Hvorfor arkivere?

Arkiv i seg selv er ikke målet, men et middel for å oppnå ting vi tar som en selvfølge. Vi skal ta vare på data, dokumenter og beslutninger slik at:

• Vi kan finne igjen, dele og gjenbruke tidligere arbeid; Det handler om å være effektiv og unngå dobbeltarbeid
• Vi kan bevise hva som har skjedd; Det handler om rettsikkerhet etterrettelighet og demokrati
• Ettertiden kan bygge på våre erfaringer; Det handler om forskning og kulturarv.
• Arkivet er kommunens hukommelse

Kilde: Arkivverkets veileder for arkivering og journalføring

Arkiveringsplikt: 

Grong kommune har plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i kommunens virksomhet, dersom de har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling.

Arkiveringsplikten gjelder uavhengig om dokumentene er utarbeidet for intern bruk, eller om de kommer inn til eller er sendt ut fra Grong kommune.

Dersom et dokument verken har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, skal det arkivavgrenses. Det betyr at dokumentet ikke skal arkiveres, eventuelt fjernes fra arkivet, jamfør
arkivforskriften § 14.

Hva innebærer arkivansvaret?

Arkivansvaret innebærer en plikt

• til å sikre arkivmaterialet mot å gå tapt
• til å bevare arkivenes bevisverdi, integritet, autentisitet og konfidensialitet.

Derfor skal arkivering og journalføring kun skje i et godkjent fagsystem eller sak-/arkivsystem.

Hva er journal og journalføring?

Journalen er en kronologisk oversikt over brev, epost, notater og andre dokumenter som blir brukt i saksbehandlingen.

Offentlige virksomheter har journalføringsplikt. Dette følger av både offentlighetsloven og arkivforskriften.

Journalen er offentlig slik at publikum, pressen og andre kan vite om dokumentene som er brukt i saksbehandlingen, og søke innsyn i dokumentene. Journalen er dermed et viktig redskap for å sikre åpenhet om offentlig saksbehandling, og er en forutsetning for demokratiet. Det er offentlighetsloven som regulerer hvilke dokumenter man kan få innsyn i.

I Grong kommune sin(e) journal(er) skal dere registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova § 4 regnes som saksdokument for kommunen, dersom de er
eller blir saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon.

Journalen er samtidig et viktig arbeidsverktøy som gir oversikt over saksbehandlingen, blant annet ved at den kan brukes som bevis på når en henvendelse ble mottatt, og hvordan den er fulgt opp.

Korrekt og løpende journalføring sikrer kvaliteten på arkivet, og gjør det enklere å finne dokumenter.

Dokumentene må derfor registreres fortløpende, med informasjon om hvem som sendte og mottok dem, hva de handler om, dato, saken de inngår i og hvordan de ble fulgt opp eller behandlet.

Hva betyr løpende journalføring?

Arkivregelverket gir ingen konkret frist for når journalføring skal skje. Etter arkivloven § 6 skal likevel arkivet være ordnet og innrettet slik at dokumentene sikres som informasjonskilder i samtiden. Sivilombudet har ved en rekke anledninger bekreftet at dette utgangspunktet forutsetter en kontinuerlig og fortløpende journalføring.

Også offentlighetsprinsippet tilsier dette. Journalføring som utsettes til etter saken er avsluttet, eller til saken er mindre aktuell, vil kunne føre til en tilsidesettelse av hensynene bak reglene om innsyn.
Derfor skal offentlige virksomheter (= Grong kommune) ha interne rutiner som sikrer kontinuerlig og fortløpende journalføring.

Interne dokument

Grong kommunes interne dokumenter etter offentleglova § 14 skal registrere i journalen så langt kommunen finner det hensiktsmessig.

Interne dokument som alltid skal journalføres:

• Dokument eller del av dokument som inneholder den endelige beslutningen til kommunen i en sak.
• Generelle retningslinjer for saksbehandlingen til kommunen.
• Presedenskort og lignende.

Møtereferater fra ledergruppen, avdelingsledermøter osv. er eksempel på dokumenter som ikke oppfyller alle kriteriene for journalføring, men som likevel har verdi som dokumentasjon og derfor skal arkiveres. Grong kommune har ikke mulighet til å kun arkivere uten å føre dokumentene inn i journalen. Derfor skal slike dokument journalføres.

Hjelp - jeg er blitt arkivar?

Det som før ble formidlet i form av et brev, kan i dag opptre som for eksempel SMS eller e post, en melding på sosiale medier, et dokument på SharePoint, en registrering på en webportal eller i et fagsystem. Informasjonsmengden har økt betraktelig, noe den vil fortsette å gjøre.

Du må identifisere hva som er et saksdokument, og vurdere om du skal  journalføre eller arkivere det. Det betyr at du må vite om det er et dokumenter som etter offentleglova § 4 regnes som saksdokument for kommunen som er eller blir saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon. 

Eksempel. Du har mottar et brev fra en annen kommune på Teams. Du må journalføre dette dokumentet i det fagsystem det hører hjemme i saksbehandlingen. Du kan manuelt lagre dokumentet på PC og deretter registrere posten som inngående post og hente opp dokumentet fra filer. For sak arkivsystemet har vi egen rutine Se rutine for journalføring fra teams/sharepoint .

Saksbehandling og saksdokument

Saksbehandling er det du gjør med et dokument i egenskap av din stilling i kommunen. Du er saksbehandler uavhengig av stillingen din i kommunen. En saksbehandler, leder eller prosjektleder gjør alle saksbehandling for kommunen.

Tommelfingerregel: Saksbehandling er når du sammenstiller, vurderer eller bruker informasjon, for så å forberede eller ta en avgjørelse på vegne av kommunen.

Arkivverket har en veileder om journalføring og saksdokument.

Her står det hva du skal vurdere for å avgjøre om du skal journalføre noe:
1. Er dokumentet et saksdokument?
2. Er det sendt inn eller ut av kommunen?
3. Blir det saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon?
Hvis du kan svare ja på alle tre vurderingspunkt, skal du journalføre dokumentet.

1. Er dokumentet et saksdokument?

• Et saksdokument er et dokument som har blitt sendt til, lagt fram for, mottatt av eller opprettet av kommunen.
• Det gjelder ansvarsområdet til kommunen, har betydning for en sak og har verdi som dokumentasjon.
• Begrepet omfatter de fleste dokumenter du tar imot eller oppretter som ansatt i kommunen.

2. Er det sendt inn eller ut av kommunen?

Her snakker vi om sending i vid forstand. Det er ikke kanalen eller metoden for sending eller mottak av et dokument som har noe å si, men at dokumentet har blitt formidlet til eller fra en representant for kommunen altså deg.

Eksempel:  dokumentasjon i prosjektrom. Prosjektet bruker felles sharepoint for deling av prosjektdokumenter. Dersom en ekstern deltaker deler dokumenter må du vurdere:

• Er dokumentet knyttet til kommunens ansvarsområde?
• Regnes et dokument som er lastet opp på SharePoint som mottatt?
• Blir dokumentet saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon?

Viktig å tenke på:

• Hvis innholdet i dokumentet tilhører kommunens ansvarsområde, er dette dokumentet et saksdokument.
• Det er ikke sendemåten som avgjør om det er mottatt, men at en ekstern aktør har lagt det fram for kommunen.
• Dokumentet har verdi som dokumentasjon fordi det fungerer som underlag i det videre arbeidet i prosjektet.

Konklusjon: Du journalfører dokumentet.

Informasjon gitt per telefon er mottatt på linje med andre sendemåter. Men muntlig informasjon er flyktig, og telefonsamtalen er ikke i seg selv et saksdokument.
I tråd med god forvaltningsskikk bør man likevel dokumentere telefonsamtaler som inneholder konkrete saksopplysninger til en pågående sak, eller som utløser en form for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. 
Husk også at i saker som involverer en part kan forvaltningsloven § 11 d. gi plikt til å skrive ned opplysninger som er gitt muntlig.

Du skriver derfor et notat som oppsummerer samtalen, og arkiverer notatet på den aktuelle saken. Notatet som dokumenterer telefonsamtalen bør opprettes umiddelbart etter samtalen, slik at notatet dokumenterer
den på troverdig vis. Dokumentet regnes som opprettet idet notatet er ferdigstilt.

3) Blir dokumentet saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon?

Disse to kriteriene oppfylles ofte samtidig. 

• Saksbehandling er det du gjør med et dokument i egenskap av din stilling i kommunen, og det skal generelt lite til av overveielse før noe regnes som saksbehandling.
• Et dokument har verdi som dokumentasjon når det kan brukes som bekreftelse eller bevis i etterkant, for eksempel i en eventuell rettssak eller ved behandling av en klage. 
• Hvis dokumentet har vært med på å avgjøre utfallet av saksbehandlingen eller kan tjene som tilleggsinformasjon i saken på et senere tidspunkt, har det verdi som dokumentasjon.