Alle saker i PPT skal starte med en henvisning. Den skal være signert av foreldre og henviseren, som gjerne er en skole, barnehage, helsestasjon eller lege. Foreldre kan også være henviser.

Om henvisningen er mangelfull f.eks. mangler underskrift, mangler en av sidene eller lignende, skal dokumentet sendes tilbake til avsender med beskjed om å sende henvisningen tilbake når henvisningen er fullstendig, Dette er saksbehandler sin jobb. Henvisningen skal allikevel registreres inn som post, se egen rutine «post uten opprettet klient».

Registrere en henvisning:

- Skann inn henvisningen på vanlig måte.
- Velg «Henvisning inn» som kategori
- Skriv «henvisning» i emnefeltet.
- Skriv inn avsender
- Når du kommer til klient – skriv inn navnet, du vil få beskjed om at klienten ikke finnes og du får valget «opprett ny klient» - velg det. Om det er en henvisning på et barn som allerede er klient, registreres henvisningen inn på barnet, men det må uansett opprettes ny sak der det IKKE legges til saksbehandler.
- Tast inn fødselsnummer og hent opp personen fra folkeregisteret.
- Hak av «hent foreldre sammen med klienten».
- Trykk «Opprett som klient».
- Sjekk at opplysninger om klient, mor og far stemmer med det som står i henvisningen og fyll inn telefonnummer, tilhørighet og nasjonalitet/språk.
- Hak av på «nei, ikke mottatt samtykke». Dersom det er krysset av ja, skal du registrere ja til mottatt samtykke.
- Saksbehandlerfeltet skal stå blankt.
- Nå kommer du til «velg sak» - da trykker du på «opprett sak».
- Velg sakstype – oppfølgingssak.
- Velg team – alle.
- Det skal IKKE legges inn saksbehandler.
- Trykk «opprett sak».
- Nå kommer du tilbake til postregistreringa.
- Velg Henviser – Organisasjon – velg den som kommer opp.
- Det skal IKKE legges inn saksbehandler.
- Trykk på «registrer post i saken».

Dersom det er flere foresatte registrert i skjemaet, f.eks. fosterforeldre, skal disse legges inn på klintens relasjoner. Det gjør du på klientens kort.