§ 3-2 Ansvarsområder, rutiner og rettigheter  

I Grong kommune er det kommunedirektør og systemansvarlig som er systemeier av Visma Generell Sak barnevern. Visma Support har det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt. Programmet er skybasert, brukes til elektronisk saksbehandling og leveres med ferdige koblinger mellom fagsystem og skybasert arkivkjerne i Visma Samhandling Arkiv (VSA).  

2a) Brukerrettigheter  

Superbruker i fagprogrammet er også systemansvarlig, og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.  

Ajourhold av brukerrettigheter:  
Superbruker har hovedansvaret for og skal kontrollere at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig.  

Superbruker skal:  

• tildele brukerrettigheter til nye personer i fagsystemet  
• endre en persons brukerrettigheter i fagsystemet     
• sette sluttdato på personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i fagsystemet  

det kan skje  

• ved nyansettelse  
• ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i fagsystemet  
• når ansatte slutter  

Ajourhold av brukerrettigheter i fagsystemet er grunnleggende for informasjonssikkerheten i fagsystemet, og for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie.  

2b) Roller

Rolletypene som:   benyttes i Visma Generell Sak Barnevern:  

• Superbruker / systemadministrator (2 ansatte)  
• Kontorfaglig (merkantil)  
• Leder (barnevernleder/fagleder, teamleder, stedfortreder)  
• Saksbehandler  
• Support Iktin  

Følgende roller er ansvarlig for:  

Superbruker:  

• systemoppsett  
• kontroll over tilgangsrettigheter i systemet  
• kontroll over kodeverk og innstillinger  
• vedlikehold av maler  
• oppsett og vedlikehold av integrasjoner  
• arkivlogg  

Kontorfaglig:  

• Postregistrering  
• Skanning  

Leder:  

• Godkjenningsmyndighet  
• Tilgang til postregistrering  
• Generell saksbehandling  
• utarbeidelse av rutiner  

Saksbehandler:  

• Generell saksbehandling.  

Support:  

• Support ved systemutfordringer  

Det skilles mellom lese, redigeringsrettigheter og full tilgang i fagsystemet.  

2c) Signering og digital signatur  

Visma Generell Sak er skybasert. Den til enhver tid gjeldende versjon er tilgjengelig i skyen.  

Alle dokument fra Visma Generell Sak blir sendt ut elektronisk, og får dermed elektronisk signatur. Kommunen benytter KS SvarUt ved utsending av brev.  

2d) Kvalitetssikring  

Barnevernleder/Fagleder og saksbehandler har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i fagsystemet. Den som produserer dokumentet, har primæransvaret for at brevet blir produsert riktig og blir ferdigstilt.  

Daglig kvalitetskontroll  

Journalføring er saksbehandler sitt ansvar. Journalføringsplikten er lovpålagt, og arbeidet skal utføres fortløpende.  

Generell Sak er utviklet for å ivareta kravene til personvern, informasjonssikkerhet og sikker oppbevaring av dokumenter som ikke skal registreres i klientmappen. Her saksbehandles kort sagt ulike typer oppgaver som ikke tilhører kjerneprosessene i barnevernet. Med Generell Sak kan barneverntjenesten registrere, saksbehandle, oppbevare og arkivere denne informasjonen i en egen arkivdel. 

Saksbehandler/fagleder kontrollerer og kvalitetssikrer følgende:  

• Om post er registrert på riktig sak.  
• At skannede dokumenter sjekkes, for om de er leselig og at alle sider er med.  
• Om post er dobbelregistrert.  
• Om post faktisk tilhører tjenesten  
• Om avsender av post er riktig definert  
• at offentlighetsvurdering er gjennomført, også mht. navn og fødselsnummer i tittelfelt – det er ingen offentlig postliste  
• at hovedperson og tilhørende relasjoner har riktig/fullstendig fødselsnummer og adresse registrert.  
• at det ikke forekommer skrivefeil i sakstittel, tittel er forklarende, forkortelser unngås i malene som brukes  
• At saker/prosesser/dokumenter ferdigstilles og svar sendes ut via KS SvarUt.  
• Ved ferdigstilling av dokument, blir dokumentet forhåndvist og må sees gjennom før ferdigstilling/sending. Dokument blir sendt med KS SvarUT og konverteres automatisk til riktig arkivformat PDF/A. Feilmeldinger sjekkes opp.  

Kvalitetssikring av arkivering til Visma Samhandling Arkiv (full-elektronisk arkivkjerne) skjer ved at systemansvarlig kontinuerlig sjekker arkivloggen i fagsystemet.   

Arkivleder har full tilgang til arkivkjernen (VSA), og har ansvar for å sikre og kontrollere arkiveringen.  

Arkivleder skal sjekke “ikke arkiverte” dokumenter i VSA.  Dette er dokumenter “under arbeid” i fagsystemet. Kontroll av disse skal gjøres 1 gang pr måned. Blir det liggende gamle dokumenter, må det sjekkes i fagsystemet om disse skal arkiveres eller utgå.  

§ 3-4 Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter  

4a) Lagringsmedier og arkivformat  

Visma Generell Sak har fra oppstart 11.04.2023 fullelektronisk arkiv mot Noark-5 godkjent arkivkjerne Visma Samhandling Arkiv, og all arkivverdig dokumentasjon skal arkiveres der er i godkjent arkivformat PDF/A.  

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir  

I et fullelektronisk arkiv som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og deponert elektronisk. Rettighetsdokumentasjonen blir dermed tatt vare på elektronisk.  

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet  

Det er tilgangsstyring av brukerrettigheter i Visma Generell Sak, slik at ingen har tilgang til mer enn det de har behov for i sitt arbeid. Saksbehandler har ansvar for å returnere til postmottak ved evt feilregistrerte inngående dokument.  

 Når et dokument er ferdig, blir det ekspedert av saksbehandler. Det er da ikke mulig å gjøre endringer i dokumentet i ettertid. Når saksbehandler ekspederer dokumentet via KS SvarUt blir det automatisk konvertert til PDF ved sending.  

Innlogging i Visma Generell Sak /Arkiv skjer innenfor sikker sone med Bank-ID pålogging.  

Periodisering av fagsystem/arkivdeler  

Se felles rutine for Grong kommune i arkivplanen: https://grong.arkivplan.no/content/view/full/562108  

§ 3-6 Destruksjon av papirversjonen etter skanning  

Papir som skannet, oppbevares på innlåst kontor av merkantil tjenesten i 3 måneder. Deretter makuleres dokumentet.