|
Visma flyt barnevern ble tatt i bruk 19.12.2022. § 3-2 Ansvarsområder, rutiner og rettigheter I Grong kommune er det kommunedirektør og systemansvarlig som er systemeier av Visma Flyt barnevern (VFBV). Visma Support har det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt. Programmet er skybasert, brukes til elektronisk saksbehandling og leveres med ferdige koblinger mellom fagsystem og skybasert arkivkjerne i Visma Samhandling Arkiv (VSA). 2a) Brukerrettigheter Superbruker i fagprogrammet er også systemansvarlig, og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.
Ajourhold av brukerrettigheter:
Superbruker har hovedansvaret for og skal kontrollere at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig. Superbruker skal:
- tildele brukerrettigheter til nye personer i fagsystemet
- endre en persons brukerrettigheter i fagsystemet
- sette sluttdato på personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i fagsystemet
det kan skje
- ved nyansettelse
- ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i fagsystemet
- når ansatte slutter
Ajourhold av brukerrettigheter i fagsystemet er grunnleggende for informasjonssikkerheten i fagsystemet, og for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. 2b) Roller: Rolletypene som benyttes i Visma Flyt Barnevern:
- Superbruker / systemadministrator (2 ansatte)
- Kontorfaglig (merkantil)
- Leder (barnevernleder/fagleder, teamleder, stedfortreder)
- Saksbehandler
- Support Iktin
Følgende roller er ansvarlig for: Superbruker:
- systemoppsett
- kontroll over tilgangsrettigheter i systemet
- kontroll over kodeverk og innstillinger
- vedlikehold av maler
- oppsett og vedlikehold av integrasjoner
- arkivlogg
Kontorfaglig:
- Postregistrering
- Skanning
Leder:
- Godkjenningsmyndighet
- Tilgang til postregistrering
- Generell saksbehandling
- utarbeidelse av rutiner
Saksbehandler:
- Generell saksbehandling innenfor definert team.
Support:
- Support ved systemutfordringer
Det skilles mellom lese, redigeringsrettigheter og full tilgang i fagsystemet. 2c) Signering og digital signatur VFBV er skybasert. Den til enhver tid gjeldende versjon er tilgjengelig i skyen. Alle dokument fra VFBV blir sendt ut elektronisk, og får dermed elektronisk signatur. Kommunen benytter KS SvarUt ved utsending av brev. 2d) Kvalitetssikring Barnevernleder/Fagleder og saksbehandler har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i fagsystemet. Den som produserer brevet har primæransvaret for at brevet blir produsert riktig og blir ferdigstilt. Daglig kvalitetskontroll Journalføring er saksbehandler sitt ansvar. Journalføringsplikten er lovpålagt og arbeidet skal utføres fortløpende. I VFBV starter en sak ved innkommen bekymringsmelding. Nye saker tildeles av teamleder. Saksbehandler/fagleder kontrollerer og kvalitetssikrer følgende:
- om post er registrert på riktig sak.
- at skannede dokumenter sjekkes, for om de er leselig og at alle sider er med.
- om post er dobbelregistrert.
- om post faktisk tilhører tjenesten
- om avsender av post er riktig definert
- at offentlighetsvurdering er gjennomført, også mht. navn og fødselsnummer i tittelfelt – det er ingen offentlig postliste
- at klient og tilhørende relasjoner har riktig/fullstendig fødselsnummer og adresse registrert.
- at det ikke forekommer skrivefeil i sakstittel, tittel er forklarende, forkortelser unngås i malene som brukes
- at saker/prosesser/dokumenter ferdigstilles og svar sendes ut via KS SvarUt.
- ved ferdigstilling av dokument, blir dokumentet forhåndvist og må sees gjennom før ferdigstilling/sending. Dokument blir sendt med SvarUT og konverteres automatisk til riktig arkivformat PDF/A. Feilmeldinger sjekkes opp.
Kvalitetssikring av arkivering til Visma Samhandling Arkiv (full-elektronisk arkivkjerne) skjer ved at systemansvarlig kontinuerlig sjekker arkivloggen i fagsystemet. Arkivleder har full tilgang til arkivkjernen (VSA), og har ansvar for å sikre og kontrollere arkiveringen. Arkivleder skal sjekke “ikke arkiverte” dokumenter i VSA. Dette er dokumenter “under arbeid” i fagsystemet. Kontroll av disse skal gjøres 1 gang pr måned. Blir det liggende gamle dokumenter, må det sjekkes i fagsystemet om disse skal arkiveres eller utgå. § 3-4 Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter 4a) Lagringsmedier og arkivformat VFBV har fra 19.12.2022 fullelektronisk arkiv mot Noark-5 godkjent arkivkjerne Visma Samhandling Arkiv, og all arkivverdig dokumentasjon skal arkiveres der er i godkjent arkivformat PDF/A. 4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir I et fullelektronisk arkiv som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og deponert elektronisk. Rettighetsdokumentasjonen blir dermed tatt vare på elektronisk. 4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet Det er tilgangsstyring av brukerrettigheter i VFBV, slik at ingen har tilgang til mer enn det de har behov for i sitt arbeid. Superbruker/fagleder har ansvar for å endre ferdigstilling ved evt feilregistrerte inngående dokument. Når et dokument er ferdig blir det ekspedert av saksbehandler. Det er da ikke mulig å gjøre endringer i dokumentet i ettertid. Når saksbehandler ekspederer dokumentet via KS SvarUt blir det automatisk konvertert til PDF ved sending. Innlogging i Visma Flyt Barnevern /Arkiv skjer innenfor sikker sone med Bank-ID pålogging. Periodisering av fagsystem/arkivdeler Se felles rutine for Grong kommune i arkivplanen: https://grong.arkivplan.no/content/view/full/562108 § 3-6 Destruksjon av papirversjonen etter skanning Papir som skannet, oppbevares på innlåst kontor av merkanatil tjeneste i 3 måneder. Deretter makuleres dokumentet. |
