Arkivansvar for prosjekter hvor flere aktører på tvers av forvaltningen er involvert1) Bakgrunn for rutinenKommunene oppfordres til å søke prosjektmidler som en del av utviklingen av kommunene. Små kommuner samarbeider ofte i prosjekt, og noen ganger deltar andre aktører. Hvem har arkivansvaret for dokumentasjonen i prosjektet? Mye av samhandlingen skjer i samhandlingsplattformer, som teams/sharepoint. Journalføringsplikten gjelder uavhengig av plattform dokumenter utveksles i. Arkivverket skriver i sak 2023/15536 dette om dokumentfangst og arkivering i prosjekt:
"Vi er videre enige i at involverte aktører selv er ansvarlige for å dokumentere saksbehandling eller arbeid som foregår i prosjekter på tvers. Det er herunder flere
hensyn som må ivaretas. Det må eksempelvis sørges for at brukerne eller prosjektdeltakerne dekker sitt eget behov for dokumentasjon. Arkivansvaret må
også ivaretas for dokumentasjonen som enten brukerne behandler selv i fellessystemet, eller aktørene behandler selv i prosjektarbeidet.
Det må dermed stilles krav til eier av fellessystemet eller lederen av prosjektarbeidet om at avtaler om arkivansvar, fullmakter og arbeidsoppgaver er på plass før oppstart av systemet
eller prosjektet." 2) Avtal hvem som har arkivansvarFør oppstart av prosjektet skal det avtales hvem som har arkivansvar. Fullmakter og arbeidsoppgaver skal være på plass. Arkivansvar har altså alle aktører i prosjektet som er offentlig virksomhet. Likevel er det en fordel at det i hvert prosjekt bestemmes hvem som har arkivansvaret for prosjektet slik at proveniensen i prosjektet opprettholdes (at dokumentasjonen holdes samlet). Det mest naturlige er at kommunen som har prosjektansvar skal ha arkivansvar. Som en arbeidsoppgave skal prosjektleder arkivere dokumentasjonen i prosjekteierkommune sitt sakssystem. 3) JournalføringOffentlige virksomheter har journalføringsplikt. I et felles saksbehandlingssystem skal kommunikasjon og utveksling av informasjon mellom virksomheter være sporbart. Når systemet legger til rette for samhandling mellom virksomhetene som bruker det, kan dette regnes som ekstern korrespondanse mellom virksomhetene. Det utløser journalføringsplikt. Dokumentene må registreres fortløpende, med informasjon om hvem som sendte og mottok dem, hva de handler om, dato, saken de inngår i og hvordan de ble fulgt opp eller behandlet. Eksempel: Referat fra styringsgruppemøter.
- Prosjektleder sender referat som utgående post til deltakere i styringsgruppa.
- Avsender er prosjekteierkommunen.
- Mottaker er deltakende aktører i styringsgruppemøtet.
- Dersom det er en ansatt i en kommune som er med i styringsgruppemøtet, er mottaker aktuell kommune, gjerne postmottak@XXX eller at post sendes digitalt til organisasjonens org.nummer.
- Kommunene mottar post og journalfører i sitt journalsystem.
Aktuelle dokument i prosjekter
Digitaliseringsdirektoratet sin prosjektveiviser kan være nyttig å bruke: https://prosjektveiviseren.digdir.no/ Bruk av teams og sharepoint i prosjektsamarbeidTeams/sharepoint er en samhandlingsplattform der dokumenter/filer kan jobbes med og deles på tvers. Alle sharepoint har plugin til Elements. Dokumenter kan arkiveres direkte fra Sharpoint. Link til rutine for arkivering fra Sharepoint. Registrering av prosjekt i arkivplanenDeltakerkommunene kan med fordel lage seg en oversikt over slike prosjekt i arkivplan, slik at det er dokumentert hvor arkivansvaret i et prosjekt ligger og hvem som sitter med arkivet til prosjektet hvis det bestemmes at arkivansvaret skal ligge hos kommunen som har prosjektansvaret. Denne oversikten bør inneholde:
- navn på prosjektet
- navn på deltakere (org.navn, ikke personnavn)
- når prosjektet starter og eventuelt når det er avsluttet
- hvem som har arkivansvaret og om arkivansvar ligger i avtale/prosjektplan
- saksnummer hos arkivansvarlig kommune og saksnummer til aktuell kommune
|
