommende før ekspedering. Paraferingen dokumenteres også via logging i systemet. 

Digitalt ekspederte dokumenter påføres følgende setning under saksbehandlers navn og tittel: 

Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen underskrift. 

2d) Kvalitetssikring 

Systemansvarlig har ansvar for systemet Visma profil.   

1. Journalansvarlig har ansvar for kvalitetssikring og innhold i pasientjournal. 

2. Saksbehandler har ansvar for at saksbehandling blir registrert på riktig måte og å ferdigstille dokumenter til arkiv. 

Inngående dokument: 

• Helsesekretær skanner inngående dokument via Fast Stone og kvalitetssjekker dokumentet ved skanning før det blir tilgjengelig i egen skannemappe på sikker sone i Visma Profil 
• Ved importering av dokumenter sjekker vi PDF-filen på nytt, for å sikre kvalitet og riktig dokument. 

Saksbehandling: 

• Sjekk at dokumentet er på riktig sak 
• Sjekk tittel i henhold til regler 
• Sjekk at dokumentet er lesbart 
• Sjekk at eventuelle kopimottakere er satt på 
• Journalføringsdato får automatisk dagens dato 

2e) Registrering, journalføring og arkivering 

Utsendelse av post: 

Det er saksbehandler som ferdigstiller og sørger for utsendelse av papirpost 

Saksbehandlere ekspederer selv digital post via funksjonen SvarUt i profil. 

Mottak av post: 

Det er saksbehandlerne som registrerer mottatte søknader og fordeler dette på riktig saksbehandler.   

Skanning og/eller registering av inngående dokumenter utføres av skanningsansvarlig. Saksbehandler plikter å vurdere om dokumentene er arkivverdig post og plikter å sørge for at dokumentene blir registrert enten av skanningsansvarlig eller ved å registrere dokumentene selv. 

All registrering av mottatte dokumenter skal utføres i henhold til gjeldene registreringsregler for dokumenttype og kvalitetssikres av saksbehandler før journalføring. 

2f) Rutiner som definerer ansvar for: 

Fordeling av dokumenter 

• Ved registrering av inngående dokumenter fordeler saksbehandler direkte til saksbehandler. 

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger 

• Retting av uriktige journal- og arkivopplysninger gjøres under kvalitetssikring og journalføring av alle dokumenttyper eller snarest mulig etter at feil er oppdaget. Saksbehandler kan også rette uriktige journalopplysninger der de selv er saksansvarlige. 
   

Ferdigstillelse av dokumenter 

• Saksbehandler har ansvaret for å ferdigstille alle dokumenter de er ansvarlige for. 
   

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette 

• Grong kommune praktiserer meroffentlighet. Offentlighetsvurderingen av inngående brev foretas av journalansvarlig. Hvis tvil, kontaktes den enkelte saksbehandler for bistand for avgjørelsen. Dokumenter som er vurdert unntatt offentlighet, påføres tilgangskode og korrekt hjemmel. Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres. 
   

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift 

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen. Se egen mal for postjournal - manuell journalføring. 

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter 

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder: 

4a) Lagringsmedier og arkivformat 

Det er kun arkivformat godkjent av Arkivverket som brukes Profil. 

I Profil har vi følgende arkivformater: 

• Tekstdokument med bilde eller grafiske objekt: ren tekst, XML, PDF/A 
• Fotografi og bilde: TIFF eller JPEG  

Ved deponering til kommunalt arkivdepot hos IKA Trøndelag skal alle elektroniske dokumenter være lagret i disse formatene. 

Malene i Profil for de ulike dokumenttypene bestemmer hvilke av disse formatene som brukes. I grove trekk blir det slik: 

1. Word dokumenter, regneark, PowerPoint og lignende konverteres til PDF-A 

2. Skannede dokumenter benytter seg av PDF-A format 

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir 

I 2020 tok Grong kommune i bruk fullelektronisk arkiv – Visma Samhandling Arkiv - i Profil som er Noark 5 godkjent. 

I et fullelektronisk arkiv som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og avlevert elektronisk. Rettsdokumentasjonen blir dermed tatt vare på elektronisk, og da er også skannede kontrakter og avtaler å betrakte som gyldige uten original underskrift.  

4c) Konvertering og papirkassasjon 

Tidspunkt for konvertering 

Saksbehandler journalfører hver dag dokumenter.  Ved journalføring blir dokumentene umiddelbart automatisk konvertert til PDF/A format. 

Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokument som er skannet og arkivert elektronisk 

Dokumentene blir oppbevart i låsbart skap hos saksbehandler i 3 måneder, blir deretter makulert.  

4d) Periodisering og vedlikehold 

Link til periodisering: https://grong.arkivplan.no/content/view/full/562108 

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet 

Vi har tilgangsstyring i det elektroniske saksbehandlingssystemet, slik at ingen har tilgang til mer enn de har behov for i sitt arbeid. Vi har også backuper som sikrer at materialet ikke går tapt. (Atea) 

Alle tilganger i Profil tildeles etter skriftlig bestilling fra nærmeste leder. Ved behov for utvida rettigheter skal dette også bestilles av leder. Da er leder ansvarlig for tilgangen som er tildelt. 

Når et dokument er ferdig, blir der ferdigstilt av saksbehandler. Når det er ferdigstilt blir det journalført av arkiv og konvertert til PDF-fil. Da er det ikke mulig å gjøre endringen i dokumentet i ettertid. Når saksbehandler ekspederer dokumentet elektronisk, blir det automatisk konvertert til PDF-fil med en gang. 

Brukere av systemet logger inn i Profil med brukernavn og passord i sikker sone. 

Tiltak/rutiner papirdokumentasjon 

Papirdokumenter som inneholder sensitive opplysninger skal ikke blandes med annet avfall, men legges i spesialdunker for makulering/destruering av sensitiv dokumentasjon. Den enkelte saksbehandler er selv ansvarlig for at dokumenter som inneholder sensitive opplysninger behandles/oppbevares forsvarlig og utilgjengelig for uvedkommende, og makuleres umiddelbart når saker avsluttes. 

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning 

Fagsystemet Profil 

1) Vurdering og retningslinje for dokumenter som skal oppbevares på papir 

Riksarkivarens bestemmelser om destruksjon av papirversjon etter skanning i den løpende arkivdanningen (jf. Riksarkivarens forskrift § 3-6) sier at «Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.» 

Elektroniske arkiv 

I elektroniske arkiv vil det i noen tilfeller være behov for å arkivere enkelte dokumenttyper i papirform, dette gjøres da i et støttearkiv. Informasjon om arkivering i papirform legges inn som en merknad på aktuell journalpost. 

Retningslinjer 

Retningslinjene skal sikre en forsvarlig oppbevaring av dokumenter som av juridiske eller andre grunner stiller krav til form og format, og som har betydning for Grong kommune med tanke på sikret autentisitet. 

I tillegg til ordinære rutiner for å sikre dokumentenes autentisitet, skal retningslinjen være veiledende for om dokumenter som definert her kan oppbevares elektronisk, eller om det er andre forhold som tilsier at de også skal oppbevares i papirform.  

2) Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter 

Link: egen rutine på skanning: https://grong.arkivplan.no/content/view/full/550048