|
|
Grong kommune – kommuneadministrasjonen
|
| RUTINENS NAVN:
|
Behandling av inngående og utgående post - revidert 01.03.2012
|
| RUTINENS FORMÅL:
|
Sikre forsvarlig behandling av post.
|
|
|
Saksbehandlerprogram " kontor 2000"tatt i bruk av Grong kommune fra 01.01.2003.
|
| NR
|
TILTAK
|
ANSVARLIG
|
| 1
|
Post hentes inne på post - i - butikk og i interne postkasser kl 09.00.
|
Servicekontoret (SK) - postansvarlig
|
| 2
|
All post som sammen med eventuell brev som ligger over fra dagen før, grovsorteres. Ikke arkivverdig post skilles ut fra arkivverdig post og distribueres direkte til saksbehandlere og avdelinger i posthyllene i servicekontoret. Personlig adressert post ( navn først) med unntak av når det er inngått avtale om at postansvarlig kan åpne slik post, leveres direkte til adressaten. Post adressert med kommunens navn først v/NN er å betrakte som post til kommunen og skal følgelig åpnes og registreres i arkivtjenesten. Unntatt Post til politikerne journalføres på ordføreren Post til økonomienhet, kemner blir levert uåpnet direkte i posthylle. De er selv ansvarlig for å returnere journalverdig post til SK. Post til Helse- og omsorgstunet, legekontoret hentes direkte på postkontoret av sekretær. De er selv ansvarlig for å returnere journalverdig post til SK. Klientpost journalføres i fagsystem "Profil" eller "WinMed".Post til Indre Namdal Barneverntjeneste og sosialtjenesten blir levert uåpnet direkte i posthylle. De er selv ansvarlig for å returnere journalverdig post til SK. Klientpost journalføres i eget fagsystem Anbud – mottas i SK, og tas vare på til anbudsfristen utgår. Leveres uåpnet til saksansvarlig med påført datostempel og signatur. All arkivverdig sakspost skal journalføres i ESA8/NOARK5 ( sak og arkiv ). Alle dokumenter skal knyttes til en arkivsak. Arkivsaken skal identifisere hva saken gjelder, og journalposten skal identifisere hva dokumentet gjelder. Grong kommune praktiserer fullført saksbehandling, dvs. at samme arkivsak skal brukes under saksbehandlingen uavhengig av hvem som er saksbehandler. Saken arkiveres der den ble opprettet. Saksansvarlig sluttfører saken og sender ut vedtak til gjeldende parter.Journalposten skal registreres med de opplysningene som inngår i stemplet. I tillegg skal følgende registreres:
|
SK/Postansvarlig
|
| 3
|
E-post og telefax skal behandles som andre mottatte papirdokument.Saksbehandler har ansvar for at arkivverdig E-post/telefax sendes/leveres til journalføring, enten ved overlevering av papirdokument eller via mail-adresse postmottak@grong.kommune.no med beskjed om journalføring
|
SK/Postansvarlig/saksbehandler
|
| 4
|
Hvis post som er adressert til kommunale virksomheter innenfor lukkede system (klientforhold) åpnes feilaktig, legges den tilbake i konvolutten. Konvolutten dateres og signeres av den som åpnet posten og brevet sendes umiddelbart til fagavdelingen.
|
SK/Postansvarlig
|
| 5
|
Post levert direkte til saksbehandler skal snarest mulig leveres til SK til journalføring.
|
Saksbehandler
|
| 6
|
Arkivbegrensning skal gjennomføres i forbindelse med postbehandlingen jfr. arkivplan for Grong kommune. *Arkivbegrenses skal bl.a. - trykksaker og off. Publikasjoner – skapt av andre.alle kursinvitasjoner rundskriv skapt av andre utskrifter fra andre organ høringsdokument som ikke blir besvart generalforsamlingsdokument, innkalling og referat brev fra ulike instanser som følgebrev til ulike rapporter tilbud materiale som ikke har dokumentasjonsverdi.
|
|
| 7
|
Rundskriv skal i utgangspunktet ikke registreres som inngående dokument.Rundskriv som skal bevares (som krever behandling) fra kommunens side skal registreres som inngående dokument knyttet til arkivsak.
|
SK/Postansvarlig
|
| 8
|
Journalføring:Når posten er sortert skal arkivverdige dokument journalføres og skannes. Inngående post stemples. Stempelfarge skal være rødt. Ved journalføring påføres: arkivkode, dato for mottak, dato på brev, saks/dokument tittel, saksbehandler, kopimottakere og avsender. Er det opprettet tidligere sak, blir brevet knyttet til saken. Tittelfeltet må være godt tilpasset innholdet i dokumentet som registreres. Ikke kopier tittelfeltet i saken på journalpostenDersom det ikke er opprettet sak fra før, opprettes ny sak. Journalposten blir påført saksbehandler, er saksbehandler ukjent, blir journalposten fordelt til nærmeste leder. LEDER kan fordele sak til rette saksbehandler.
|
Postansvarlig Leder
|
| 9
|
Gradering: Konfidensiell post stemples med eget rødt stempel merket Unntatt offentlighet, hjemmel for unntaket skal påføres.Sending av gradert post-materiale internt i kommunene skal skje i lukket konvolutt. Anses dokumentet som unntatt off. settes graderingskode på av arkivtjenesten. Saksbehandler har ansvar for å offentlighetsvurdere og sjekke graderingskode.Påført graderingskode er kun et forslag. Graderingen må vurderes både på saksnivå og på journalpostnivå.
|
Postansvarlig/saksbehandler
|
| 10
|
Straks posten er ferdig registrert i ESA8"Kontor 2000"/NOARK5, legges originalene i mappen "dagens post". Post unntatt offentlighet legges i egen mappe med farget framside. Posten sammen med annen "ikke journalførte skriv", leveres til rådmannen som er ansvarlig for fordelingen. I tilfelle rådmannen ikke er til stede, er personalsjefen ansvarlig. Videre etter han, den av rådmannsteamet som er tilstede. Rådmannen returnerer postmappe med originalene og postlista til SK der eventuelle endringer er påtegnet. Målsetting: saksbehandler skal få sin post kl 14.00
|
PostansvarligRådmannen
|
| 11
|
Skanning av post. Når journalført post er godkjent, skannes dokumentene. Ved større dokument (høringer, kart, etc.), skannes selve brevet på kopimaskina og større originaler skannes ved spesialskanneren.
|
Postansvarlig
|
| 12
|
SK v/postansvarlig kvalitetssikrer postlisten før utsendelse og foretar nødvendige endringer i post-journalen før den overføres til Grong kommunes hjemmeside. Den offentlige postlisten skal være slik at den gir en oversikt over alle inn- og utgående brev (dagens inngående journalposter og gårsdagens utgående journalposter). Utlagt postjournal skal være identisk med postjournal i ESA8/NOARK5 Ved henvendelse fra media leveres off. dokument direkte fra SK. Forespørsel vedr. dokumenter som er unntatt offentlig vurderes av SK, oppstår noen som helst tvil, oversendes innsynskravet til saksbehandler for vurdering. Dette også for å informere saksbehandler om at det er stilt innsynskrav til hans/hennes sak.
|
SK- postansvarlig
|
| 13
|
Egen rutine for utlegging av offentlig post som ikke legges ut på nettet er utarbeidet av IKT Indre Namdal IKS
|
SK
|
| 14
|
Fordeling Post som er unntatt offentlighet (originaler), ansettelser, søknader og permisjoner legges direkte til fordeling til saksbehandler personal i. Arkiveres personalarkiv. Ordinær post / originaldokumenter oppbevares i esker datert fortløpende i arkivskap i 2 mnd. etter journalføring. Makuleres deretter. Byggesaker, kartforretninger m.m. Originaldokument leveres saksbehandler. Arkiveres i eiendomsarkiv/bedriftsarkiv.
|
SK- postansvarlig
|
|
|
|
|
