Opp ett nivå

Rutine samhandling og arkivering i fagsystemet Visma Flyt SAMPRO

Formål

Skal sikre at viktig forvaltningsmessig dokumentasjon blir ivaretatt og behandlet på forskriftsmessig vis i forbindelse med spesialpedagogiske tiltak i barnehage og grunnskole og individuell plan.

Lovhjemmel

Lov om barnehager § 31 (barnehageloven)
Lov om grunnskolen og den videregåande opplæringa §§ 4A-2 og 5-1 (opplæringslova)
Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. § 7-1 (helse- og omsorgstjenesteloven)
Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator § 4 (forskrift om habilitering og rehabilitering)
Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)
Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentleglova)
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
Lov om arkiv (arkivlova)
Forskrift om offentlege arkiv
Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift)

Systemløsning

Visma Flyt SAMPRO er et samhandlingsverktøy for planbasert samhandling i skyen. SAMPRO har pr. dags dato tofaktor-innlogging. Det planlegges overgang til Nivå 4 pålogging i løpet av våren-21.

Fagsystemet er en løsning for utarbeidelse og evaluering av plantypene IP (individuell plan), IOP (individuell opplæringsplan i ordinær grunnskole og grunnskole for voksne) og IUP (individuell utviklingsplan for barnehage), samt kommunikasjon, møteinnkalling og skrive møtereferat mellom deltakerne i planene.

Det er ikke mulig å sende post, dvs. ingen SvarUT eller SvarINN-tjeneste, og det er ikke postjournal i fagsystemet.

SAMPRO ble tatt i bruk i løpet av høsthalvåret 2009, da uten arkiveringsmuligheter. Fram til overgang til elektronsik arkiv skrives avsluttet planer ut, slettes i SAMPRO og arkiveres i papirbasert klientmapper (objektarkiv), jf. gjeldende arkivrutiner. De planen som er aktive blir med over i ny digital arkivløsning og arkiveres der.

Fra 01.04.2021 vil SAMPRO arkiveres i skyløsningen Visma Samhandling Arkiv (VSA). Arkivsystemet er en godkjent NOARK 5-løsning. De elektroniske klientmappene er klassifisert og arkivert etter fødselsnummer.

Lokal superadministrator og lokal administrator (systemadministrator) for Visma Flyt SAMPRO er organisert under Oppvekst og familie. Arkivleder og systemadministrator har tilgang til Visma Samhandling Arkiv.

Periodisering og deponering av fagsystem og objektarkiv

Periodisering og deponering av objektarkivet skal gjøres til IKA Trøndelag. Avsluttede mapper deponeres hvert 4.år. Etter deponering har IKA Trøndelag har ansvaret for at arkiverte dokumenter kan hentes frem igjen ved behov.

Generelt skal det periodiseres dersom:

det gjøres store omorganiseringer
det blir tatt i bruk nytt klassifikasjonssystem (arkivnøkkel)
går over til elektronisk arkivsystem
eller ved overgang til annet elektronisk system eller leverandør

Periodisering av fagsystem og objektarkiv skal behandles etter § 13 i forskrift om offentlege arkiv og kapittel 4 i riksarkivarens forskrift.

Avlevering eller deponering skal behandles etter § 20 i forskrift om offentlege arkiv og kapittel 5 og 6 i riksarkivarens forskrift.

Digital signatur

Det er ikke av digital signatur i fagsystemet SAMPRO.

Beskrivelse for samhandling og arkivering i SAMPRO

Opprette og utarbeide mål og aktiviteter i IUP og IOP.
Opprette og utarbeide IP.
Evaluere mål og aktiviteter.
Sende møteinnkallinger og meldinger, samt skrive møtereferat.
Skrive ut IUP, IOP og IP ved forespørsel fra planeier eller andre i ansvarsgruppa.
Utarbeide og redigere maler utarbeidet spesielt for kommunen.
Gi tilganger til aktuelle deltakere. Tilganger i SAMPRO defineres ut fra tildelt rolle.
Dokumentene produsert i SAMPRO konverteres til godkjent arkivformat (PDF-fil) ved arkivering. Arkivering skjer manuelt ved å trykke på arkivsymbolet.

Tilganger og rettigheter

Tilgang til rollen Lokal superadministrator gis av Visma Support og må rekvireres av kommunen i det enkelte tilfellet. Pr. 01.04.2021 har systemansvarlig både rollen lokal Superadministrator og lokal administrator.

Rollen koordinator gis av systemansvarlig eller rektor, styrer eller koordinator (IP). Andre roller tildeles av koordinator etter behov.

Oversikt rettigheter ut fra rolle og plantype

Plantype:	Rolle:	Rettigheter:
	Lokal super-administrator	Gi/endre tilganger til lokal administrator
	Lokal administrator	Gi/endre tilganger til koordinator Administrere rettigheter til rollene, dvs. hvem kan lese, gjøre endringer, legge til og slette deltakere, slette, skrive ut og/eller arkivere Lage maler og planinnhold i de ulike planene Lage og skrive ut rapporter
IOP og IUP	Koordinator	Opprette ny plan Legge til og slette deltakere Lese, endre, legge til og slette Skrive ut Arkivere
	Elev	Lese Kommentere
	Foresatte/ pårørende	Lese Kommentere
	Lærer	Lese, endre og legge til Kommentere
	Andre	Lese Kommentere
IP	Koordinator	Opprette ny plan Legge til og slette deltakere Lese, endre, legge til og slette Skrive ut Arkivere
	Planeier	Lese, endre og legge til Kommentere
	Foresatt/ Pårørende	Lese, endre og legge til Kommentere
	Tjenesteyter	Lese, endre og legge til Kommentere
	Andre	Lese, endre og legge til Kommentere

Ansvar

Det formelle ansvaret for at arkivordningen er tilfredsstillende, dvs. informasjonsflyt, tilgjengelighet, sikkerhet og gjenfinning, er kommunedirektørens overordnede ansvar.

I Grong kommune er arkivtjenesten plassert på servicekontoret. Det daglige ansvaret har arkivleder.
Arkivleder har ansvaret for alle arkivene i Grong kommune.

Fordeling av ansvar i fagsystemet

Rolle:	Ansvar:
Systemadministrator	Gi/endre og ajourføre tilganger i fagsystemet iht. roller og ansvar i SAMPRO IUP, IOP og IP Administrere rettigheter til de ulike rollene Lage og revidere maler Lage og revidere rutiner for bruk av fagsystemet og arkivering Opplæring Overordnet ansvar for arkivet sammen med arkivleder.
Styrer (IUP) og rektor (IOP)	Levere en oppdatert oversikt med hvem som skal ha rollene koordinator 1 og koordinator 2 til systemadministrator innen oppstart i august Opprette/oppdatere, arkivere og avslutte avdelingens planer Legge til koordinator (IUP/IOP) i planene Ajourføre deltakerlisten i planene Kvalitetssikre innholdet i IUP/IOP/halvårs- og årsrapport Skrive ut IUP/IOP, halvårs- og årsrapport ved behov Arkivere 3 ganger i året Ha forsvarlig saksbehandling i henhold til gjeldende lovverk og rutiner
Koordinator (IUP/IOP)	Utarbeide mål for de spesialpedagogiske tiltakene Evaluere målene Legge til og ajourføre deltakere fortløpende i planene Ha forsvarlig saksbehandling i henhold til gjeldende lovverk og rutiner
Koordinator (IP)	Gi beskjed til lokal administrator når koordinator fratrer rollen som koordinator Opprette/oppdatere IP, kartlegge og utarbeide/evaluere mål i samarbeid med bruker Legge til deltakere i planene Ajourføre deltakerlisten i planene Kvalitetssikre innholdet i IP Skrive ut IP ved behov Arkivere 2 ganger i året og alltid når IP er Arkivere og avslutte IP når den ikke lenger er aktiv Ha forsvarlig saksbehandling i henhold til gjeldende lovverk og rutiner

Kontroll og kvalitetssikring

Det er styrer/rektor (IUP og IOP) og koordinator (IP) som utfører kontroll og kvalitetssikrer innholdet i planene og sørger for at de er riktige. Den skal skje fortløpende iht. til ansvarfordelingen, gjeldende lover og forskrifter, veiledere og kommunale rutiner.

Fram til 01.04.2021 arkiveres dokumenter produsert i SAMPRO i papirbasert arkiv. Avdelingsleder (styrer, rektor og fagleder) har ansvaret for at papirarkivet er ryddet iht. gjeldende rutiner for papirbaserte klientmapper.

Etter 01.04.2021 arkiveres dokumentene i arkivkjernen til SAMPRO. Arkivleder og systemadministrator har ansvaret for SAMPROs arkiv er ryddet og i orden i hht. lovverk og prosedyrer.

Registering og arkivering når systemet er ute av drift

Dersom SAMPRO er ute av drift skjer registering og arkivering av planene ved første mulighet når fagsystemet er oppe og gå igjen.

Innsyn

Alle dokumenter som utarbeides i SAMPRO er unntatt offentlighet, da de inneholder taushetsbelagte opplysninger som tilhører planeier (barn, elev eller voksen).

Innholdet i de ulike planene skal utarbeides i samarbeid med planeier, dvs. barns foreldre/foresatte (IUP), elever og deres foreldre (IOP) og bruker (IP). Barnehagelovens § 32 annet ledd, opplæringslovens § 5-4 tredje ledd og forskrift om habilitering og rehabilitering § 4 regulerer partenes medvirkning i utarbeidelsen av planene. Det betyr at innholdet i planen/SAMPRO skal være kjent for planeier og/eller foresatt/pårørende dersom planeier er mindreårig.

Etter en plan er avsluttet gis innsyn i arkiverte dokumenter når krav om innsyn fremmes. Krav om innsyn fremmes skriftlig og saksbehandles i avdelingens fagsystem eller kommunens sak og arkivsystem iht. gjeldende rutiner.

Ved innvilget innsyn gjennomgås papirbasert og elektronisk klientmappe for å se om det er opplysninger som ikke skal frigis i henhold til offentlighetslova og forvaltningsloven.

Oppbevaring og sikring av dokumenter

Dokumenter produsert i SAMPRO konverteres til godkjent arkivformat (pdf-fil) ved arkivering. Arkivert dokument arkiveres i Visma Samhandling Arkiv. Arkiverte dokument kan ikke endres.

Fagsystemet har tofaktor-innlogging. Alle får et unikt brukernavn, bestående av bokstaver fra både for- og etternavn, passord og mobilnummer registreres for bruk ved pålogging. Med tilgangen følger et ansvar for å beskytte innholdet i planen mot innsyn fra uvedkommende. Det gjøres ved å ajourføre deltakere i planen fortløpende, samt låse pc, ipad og/eller telefon når en ikke er til stede og ikke dele brukernavn og passord.

Systemansvarlig har ansvaret for å ajourføre hvem som har tilganger/rettigheter fortløpende, gi opplæring og skape bevissthet rundt informasjonssikkerhet.

Kvalitetsmål

Grong kommune har et fagsystem som sikrer at forvaltningsmessig dokumentasjon blir ivaretatt og behandlet på forskriftsmessig vis.

Evaluering

Evaluering av rutiner for arkivering i fagsystemet Visma Flyt SAMPRO gjennomføres årlig.

Utarbeidet 17.03.2021 av Camilla Edvardsen Formo (systemansvarlig)