Hopp til hovedinnhold (trykk enter)
Arkivplan.no

Rutine for scanning av søknader om helsehjelp

Printer-ikon  Utskriftsvennlig versjon

Prosedyre:

Rutine for scanning av søknader om helsehjelp

Dato:

05.03.2020

Sist revidert:

10.03.2022

Side 1 av 1

Mål for prosedyren:

Sikre at søknader om helsehjelp blir scannet på en sikker måte og arkivert elektronisk i sakssystemet profil

 

Trinn:

Svar / Løsning:

Ansvarlig

Søknad

Behov for helsehjelp oppstår og bruker får skjema fra sin kontakt med helse.

Saksbehandler for aktuell tjeneste.

Søknad mottas

Avdeling som mottar søknaden leverer søknaden til sekretær helse som oppretter inngående sak: stempler saken og skanner den inn.

Saksbehandler/sekretær helse

Scanning

Søknaden skal scannes i vårt system:

På sikker sone. Skanner vi bruker er Fujitsu – for tiden plassert på servicekontoret. Ikon på pc heter:  FastStone image viewer.

Sekretær helse

Prosedyre

Scanning til pasientjournal og til sak/ arkiv.

Sekretær oppretter inngående sak i profil, men ved fravær kan også saksbehandler selv opprette saken.

 

Dokumentet scannes slik:

Åpne program:        FastStone image viewer

Scann dokumentet:

  • Legg søknaden med teksten ned og inn mot materbrettet.
  • Velg ikonet for scanning – trykk på knappen scan.
    Det vil komme opp valget skann enda en gang.
  • Velg front side for ensidige originaler eller ADF duplex  (dobbelsidig)
  • Trykk scan.
  • Velg lagre og sjekk hvor dokumentet blir liggende.
    Format skal være PDF – mappe: P/SCANNING HELSE/
  • Lukk bildet.

Du får da opp den scannede filen. Der kan du høyreklikke på dokumentet og gi det navnet som du ønsker å finne når du henter opp dokumentet.

For innhenting i profil.

  • Hent opp bruker og gå til brukers postjournal.
  • Finn det saksnummer som er på søknad i inngående journal.
  • Trykk på fanen: tekst.
    Vent til du kommer inn på scannede dokumenter.
  • Søk på profil – nedtrekksgardin: grong scan  - scanning helse - der vil du finne scanna dokument.
  • Dobbelklikk og lagre.

Dersom det er ferdig scanna sletter du dokumentfil

 

 

 

 

Arkivering

Elektronisk