Den som legger inn post til PPT må gå til innhold i dokument for å sikre punktene som står under.

Dokumentasjonsplikten til PPT

PPT har ikke dokumentasjonsplikt i saker der vi kun har en veiledende funksjon i individ og systemsaker. Det er den enkelte skole og barnehage som skal dokumentere i barnets mappe på den enkelte enhet. PPT får dokumentasjonsplikt i saker som er henvist oss og tatt inn av oss.

Slik gjør vi det: 

Alle brev inn som inneholder navn, fødselsdato evt. personnummer som ikke er registrert som sak hos oss skal forkastes i PPT Flyt. Merkantilt må vurdere innholdet før det gjøres da det kan være tvil. Er det tvil, kan merkantilt kontakte fagleder PPT for å vurdere dette sammen. I tillegg kan merkantilt kontakte avsender og si at slike dokument ikke skal sendes PPT, men skal ligge i deres  - eks. skole - sitt arkiv.

Eksempler på dette kan være :
- Referat på samarbeidsmøter der klient ikke finnes.
- Referat på Førhenvisningsmøte
- Flyttemeldinger(Barn som skifter skole).
- Eller andre brev der dere ikke finner klienten – noe som betyr at barnet ikke er henvist oss, og dere har ikke opprettet sak/klient i visma.

Systemsak:

Alle brev som er av en generell karakter som f. eks. invitasjon til kurs/ møte ved helsestasjon, bup/habu, skole, barnehage uten individ informasjon skal lagres på systemsak. Det gjelder også for brev som skal svares på.

Eksempler på dokument som merkantilt oppretter  systemsaker på:
- Innkalling til førhenvisningsmøte
- Innkalling til tverrfaglig team
- Kursinvitasjon
- Samarbeidsmøte med en annen etat, sykehus eller spesialist.
- Spørsmål om deltagelse i anonyme drøftinger fra en skole, helsestasjon, barnevern o.l.
- Forespørsel om å stille i politiske møter, eller delta i kommunale møter på administrativt nivå.
- Brev fra Statsforvalter, Statped, Udir, Nettverksmøter og samarbeidsforum for Dekom/Rekom og RAUL.

Dersom dokumentene handler om et barn, skal det likevel registreres som systemsak:

• Anmodning om opplysninger fra barnevern. Dette må besvares skriftlig selv om det ikke finnes klient i PPT. Merkantilt oppretter da en systemsak og registrerer inn anmodningen fra barnevern.
• Dersom det kommer helseopplysninger fra spesialisthelsetjenesten, eks St. Olafs, BUP., HAB og det ikke finnes klient, må dette sjekkes med fagleder. Evt kontakte avsender. Dokumentet kan da ligge på postlista uregistrert inntil avklaring er gjort.

• Brev fra andre PPT-kontor til Indre Namdal PPT på personer som ikke er registrert: Det hender det kommer brev fra et annet PPT-kontor som gjelder klient som antagelig er i en flytteprosess til en av kommunene i Indre Namdal. Dersom vi ikke finner ut om klient skal opprettes, skal brevet registreres på systemsak  Indre Namdal PPT, administrasjon. - I overskrifta skriver vi eks "språktest - inn på vent". Saksbehandler vil så søke å avklare om det kommer henvisning eller om de skal avvises.