Formål

Skal sikre at viktig forvaltningsmessig dokumentasjon blir ivaretatt og behandlet på forskriftsmessig vis.

Grunnlag

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven) Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven).
• Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentleglova) Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
• Lov om arkiv (arkivlova) Forskrift om offentlege arkiv.
• Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift)

Systemløsning:

• Visma Velferd er et elektronisk fagsystem for NAV Indre Namdal sosialtjenesten. Systemet har fra 16.10.2020 godkjent NOARK-kjerne (Visma Samhandling Arkiv).
• Visma Velferd ivaretar sentrale funksjoner for saksbehandling og oppfølging av saker for klienter i NAV Indre Namdal sosialtjeneste.
• Systemet har elektroniske klientmapper klassifisert (arkivert) etter fødselsnummer og alle dokumenter opprettes og journalføres i den enkelte klients mappe.
• Fram til 16.10.2020 var det papirbasert klientarkiv (objektarkiv) som er gjeldende arkiv.
• Full oversikt over saksbehandlingen vises i egen postjournal.
• Systemadministrator for Visma Velferd er organisert under NAV Indre Namdal sosialtjenesten

ESA er Grong kommunes sak-/arkiv system og skal ta for seg all dokumenthåndtering og arkivering for kommunal forvaltning. I ESA ivaretas journalføring og arkivering av e-post, korrespondanse og andre saksdokumenter i henhold til lovpålagte krav. Sak-/arkivsystemet benyttes kun for generelle administrative formål og korrespondanse som ikke er knyttet til person/klientsak

Periodisering og avlevering eller deponering av fagsystem og objektarkiv

Periodisering og deponering av fagsystem skal gjøres til IKA Trøndelag ved overgang til elektronisk arkiv. Deretter skal avsluttede mapper deponeres ved hvert årsskifte.

Objektarkivet ryddes og klargjøres for deponering. Skal deponeres når det er 25 år siden avsluttet arkiv. NAV lager en 3-år plan for rydding av objektarkivet. Ved avslutning av klientmapper i papirbasert arkiv skal mappen ryddes for bla. binders, plastomslag og annet som ikke er arkivverdig

Generelt skal det periodiseres dersom:

• det gjøres store omorganiseringer
• det blir tatt i bruk nytt klassifikasjonssystem (arkivnøkkel)
• går over til elektronisk system
• eller ved overgang til annet elektronisk system eller leverandør

Periodisering av fagsystem og objektarkiv skal behandles etter § 13 i forskrift om offentlege arkiv og kapittel 4 i riksarkivarens forskrift.
Avlevering eller deponering skal behandles etter § 20 i forskrift om offentlege arkiv og kapittel 5 og 6 i riksarkivarens forskrift.

Digital signatur

Grong kommune benytter seg av digital signatur i fagsystemet Velferd.

Beskrivelse for behandling og arkivlegging av post

• Dagens post hentes i postboks og i postkasser ved inngangsdør og i servicesenter, som skannes inn i Velferd.
• Frankering av post gjøres av NAV Indre Namdal.
• NAV Indre Namdal sosialtjeneste åpner og stempler brevene med mottatt dato. Journalføring av inngående dokumenter utføres hos enheten
• E-poster som kommer direkte til <epostadresse> eller direkte til saksbehandler, og som inneholder sensitive opplysninger, skal ikke videresendes pr. e-post
• KS Svar inn og svar ut benyttes for elektronisk post. Ved ferdigstilling av saker sendes dokumentet til arkivkjernen som deretter sender ut med Svar ut.
• Digisos er digital søknad om sosialhjelp er en selvbetjeningsløsning der brukeren får tilpasset veiledning underveis. Innlogging skjer med bankID på NAV sine nettsider. Søknad kommer da inn i fagsystemet Velferd digitalt.
• All annen arkivverdig, administrativ post/e-post som ikke skal i Velferd oversendes Servicekontoret for journalføring i sak/arkivsystemet.
• Dokumentene som produseres i Velferd konverteres automatisk til godkjent arkivformat.

Ansvar

Det formelle ansvaret for at arkivordningen er tilfredsstillende, dvs. informasjonsflyt, tilgjengelighet, sikkerhet og gjenfinning er kommunedirektørens overordnede ansvar.

• I Grong kommune er arkivtjenesten plassert på servicekontoret. Det daglige ansvaret har arkivleder.
• Arkivleder har ansvaret for alle arkivene i Grong kommune, mens fagansvarlig har ansvar for registrering, saksbehandling og journalføring i  fagsystemene. Mer om ansvarfordeling https://grong.arkivplan.no/content/view/full/491439

Definering av ansvar jf. riksarkivarens forskrift § 3-2.2 d, e og f og 3-6.2

Fagansvarlig

• har ansvar for NAV sitt arkiv og at det er ryddet og i orden i hht. lovverk og prosedyrer.
• har ansvar for å lage og oppdatere rutiner for dokumenthåndtering og arkiv.
• Fordeling av dokumenter
• Avskriving og ferdigstillelse av dokumenter
• Avdelingens reserverte/ikke ferdigstilte dokumenter
• Kvalitetssikring av journalen

Saksbehandler:

• Journalføring og skanning av inngående post, også e-post og organinterne dokumenter
• Retting av journalførte journal og arkivopplysninger
• Er ansvarlig for forsvarlig saksbehandling i henhold til gjeldene lovverk og prosedyrer.

Systemadministrator for Velferd:

• Opprette og ajourholde brukertilganger i fagsystemet

Kontroll

Kontroll og rydding av saker/mapper i papirbasert arkiv hos NAV Indre Namdal sosialtjenesten skjer når saker/mapper skal avsluttes. Ved evt. krav om innsyn gjennomgås mappen for å se om det er opplysninger som ikke skal frigis.

Utover dette er det følgende kontroller i fagsystemet Velferd

Definering av kontroll jf. riksarkivarens forskrift § 3-2.2 d og f og 3-6.2

Saksbehandler:

• At adresseregisteret er oppdatert (sjekkes mot folkeregisteret)

Rettigheter/Tilganger

Tilgang til Visma Velferd gis saksbehandlere og merkantil i NAV Indre Namdal sosialtjeneste

Definering av rettigheter/tilganger jf. riksarkivarens forskrift § 3-2.2 a og b og 3-6.2

Enhetsleder:

• Journalføring og skanning av inngående post, også e-post og organinterne dokumenter
• Retting av journalførte journal og arkivopplysninger
• Fordeling av dokumenter
• Avskriving og ferdigstillelse av dokumenter
• Avdelingens reserverte/ikke ferdigstilte dokumenter
• Opprette og skrive dokumenter
• Til å lese dokumenter
• Vurdering av spørsmål om offentlighet
• Registrering av unntatt offentlighet og riktig hjemmel

Fagansvarlig:

• Fordeling av dokumenter
• Avskriving og ferdigstillelse av dokumenter
• Avdelingens reserverte/ikke ferdigstilte dokumenter
• Opprette og skrive dokumenter
• Til å lese dokumenter

Saksbehandler:

• Journalføring og skanning av inngående post, også e-post og organinterne dokumenter
• Retting av journalførte journal og arkivopplysninger
• Opprette og skrive dokumenter
• Avskriving og ferdigstillelse av dokumenter
• Avdelingens reserverte/ikke ferdigstilte dokumenter
• Til å lese dokumenter
• At adresseregisteret er oppdatert (sjekkes mot folkeregisteret)

Merkantil:

• Journalføring og skanning av inngående post, også e-post og organinterne dokumenter
• Til å lese dokumenter
• Opprette og skrive dokumenter

Systemadministrator for Velferd:

• Opprette og ajourholde brukertilganger i fagsystemet

Journalføring ved system ute av drift

Dersom elektroniske system er ute av drift i mer enn 3 virkedager må journalføring skje manuelt. Ved manuell journalføring skal innbundet bok i A4 format benyttes.

Følgende opplysninger skal være med:

• Mottatt dato
• Journalføringsdato
• Saks- og dokumentnummer (i papirbasert journal)
• Navn på avsender eller mottaker
• Opplysninger om saken/dokumentet (emnet)
• Datering av dokumentet
• Arkivkode
• Enhet og saksbehandler
• Offentlighetsvurdering med hjemmel for unntak

Den papirbaserte arkivdanningen journalføres så snart elektronisk system er tilbake i drift. Jf. riksarkivarens forskrift § 3-2.2 g

Klage på enkeltvedtak

Ved klage på enkeltvedtak plikter NAV Indre Namdal sosialtjenesten å bistå med veiledning jf. lov om sosiale tjenester i NAV kapitel 5 § 47.

Formålet med veiledningen skal være å gi parter og andre adgang til å ivareta sine rettigheter på en best mulig måte.

Enkeltvedtak kan påklages til fylkesmannen jf. lov om sosiale tjenester i NAV, kapitel 5 § 47

Klage på enkeltvedtak fattet av NAV Indre Namdal sosialtjenesten skal behandles og arkiveres i Visma Velferd U(VSA) på klientens mappe

Innsyn

Saksdokument, journaler og liknende register for organet er åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov. Krav om innsyn kan fremsettes av hvem som helst jf. offentleglova § 3

En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. Dersom en mindreårig er part i saken og blir representert av verge, gjelder dette også den mindreårige selv. Retten til innsyn gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken. En mindreårig under 15 år skal ikke gjøres kjent med opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt.

Når det er adgang til å gjøre unntak fra innsyn, skal forvaltningsorganet likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn. Innsyn bør gis dersom hensynet til parten veier tyngre enn behovet for unntak jf. forvaltningsloven § 18

Avslag på krav om innsyn skal være skriftlig. Blir krav om å få gjøre seg kjent med et bestemt dokument eller opplysning avslått, skal parten gjøres kjent med bestemmelsen som ligger til grunn for avslaget og hvilket ledd og hvilken bokstav i bestemmelsen som er brukt. Avslaget skal opplyse om retten til å klage.

Den som har satt fram kravet, kan påklage avslaget. Fylkesmannen er klageinstans når avslaget er truffet av kommunalt organ jf. forvaltningslovens § 21

Krav om innsyn skal behandles og arkiveres i Visma Velferd på klientens mappe

Kvalitetsmål

Grong kommune har et system som sikrer at forvaltningsmessig dokumentasjon blir ivaretatt og behandlet på forskriftsmessig vis.

Evaluering

Årlig evaluering av rutiner for post og arkivlegging i fagsystemet Visma Velferd sosialtjeneste

Evy Bergin

Leder Nav Indre Namdal