Bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systemteknisk informasjon er dokumentert. Indre Namdal PPT innførte elektronisk arkiv 01.10.2020 i arkivkjernen Visma Samhandling Arkiv (VSA).  Det er laget egne rutiner i arkivplanen for VSA.

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem  

Riksarkivarens forskrift:

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Grong kommune er det fagleder Indre Namdal PPT og Superbruker PPT som er systemeier og som sammen med IT-leder har det overordnede ansvaret for drift og vedlikehold av systemet.

2a) Brukerrettigheter

Fagleder er ansvarlig for tildeling av brukerrettigheter til fagsystemet Visma flyt PPT. PPT-leder og Superbruker har som systemansvarlige ansvaret for ajourhold og tildeling av rett funksjon som styrer den ansattes tilganger.

Ajourhold av tilganger. PPT-leder har ansvaret for at tilganger blir ajourholdt kontinuerlig. PPT-leder sammen med superbruker foretar fortløpende endringer som følge av at ansatte begynner/slutter eller endrer stilling (for eksempel fra saksbehandler til leder) 

I Visma Flyt PPT inndeles brukerrettigheter (rollene) i tilgangsgrupper, alt etter hvilke funksjoner og tilganger vedkommende skal ha i programmet. Saksbehandlere som skal ha like rettigheter, knyttes til samme gruppe. Tilgangsgruppene settes opp slik at de gjenspeiler organiseringen i PP-tjenesten.

2b) Roller

Visma Flyt PPT har ulike roller. En bruker kan ha tilgang til flere roller. Rollene som foreligger i dag er pedagogisk psykologisk rådgiver, logoped, merkantil, leder, superbruker og systemadministrator. Egen tilgangsstyring og side for tildeling av ulike funksjoner er det oversikt over på egen side i Visma Flyt PPT.

2c) Signering og digital signatur

Alle brukere må logge inn med MinID , BankID eller personlig passord. Når en er inne kan en godkjenne dokumenter med elektronisk  signering. Digitalt ekspederte dokumenter påføres følgende setning under saksbehandlers navn og tittel: Dokumentet er elektronisk godkjent og kan være uten underskrift.

Signering med kulepenn benyttes til taushetserklæringsskjema for ansatte, samtykkeerklæringer og oppdragskontrakter. Denne listen er ikke uttømmende.

2d) Kvalitetssikring

PPT-leder og Superbruker har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i arkivsystemet.

1. Den som skriver brev har primæransvaret for at det blir registrert på riktig måte med riktig brevtype, posttype, med unntatt offentlighet og til riktige mottakere.
2. PPT-leder og superbruker har ansvaret for at det utarbeides rutiner og registreringsregler for PP-tjenesten som er i tråd med arkivtjenestens retningslinjer og rutiner.
3. Saksbehandler og superbruker har ansvaret for å kvalitetssikre registreringer som blir gjort i Visma Flyt PPT.

Inngående dokumenter:

Servicekontoret skanner inngående dokumenter via Fast Stone og kvalitetssjekker dokumentet ved skanning før det blir tilgjengelig i postregistreringsbildet i Visma Flyt PPT.

Før overføring fra postregistreringsbildet til klientmappe sjekkes pdf-filen på nytt, for å sikre kvalitet og riktig dokument. Dokumentet ferdigstilles idet det blir overført til klientmappe. Unntak er når det er gjort valg knyttet til vurderinger om unndragelse av innsyn.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Utsendelse av post: For at post skal skje digitalt må det være knyttet til et fødselsnummer eller organisasjonsnummer.

Post sendes elektronisk direkte fra Visma Flyt PPT til mottakers elektroniske postkasse, eller til postkasse knyttet til organisasjons organisasjonsnummer. Saksbehandlere ekspederer selv digital post.

Mottak av post:

Skannede dokumenter: Servicetorget skanner og registrerer all post til PP-tjenesten.

Svarinn – Dokumenter mottas via svarinn og rett inn i Visma PPT Flyt. Servicekontoret fullfører postregistreringen.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Adresseregister

Servicekontoret/merkantilt har ansvar for å oppdatere adresseregister for organisasjoner med riktig organisasjonsnummer og postadresse.

Den enkelte saksbehandler har ansvar for å oppdatere adresser for sine klienter.

Fordeling av dokumenter

• Ved registrering av inngående dokumenter kobler superbruker/merkantil disse basert på klientens navn. Hver enkelt klient er tildelt en saksbehandler som får varsel om nytt dokument i aktuell sak.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

• Retting av uriktige registreringer gjøres snarest mulig etter at feil er oppdaget. Feilen kan kun rettes av leder eller superbruker/merkantil. Utsendte postjournaler (brev og vedtak) kan ikke endres.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter

• Saksbehandler har ansvaret for å ferdigstille alle dokumenter de er ansvarlige for enten det gjelder journalnotat eller postjournal. Leder er ansvarlig for ferdigstillelse der leders signatur fremkommer. Superbruker/arkivleder følger opp dette og påser at riktig arkivering skjer i visma samhandling arkiv (arkivkjernen), samt følger opp feil og mangler som oppstår i Svarut tjenesten.

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

•  Alle PP-tjenestens dokumenter er unntatt offentlighet ihht Offentlighetsloven §13 jf Forvaltningslovens §13, 1. ledd nr. 1.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Utgående post lagres på nytt når systemet fungerer igjen. Inngående brev skannes inn når systemet er i drift igjen.

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Visma Flyt kan kun arkivere tekstdokumenter med bilde eller grafiske objekt: ren tekst eller PDF/A. Lydfiler må transkriberes til tekstdokument.

Ved avlevering og deponering til kommunalt arkivdepot skal alle elektroniske dokumenter være lagret i disse formatene.

Visma Flyt har Noark 5 godkjent arkivkjerne der all dokumentasjon blir arkivert i godkjente arkivformat. Utgående dokumenter blir produsert i word-format og konvertert til PDF-A format når de blir arkivert i arkivkjernen. Skannede dokumenter blir konvertert til PDF-A format.

Lagringsmediet for arkivkjernen Visma Samhandling Arkiv er server.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

I et fullelektronisk arkiv som er Noark 5-godkjent, blir alle arkivverdige dokumenter arkivert fortløpende og avlevert elektronisk ved henleggelse av mappe.

Grong kommune arkiverer i Visma Samhandling Arkiv. Der har PPT eget arkiv med to arkivdeler – en for klienter med ordning fødselsnummer, og en arkivdel for system (organisasjoner) med ordning organisasjonsnummer.

Originaldokument oppbevares i låsbart skap hos merkantil i minimum 1 mnd før det skal makuleres.

Taushetserklæring, og andre personrelaterte dokumenter arkiveres i personalmappe i papirarkiv. 

4c) Konvertering og papirkassasjon

Tidspunkt for konvertering

Hver enkelt saksbehandler journalfører egne klientrelaterte dokumenter. Disse arkiveres og konverteres automatisk til riktig arkivformat i det saksbehandler setter dokumentet som ferdig.

Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokument som er skannet og arkivert elektronisk

Originaldokument oppbevares i låsbart skap hos merkantil i minimum 1 mnd før det makuleres.

4d) Periodisering og vedlikehold 

Aktive brukere blir avsluttet kontinuerlig når saker avsluttes eller migreres til annet PPT kontor.

Kun avsluttede mapper blir med i en deponering. Medfører i praksis et skarpt periodeskille.

Det varsles og avtales med IKA-Trøndelag om planlagt periodisering og tidspunkt for deponering av elektronisk materiale, slik at dette kan skje umiddelbart etter periodisering er utført. Det skal da tas uttrekk av avsluttede mapper i arkivet og deponeres. Ansvar for dette har arkivleder.

Se plan for periodisering Grong kommune – link https://grong.arkivplan.no/content/view/full/562108

Rutiner for sikkerhetskopiering

Vår database er lagret hos leverandør ATEA. De har sine rutiner for hvordan sikkerhetskopier skal utføres.

 4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Det er tilgangsstyring i Visma Flyt PPT, slik at ingen har tilgang til mer enn de har behov for i sitt arbeid. Vi har også backuper som sikrer at materialet ikke går tapt.

Alle tilganger i Visma Flyt PPT tildeles av PPT-leder og Superbruker. Ved behov for utvida rettigheter skal dette vurderes av leder. Da er leder ansvarlig for tilgangen som er tildelt.

Når et dokument er ferdig blir det ferdigstilt av saksbehandler. Når det er ferdigstilt er det ikke mulig å gjøre endringen i dokumentet i ettertid.

Tiltak/rutiner papirdokumentasjon:

Papirdokumentene oppbevares i låsbartskap hos arkiv. Makulering/destruksjon utføres etter minimum 1 mnd.

Papirdokumenter som inneholder sensitive opplysninger skal ikke blandes med annet avfall, men legges i spesialdunker for makulering/destruering av sensitiv dokumentasjon. Den enkelte saksbehandler er selv ansvarlig for at dokumenter som inneholder sensitive opplysninger behandles/oppbevares forsvarlig og utilgjengelig for uvedkommende, og makuleres umiddelbart når saker avsluttes.

 § 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Fagsystemet Visma Flyt PPT

1) Vurdering og retningslinje for dokumenter som skal oppbevares på papir

Riksarkivarens bestemmelser om destruksjon av papirversjon etter skanning i den løpende arkivdanningen (jf. Riksarkivarens forskrift § 3-6) sier at «Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.»

Alle dokumenter skannes inn i aktuell klientmappe, og makuleres etter minimum 1 mnd. 

2) Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter

Servicekontoret har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter.

Etter at dagens post er sortert, skannes og etterbehandles de arkivverdige dokumentene i skanner programmet Fast stone og lagres i PDF format i postregistreringsbildet Visma Flyt PPT før dokumentene registreres inn på den enkelte klient i Visma Flyt PPT. (Se egen skannerutine).

Under registrering i Visma Flyt PPT kvalitetssikres skanningen:

• er alle mottatte dokumenter skannet og arkivert?
• er alle sider kommet med i hvert dokument?
• er skanningen lesbar og kvalitetsmessig god nok?
• er det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger?