§ 3-2 Ansvarsomåder, rutiner og rettigheter

I Grong kommune er det kommunedirektør og systemansvarlig som er systemeier av Visma Flyt barnehage (VFB). Visma Support har det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt. Programmet er skybasert, brukes til elektronisk saksbehandling og leveres med ferdige koblinger mellom fagsystem og skybaset arkivkjerne i Visma Samhandling Arkiv (VSA).

2a) Brukerrettigheter

Kommunal systemadministrator i fagprogrammet er også systemansvarlig, og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

Ajourhold av brukerrettigheter:
Kommunal systemadministrator har hovedansvaret for og skal kontrollere at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig.

Avdelingslederne har fått delegert ansvaret for det daglige ansvaret for kontinuerlig ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner for sine ansatte.  
Avdelingsleder skal:

• tildele brukerrettigheter til nye personer i fagsystemet
• endre en persons brukerrettigheter i fagsystemet   
• sette sluttdato på personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i fagsystemet

det kan skje

• ved nyansettelse
• ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i fagsystemet
• når ansatte slutter
• ved oppstart nytt barnehageår

Ajourhold av brukerrettigheter i fagsystemet er grunnleggende for informasjonssikkerheten i fagsystemet, og for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie.

2b) Roller:

Rolletypene som benyttes i Grong kommune:

• Kommunal systemadministrator 
• Kommuneadministrator 
• Barnehageadministrator
• Pedagogiske ledere
• Øvrige ansatte 

Følgende roller er ansvarlig for:

Kommunal systemadministrator:

• systemoppsett
• kontroll over tilgangsrettigheter i systemet
• kontroll over kodeverk og innstillinger for opptak
• vedlikehold av brevmaler
• oppsett og vedlikehold av integrasjoner
• opptakskriterier
• plasstyper
• tilgangsstyring
• integrasjoner
• fakturering
• arkivlogg

Kommuneadministrator:

• vedlikehold av brevmaler
• registrere reduksjon i foreldrebetaling og gratis kjernetid

Barnehageadministrator:

• daglig kontroll over tilgangsrettigheter i systemet
• registering av ansatte
• kontantstøtte
• fakturering

Kommunal systemadministrator er også barnehageadministrator for alle barnehagene i kommunen på  grunn av regler om samordnet opptak og evt. rapporteringer til fylke/stat.

Det skilles mellom lese- og skriverettigheter i fagsystemet.

Rettighetsmatrise for dokumentproduksjon i VFB – hvem kan gjøre hva og når
Disse dokumentproduksjonene behandles og arkiveres automatisk eller evt. manuelt ved ferdigstillelse:

Det er kommunal systemadministrator i samråd med barnehageadministrator, som avgjør tilgang på hvert enkelt dokument, når det gjelder tilgjengelig informasjon for ansatt og foresatte.

Det er mulighet for å søke og saksbehandle søknader om reduksjon i foreldrebetaling og gratis kjernetid i VFB. Denne funksjonen er pr. i dag ikke tatt i bruk.

Tilhørende applikasjoner i Visma Flyt barnehage

Min barnehage – ansatt APP

Min Barnehage - ansatt inneholder funksjonalitet for en digital, forenklet og effektiv barnehagehverdag.

Appen letter arbeidet med administrering av barn. Den gjør det mulig å:

• ha oversikt over alle barn fordelt på avdelinger
• inn- og utsjekk av barn
• føring av fravær for barn
• tilgang på kontaktinformasjon til foresatte og kontaktpersoner
• tilgang til helseinformasjon, herunder markering for allergier, matreservasjoner, medisinering og hviken fastlege barnet har
• sende meldinger til og motta meldinger fra foresatte
• sende beskjeder med vedlegg (bilde og pdf) til en hel avdeling, flere avdelinger eller hele  barnehagen
• sende dagbokpost med bilder og tekst til foresatte
• opprette kalender med oversikt over barns fravær og planlagte aktiviteter
• se registrerte samtykker
• opprette og se soveliste og tellelister for gjeldende dag
• opprette dagsnotater på enkeltbarn gjeldende viktige beskjeder alle ansatte skal vite

Kommunal systemadministrator klargjør og setter opp appen. Den er integrert med VFB. Innlogging via ID- porten.

Min barnehage – foreldre APP

Min barnehage for foreldre inneholder funksjonalitet for en digital, forenklet og effektiv kommunikasjon mellom barnehage og hjemmet. Den gjør det mulig å:

• motta dagbok
• sende og motta meldinger
• motta beskjeder
• fraværsregistrering
• innsyn i barnets soveliste
• samtykker

2c) Signering og digital signatur

VFB er skybasert. Den til enhver tid gjeldende versjon er tilgjengelig i skyen.

Alle dokument fra VFB blir sendt ut elektronisk, og får dermed ingen signatur. Kommunen benytter SvarUt ved utsending av brev.

2d) Kvalitetssikring

Kommunal systemadministrator, kommuneadministrator og barnehageadministrator har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i fagsystemet.

Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på riktig måte og ferdigstilt.

Følgende roller er ansvarlig for:

Kommunal systemadministrator:

• utarbeidelse av rutiner og registreringsregler for barnehagene
• sjekke at faktureringsgrunnlaget er generert uten feil og godkjenne fakturering

Kommuneadministrator:

• sjekke fakturagrunnlag redusert foreldrebetaling og gratis kjernetid

Barnehageadministrator:

• sjekke at all informasjon om barnehagen er rett
• sjekke at alle ansatte er registrert
• sjekke at alle barn ligger inne med rett informasjon
• sjekke faktureringsgrunnlaget for sin barnehage

Daglig kvalitetskontroll

Sjekkliste journalføring av søknad/oppsigelse

Journalføring er saksbehandler sitt ansvar. Journalføringsplikten er lovpålagt og arbeidet skal utføres fortløpende.

I VFB blir sakene registeret når foreldrene sender søknad inn via foreldreportalen eller ved at avdelingsleder maunelt legger inn en søknad om ny, endring eller oppsigelse av barnehageplass.

Søknadene tildeles av kommuneadministrator til den aktuelle barnehagen. Saksbehandler/avdelingsleder kontrollerer og kvalitetssikrer følgende:

• om søknaden finnes fra før/er feilopprettet
• at eventuell avskriving er utført
• at offentlighetsvurdering er gjennomført, også mht. navn og fødselsnummer i tittelfelt – det er ingen offentlig postliste
• at søker, medsøker og barn har riktig/fullstendig fødselsnummer og adresse registrert, kun kommuneadministrator kan redigere detaljer
• at nødvendig dokumentasjon ifm opptak er sendt med, kun tilgjengelig under «Til godkjenning»
• at det ikke forekommer skrivefeil i sakstittel, tittel er forklarende, forkortelser unngås i malene som brukes
• søknaden saksbehandles og svar sendes ut via SvarUt
• foreldre takker ja/nei til ny og endring av barnehageplass i foreldreportalen til VFB, kan også gjøres manuelt av barnehageadministrator
• skanning er ikke mulig i VFB. Det er kun mulighet for å laste opp nødvendig dokumenter i foreldreportalen før søknad er sendt inn.
• kontroll av dokument som er sendt inn – at alle sider er med, lesbarhet og arkivformat
• søknader som sendt med SvarUT konverteres automatisk til riktig arkivformat PDF/A.
  Gjenfinnes under fanen dokument på det enkelte barnet eller i arkivkjernen til VSA.

Oppfølging av digitale forsendelser (SvarUt / SvarInn)

Det er ikke SvarInn i VFB. Alle foresendelser som kommer inn er sendt inn via foreldreportalen til VFB. Avdelingsledere og kommunal systemadministrator kontrollerer ukentlig at forsendelser med SvarUt er Ok i VFB.

Kvalitetssikring av arkivering i Visma Samhandling Arkiv (fullelektronisk arkivkjerne)

Arkivleder har full tilgang til arkivkjernen, og har ansvar for å sikre og kontrollere arkiveringen.

Arkivleder skal sjekke “ikke arkiverte” dokumenter.  Dette er dokumenter “under arbeid” i fagsystemet. Kontroll av disse skal gjøres 1 gang pr måned. Blir det liggende gamle dokumenter, må det sjekkes i fagsystemet om disse skal arkiveres eller utgå.

§ 3-4 Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

4a) Lagringsmedier og arkivformat

VFB har fra 01.04.2022 fullelektronisk arkiv mot Noark-5 godkjent arkivkjerne Visma Samhandling Arkiv, og all arkivverdig dokumentasjon skal arkiveres der er i godkjent arkivformat PDF/A.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

I et fullelektronisk arkiv som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og avlevert elektronisk. Rettighetsdokumentasjonen blir dermed tatt vare på elektronisk.

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Det er tilgangsstyring av brukerrettigheter i VFB, slik at ingen har tilgang til mer enn det de har behov for i sitt arbeid.

Alle tilganger i Visma Flyt Barnehage tildeles av avdelingsleder, og rollene bestemmer også tilgang til barn. Ved behov for utvidet rettigheter skal dette også gis av avdelingsleder. Avdelingsleder er ansvarlig for tilgangen som er tildelt.

Når et dokument er ferdig blir det ekspedert av saksbehandler. Det er da ikke mulig å gjøre endringer i dokumentet i ettertid. Når saksbehandler ekspederer dokumentet via SvarUt blir det automatisk konvertert til PDF ved sending.

Innlogging i Visma Flyt Barnehage /Arkiv skjer med nivå 4-innlogging.

Periodisering av fagsystem/arkivdeler

Se felles rutine for Grong kommune i arkivplanen: https://grong.arkivplan.no/content/view/full/562108

§ 3-6 Destruksjon av papirversjonen etter skanning

Dokumentasjon kan enten lastes opp av søker i Foresattportalen ved utfylling av søknad eller ettersendes. Ettersendt dokumentasjon er det per i dag ikke mulig å laste opp eller skanne inn i VFB.