ORGANISASJONSPLAN FOR GRONG KOMMUNE - EIENDOMSFORVALTNING Vedtatt i administrasjonsutvalget i møte den 17.12.2009, sak 03/2009.

INNHOLDSFORTEGNELSE

1.0 INNLEDNING 3

2.0 PROSESS 4

3.0 MÅL 4

4.0 ALTERNATIVE ORGANISASJONSMODELLER 4

4.1 EIENDOMSFORVALTNING 5

5.0 BEMANNINGSPLAN 7

5.1 BEMANNINGSPLAN PER 01.01.2009 7

6.0 STILLINGSBESKRIVELSER - ARBEIDSFORDELING 8

7.0 RELASJON TIL DRIFTSAVDELINGEN 16

8.0 UTVIKLING AV KOMMUNALE BYGG OG BOLIGER 16

9.0 ØKONOMI 16

10.0 IVERKSETTING 17

1.0 INNLEDNING

I planarbeidet legges det inn følgende forutsetninger:

• Det skal utarbeides en plan som tar sikte på en samlet tjeneste med ansvar for eiendomsforvaltningen i Grong kommune
• Denne prosessen må sees i sammenheng med arbeidet innenfor Seksjon for plan, eiendom og bygg (PEB) og Kommunalteknikk
• I henhold til gjeldene organisasjonsplan, vedtatt 03.12.2002, f.sak 98/02, ble følgende hovedoppgaver for PEB skissert i planen:

Hovedarbeidsoppgavene vil være forvaltning av trygdeboliger, utleieboliger, festeområder, byggesaksbehandling og byggeledelse. Videre omfattes drift, forvaltning, vedlikehold bygningsmasse (herunder skole, institusjoner, barnehager, samfunnshus, idrettshall og idrettsanlegg), samt arealplan, oppmåling, kart og GIS.

Siste strekpunkt er retningsgivende for arbeidet.

Grong, 28. oktober 2009

Svein Helland Tore Kirkedam

Rådmann Personalsjef

2.0 PROSESS

Løsninger som anbefales av rådmannen, er i all hovedsak basert på omforente tiltak i dialog mellom ledere/ansatte/tillitsvalgte innen eiendomsforvaltningen og rådmannen.

Det har vært avholdt følgende samling/møter med nedsatt arbeidsgruppe:

q 17.02.2009 (berørte ledere, ansatte og tillitsvalgte)

q 24.03.2009 (berørte ledere, ansatte og tillitsvalgte)

q 30.04.2009 (berørte ledere, ansatte og tillitsvalgte)

Berørte ledere og ansatte er: Seksjonsleder Thor Aage Nesser, alle vaktmestere og renholdere. Tillitsvalget: Fagforbundet v/ HTV Cathrine Hansen.

I tillegg har det vært avholdt møte med avdelingsledere ved Harran og Bergsmo Oppvekstsenter, Grong Helse- og Omsorgstun og Grong barne- og ungdomsskole den 29.05.2009.

Rådmann har vært prosessleder og personalsjef har vært sekretær for arbeidet med organisasjonsplanen.

3.0 MÅL

Målene for organisasjonsplanen, det vil si at målene med en gjennomgang av organiseringen av eiendomsforvaltningen er:

• Bedre samarbeid
• Bedre utnyttelse av ressursene
• Bedre service og kvalitet overfor brukere
• Bedre arbeidsmiljøet
• Redusere sårbarheten ved fravær
• Lettere å få støtte ved utføring av enkelte oppdrag
• Bedre utnyttelse av kompetansen (spisskompetansen)

4.0 ALTERNATIVE ORGANISASJONSMODELLER

Innledningsvis ble det foretatt en sondering om følgende alternative modeller for organisering:

• Opprettholdelse av nåværende struktur, det vil si at enkelte bygg er underlagt PEB og enkelte bygg underlagt andre avdelinger (bl.a. oppvekstsenterne, GBU, Grong helse og omsorgstun)
• Ny modell der all forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg og anlegg samles i en felles enhet.

Anbefalingen fra arbeidsgruppen er entydig og er i tråd med intensjonen i tidligere organisasjonsplan for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg og eiendommer, der det anbefales en samordnet enhet innen forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg og anlegg.

Forutsetninger for å lykkes er:

• Tilstrekkelig ledelseressurs
• En vaktmester/renholder skal være ansvarlig for ett eller flere bygg
• Tilstøtende utearealer til hvert enkelt bygg er vaktmester ansvarlig for.
• Stillingsbeskrivelser må utarbeides for å klargjøre vaktmester/renholderens oppgaver

Rådmannens anbefaling:

På bakgrunn av en klar anbefaling fra arbeidsgruppen, utredes kun ett alternativ – Ny modell med en samordning av all forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg og anlegg i en felles enhet.

4.1 EIENDOMSFORVALTNING

Eiendomsforvaltningen organiseres etter prinsippet skissert under.

Kommentarer til modellen:

• Ledelse av de ulike vaktmestere/ledende renholder ivaretas etter en nærmere beskrivelse og ansvarsfordeling av de to overordnede stillingene innenfor bygg og eiendom (fremgår av plan for Teknisk seksjon). Der den ene er hovedansvarlig skal den andre være reserveperson.
• Det etableres en ny ressurs som ledende renholder. Ansvaret tillegges eksisterende renholdsressurs og oppgaver beskrives nærmere i stillingsbeskrivelsen.
• Stillingsressursene for de ulike bygg fremgår av bemanningsplanen og stillingsbeskrivelsene, jf. kap. 5 og 6.

Rådmannens anbefaling:

Organisatorisk foreslås det at all eiendomsforvaltning i Grong kommune samles under Teknisk seksjon, slik det fremgår av modellen ovenfor. Det overordnede økonomiske og administrative ansvar for eiendomsforvaltningen tillegges Teknisk seksjon. To stillinger innenfor teknisk seksjon gis det daglige oppfølgingsansvar for eiendomsforvaltningen.

Arbeidsdelingen mellom stillingene, skal preges av fleksibilitet, og fremgår av egen organisasjonsplan for Teknisk seksjon, som per tiden er som følger:

q Forvaltning drift og vedlikehold av kommunale bygg (store)

q Forvaltning drift og vedlikehold av idrettsanlegg

q Økonomiansvar innenfor fagområde

q HMS – internkontroll og rutineutvikling

q Medarbeidersamtaler

q Energi (inkl. rapportering)

q Bygge- og vedlikeholdsprosjekt

q Prosjektledelse/byggeledelse

q Oppfølging og informasjon til leietakere

q Personalansvar for renholdere og vaktmestere

q Oppfølging byggherreforskrift

q Kontaktperson friområder og kommunale eiendommer for øvrig

q Eiendomsutvikling

q Saksbehandling innenfor fagområdet

q Utvikling innenfor fagområdet

q Veiledning/rådgivning innenfor fagområdet

q Deltakelse i mellomlederforum

q Reserveperson for den andre stillingen innen bygg og eiendom

q Øvrige oppgaver etter overordnedes bestemmelse

q Saksbehandling innen fagområdet – tomtetildeling innenfor regulert område

q Grunnerverv, herunder kontrakter, avtaler, rutiner for anvisning av festeavgifter, regulering av festeavgifter osv (overføres etter egen avtale)

q Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale boliger

q Forretningsfører boligstiftelsen

q Utvikling og implementering av FDV-verktøy

q Internkontroll og rutineutvikling

q Oppfølging byggherreforskrift

q Eiendomsutvikling

q Økonomiansvar innenfor fagområdet

q Utvikling innenfor fagområdet

q Veiledning/rådgivning innenfor fagområdet

q Reserveperson for den andre stillingen innen bygg og eiendom

q Energi

q Bygge- og vedlikeholdsprosjekt

q Oppfølging og informasjon til leietakere

q Øvrige oppgaver etter overordnedes bestemmelse

5.0 BEMANNINGSPLAN

5.1 BEMANNINGSPLAN PER 01.01.2009

Dagens bemanningsplan er som følger:

Stillingsbetegnelse: Stillingsandel: St.kode: Merknad:

Renholdere/renholdsoperatører 1077 % 7210/6986

Fagarbeidere/vaktmestere 625 % 6541/7517 50 % ut 2009

Rådmannens anbefaling:

Jeg foreslår følgende bemanning gjeldende fra og med 01.01.2010:

Stillingsbetegnelse: Stillingsandel: St.kode: Merknad:

Ledende renholder 20 % 7003

Renholdere/renholdsoperatører 1077 % 7210/6986

Fagarbeidere/vaktmestere 625 % 6541/7517 50 % ut 2009

Eventuelt nye ressurser iverksettes i henhold til årlig budsjettbehandling.

6.0 STILLINGSBESKRIVELSER - ARBEIDSFORDELING

Rådmannens anbefaling:

Prinsippet om at hver enkelt renholder og vaktmester er ansvarlig for sine bygg eller ansvarsområder skal videreføres. Ansatte har i dag flere ansvarsområder og kombinasjoner av ulike ansvarsområder skjer kontinuerlig i henhold til ordinære tilsettingsprosedyrer og rettsregler.

Effektiv kommunikasjon mellom vaktmesterne og deres ledere er viktig. Nødvendig datautstyr med oppkobling på nett må etableres.

En gjennomgang av alle oppgavene for ansatte som arbeider innen eiendomsforvaltning, har resultert i følgende forslag til oppgavefordeling:

Innledningsvis beskrives de oppgaver som alle vaktmesterne har felles innenfor hvert sitt ansvarsområde:

Fellesoppgaver – vaktmester:

• Oppfølging ENØK
• Oppfølging og vedlikehold ute- og grøntanlegg
• Internkontroll og tilsyn av eletriske anlegg
• Kontroll og tilsyn av brann- og ventilasjonsanlegg, herunder tekniske installasjoner
• Internkontroll legionella
• Varebestilling innenfor eget ansvarsområde
• Kontroll og attestasjoner av regninger eiendomsdrift
• Oppfølging og vedlikehold av bygninger, inventar og utstyr
• Flagging
• Oppfølging av HMS-tiltak
• Avfallshåndtering
• Tilrettelegging i forbindelse med boning

Grong barne- og ungdomsskole:

Vaktmesterressurs: 100 %

Stillingsbeskrivelse:

• Fellesoppgaver i henhold til ovennevnte liste
• Brannvernleder (ansvarlig brannperm, øvelser og forebyggende arbeid)
• Tilrettelegging for elever og lærere (hjelp i sløydsal, utsetting av stoler m.m. ved konserter og lignende)
• Låsing av bygningsmasse samt utdeling av nøkler og utlån av nøkler
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Renholderressurs: 348,14 %

Stillingsbeskrivelse:

Klasserom – (sløyd, formingsrom m.m):

• Støvtørking: 2-3 ganger per uke
• Søppeltømming: Hver dag
• Tavlevask: Hver dag
• Servant, papir, såpeholder: Hver dag
• Pulter og kateter: Vaskes hver dag
• Stoler: Vaskes ved behov (Settes på pulter hver dag)
• Golv: Fuktmoppe 4 ganger per uke og våtmoppe 1 gang per uke

Korridorer, trapper og reposer:

• Støvtørking av vindusposter og lignende: 2-3 ganger per uke
• Flekkfjerning på dører og glasspartier: Hver dag
• Flekkfjerning på vegger: Ved behov
• Golv: Fuktmoppe 4 ganger per uke og våtmoppe 1 gang per uke’

Kontorer, lærerværelser og lignende:

• Støvtørking: 1-2 ganger per uke
• Søppeltømming: Hver dag
• Flekkfjerning på dører og glasspartier: Hver dag
• Golv: Fuktmoppe 1-2 ganger per uke og våtmoppe 1 gang per uke

Grupperom:

• Vasking og støvtørking ved behov

Spiserom:

• Golv: Fuktmoppe 3 ganger per uke og våtmoppe 2 gang per uke

Dusjrom, toalett og garderober:

• Servant, papir, såpeholder: Hver dag
• Vasking WC: Hver dag
• Dusjer vaskes/spyles hver dag – desinfiseres 1 gang per uke
• Søppeltømming: Hver dag
• Flekkfjerning på dører og glasspartier: Hver dag
• Golv: Våtmoppe 5 gang per uke

Basseng:

• Fliser på gulv/vegger spyles: Hver dag
• Dsinfiseres 1 gang per uke

Gymnastikksal/apparatrom/sene:

• Støvtørking av vindusposter og lignende: 2-3 ganger per uke
• Vaske ribbevegger og benker: 1-2 ganger per 14 dag
• Golv: Fuktmoppe 4 ganger per uke og våtmoppe 1 gang per uke

Uteareal og trapper utvendig:

• Kostes 2 ganger per uke

Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Bergsmo Oppvekstsenter:

Vaktmesterressurs: 70 %

Stillingsbeskrivelse:

• Fellesoppgaver i henhold til ovennevnte liste

• Kontroll og bestilling/avbestilling av melk og melkeprodukter
• Henting av post og varer
• Hjelpe rengjøringspersonalet med rundvasking og boning
• Hjelpe til med rigging i forbindelse med arrangementer og lignende

• Kontroll og vedlikehold av lekeapparater
• Brannvernleder
• Bestilling/avbestilling av melk
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Renholderressurs: 100 %

Stillingsbeskrivelse:

Klasserom – (sløyd, formingsrom m.m):

• Støvtørking: 2-3 ganger per uke
• Søppeltømming: Hver dag
• Tavlevask: Hver dag
• Servant, papir, såpeholder: Hver dag
• Pulter og kateter: Vaskes hver dag
• Stoler: Vaskes ved behov (Settes på pulter hver dag)
• Golv: Fuktmoppe 3-4 ganger per uke og våtmoppe 1-2 ganger per uke
• Maskinpolering av gulv 2 – 6 ganger per år

Skolekjøkken

• Bord, stoler, benker og vasker: Hver dag
• Oppvaskbenker: Skuring en gang per uke
• Golv: Våtmoppe hver dag

Korridorer, trapper og reposer:

• Støvtørking av vindusposter og lignende: 2-3 ganger per uke
• Flekkfjerning på dører og glasspartier: Hver dag
• Flekkfjerning på vegger: Ved behov
• Golv: Våtmoppe hver dag ved behov, ellers fuktmoppe

Kontorer, lærerværelser og lignende:

• Støvtørking: 1-2 ganger per uke
• Søppeltømming: Hver dag
• Flekkfjerning på dører og glasspartier: Ved behov
• Golv: Fuktmoppe 1-2 ganger per uke og våtmoppe 1 gang per uke

Dusjrom, toalett og garderober:

• Servant, papir, såpeholder: Hver dag
• Vasking WC: Hver dag
• Dusjer vaskes/spyles hver dag – desinfiseres 2 - 4 ganger per mnd
• Søppeltømming: Hver dag
• Flekkfjerning på dører og glasspartier: Hver dag
• Golv: Våtmoppe 5 gang per uke

Gymnastikksal/apparatrom/sene:

• Støvtørking av vindusposter og lignende: 2 ganger per uke
• Golv: Våtmoppe 2- 4 ganger per måned og fuktmoppes hver dag ellers

Barnehagen:

• Søppel: Hver dag
• Bord og stoler: Hver dag
• Servant, papir, såpeholder: Hver dag
• WC: Hver dag
• Lekerom: Fuktmoppes 4 ganger og våtmoppes 1 gang per uke
• Oppholdsrom og kjøkken: Våtmoppes hver dag
• Gulv toalett og stellerom: Våtmoppes hver dag
• Stellerom og WC: Bruk bactol 2 –3 ganger per uke.
• Stelleputer: Bactol hver dag
• Flekkfjerning vegger og dører: Ved behov

Alle gulv bones ved rundvask

Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Harran Oppvekstsenter:

Vaktmesterressurs: 70 %

Stillingsbeskrivelse:

• Fellesoppgaver i henhold til ovennevnte liste

• Henting av post og varer, samt retur av papp for pressing på samvirkelaget
• Rydde barnehage og vognbu for snø
• Hjelpe til med åpning/stenging av gymsal på kveld i forbindelse med arrangementer og lignende

• Kontaktperson ved brann Harran BSS
• Boning av gulv
• Bestilling/avbestilling av melk
• Brannvernleder
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Renholderressurs: 146,66 %

Stillingsbeskrivelse:

Som Bergsmo Oppvekstsenter

Grong helse- og omsorgstun:

Vaktmesterressurs: 100 %

Stillingsbeskrivelse:

• Fellesoppgaver – se ovenfor
• Overordnet ansvar for styring av varme og ventilasjon for kommunale bygg
• Styring av varme og ventilasjon for kommunale bygg
• Brannvernleder
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Renholderressurs: 225%

Stillingsbeskrivelse:

• Utføre renhold på legekontorfløy, fysioterapiavdeling og sykeheimsavdelinger
• Renhold legekontorer med behandlingsrom 5 ganger per uke
• Renhold øvrige kontorer 2-3 ganger per uke
• Renhold fysioterapiavdeling 5 ganger per uke
• Renhold beboer-rom på sykeheimen 2-3 ganger per uke
• Renhold stuer, korridorer, fellesareal 2-5 ganger per uke
• Renhold personalrom, garderober, toaletter 2-5 ganger per uke
• Grundig støvtørking av inventar og møbler 1 gang per uke
• Støvsuging av matter, tepper og møbler 1 gang per uke
• Påfylling av tørkepapir, toalettpapir og håndsåpe ved behov
• Tømme søppel og skifte søppelposer
• Stelle og vanne blomster/planter på beboer-rom og fellesareal
• Vindusvask ca. 2 ganger per år
• Rundvask på beboere-rom ca. 1 gang per år eller ved behov (ved dødsfall/utflytting)
• Rundvask kontorer/fellesarealer ca. hvert annet år
• Boning av gulv ved rundvask
• Maskinpolering av golv 2-6 ganger per år
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Bofellesskap (Rønningen):

Vaktmesterressurs: 10 %

Stillingsbeskrivelse:

• Fellesoppgaver i henhold til ovennevnte liste
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Renholderressurs: 0 %

Omsorgsboliger Sakrimoen:

Vaktmesterressurs: 5 %

Stillingsbeskrivelse:

• Fellesoppgaver i henhold til ovennevnte liste
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Renholderressurs: 0 %

Ekker barnehage:

Vaktmesterressurs: 10 %

Stillingsbeskrivelse:

• Fellesoppgaver i henhold til ovennevnte liste
• Kontroll og vedlikehold av lekeapparater
• Brannvernleder
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Renholderressurs: 30 %

Stillingsbeskrivelse:

• Søppel: Hver dag
• Bord og stoler: Hver dag
• Servant, papir, såpeholder: Hver dag
• Gulv kontorer: Våtmoppes en gang per uke
• Gulv oppholdsrom og lekerom: Tørrmoppes hver dag
• Gulv toalett, kjøkken, stellerom, personalrom og korridorer: Våtmoppes hver dag
• Stellerom, liggematter og WC: Desinfiseres hver dag.
• Støvtørking og flekkfjerning vegger og dører o.a.: Ved behov
• Støvsuging av møbler: Ved behov

• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Rønningen barnehage:

Vaktmesterressurs: 10 %

Stillingsbeskrivelse:

• Fellesoppgaver i henhold til ovennevnte liste
• Kontroll og vedlikehold av lekeapparater
• Brannvernleder
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Renholderressurs: 40 %

Stillingsbeskrivelse:

Som Ekker barnehage

Harran Bo- og Servicesenter:

Vaktmesterressurs: 35 %

Stillingsbeskrivelse:

• Fellesoppgaver i henhold til ovennevnte liste
• Henting og bringing av klær til og fra vaskeriet til HBSS. (som regel 2 ganger i uka)
• Tilsyn og vedlikehold av de 2 adkomstveier til HBSS og Sakrimoen
• Ansvar og attestasjon for inn og utlevering av nøkler til HBSS
• Grøntanlegg og avfallshåndtering ved Harran Torg i sommerhalvåret
• Mottak og fordeling av matvarer til kjøllager og frys (annenhver uke)
• Vasking og rengjøring av kjøkkenmatter ukentlig.
• Kontakperson ved brann HBSS
• Brannvernleder
• Bestilling av reholdsmidler
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Renholderressurs: 0 %

Kommunehuset:

Vaktmesterressurs: 25 %

Stillingsbeskrivelse:

• Fellesoppgaver i henhold til ovennevnte liste
• Bistå biblioteket med vaktmestertjenester inne i lokalene (egen vaktmester har ansvar for utvendig vedlikehold)
• Hente og bringe mopper til/fra Rønningen og Ekker barnehage
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Renholderressurs: 80 %

Stillingsbeskrivelse:

• Toalett, ganger, møterom og kantina: Hver dag
• Tøm avfall: Hver dag
• Kontorer: En dag per uke
• Støvtørking og flekkfjerning vegger og dører o.a.: Ved behov

• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Bibliotek:

Renholderressurs: 16 %

Stillingsbeskrivelse:

• Toalett, ganger, rom: Ved behov
• Tøm avfall: Ved behov
• Kontorer: Ved behov
• Støvtørking og flekkfjerning vegger og dører, reoler, bøker o.a.: Ved behov
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Gronghallen:

Vaktmesterressurs: 30 %

Stillingsbeskrivelse:

• Fellesoppgaver i henhold til ovennevnte liste
• Utsetting av stoler i aerobicrom: Hver mandag og torsdag morgen. Tas bort om ettermiddagen
• Brannvernleder
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Renholderressurs: 80 %

Stillingsbeskrivelse:

• Toalett, garderober og dusjrom: Hver dag inkl. desinfisering og flekkfjerning på dører og glasspartier
• Tøm avfall: Hver dag
• Hallen: Tørrmoppes hver dag. Maskin kjøres 1 gang per uke

• Korridorer og inngangsparti inkl. trapp ved Push: Fuktig mopp hver dag
• Klasserom: Støvtørkes og golv vaskes etter bruk. Maskinkjøres 1 gang per uke
• Kjøkken: Golv vaskes etter bruk
• Tribuner inkl. trapp: Vasking to ganger per uke
• Møterom 2. etg.: Støvtørking hver dag. Gulv tørrmoppes, så våtmoppes
• Vaktmesters kontor: vask en gang per uke
• Rundvask, boning og vindusvask to ganger per år
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Tilsynsfunksjon Gronghallen (midlertidig funksjon ut 2009):

Vaktmesterressurs: 50 %

Stillingsbeskrivelse:

• Tilsynsoppgaver Gronghallen
• Deretter fellesoppgaver i henhold til ovennevnte liste
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Svømmehall/samfunnshus:

Vaktmesterressurs: 20 %

Stillingsbeskrivelse:

• Fellesoppgaver i henhold til ovennevnte liste
• Klargjøre gymsal for kino hver tirsdag
• Rense sandfilter og gjøre reint i bassenget en gang hver uke
• Rutiner og kontroll av legionella 4 ganger per år
• Brannvernleder
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Renholderressurs: Inngår i stillingsressurs GBU

Stillingsbeskrivelse:

Se stillingsbeskrivelse GBU

Idrettsanlegg Mediå:

Vaktmesterressurs: 15 %

Stillingsbeskrivelse:

• Fellesoppgaver i henhold til ovennevnte liste
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Sport- og fritidspark:

Vaktmesterressurs: 15 %

Stillingsbeskrivelse:

• Fellesoppgaver i henhold til ovennevnte liste
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Vaktmestertjeneste på kveld og helg

Vaktmesterressurs: 50 %

Stillingsbeskrivelse:

• Oppfølging dagplan
• Gjennomgang av definerte bygg (samfunnshus, svømmebasseng, ungdomsskole, kommunehus og Gronghallen), for å se at de er tomme for mennesker, avlåst og lys avslått
• Skadeforebyggende arbeid
• Flagging ved helg – og helligdager v/ kommunehus og samfunnshus
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Grong Bygdamuseum:

Vaktmesterressurs: 10 %

Stillingsbeskrivelse:

• Fellesoppgaver i henhold til ovennevnte liste
• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Ledende renholder: 20 %

Stillingsbeskrivelse:

• Ansvarlig for daglig drift av renholdet i kommunale bygg
• Delta i utarbeiding og oppfølging av rengjøringsrutiner
• Bestillinger og oversikt over utstyr og renholdsmidler i felles lager, inkl. utlevering av forbruksvarer til avdelingene
• Vikarinnleie/vikarordning inkl. nødvendig omdisponering av kommunale renholdere
• Veiledning av rengjøringspersonale og opplæring av vikarer
• Faglig oppfølging og felles informasjon til renholdere

• Øvrige oppgaver etter overordnes bestemmelse

Oppgavefordelingen mellom stillingene vurderes kontinuerlig med tanke på en til enhver tid optimal fordeling av oppgavene mellom de ulike stillingene og fagområdene. Rådmannen har fullmakt til å godkjenne stillingsbeskrivelsene.

Arbeidslister utarbeides for hvert arbeidsområde i løpet av 2009.

7.0 RELASJON TIL DRIFTSAVDELINGEN

En del oppgaver utføres i dag av eller i samarbeid med driftsavdelingen.

Rådmannens anbefaling:

Følgende ansvarsfordeling skisseres:

8.0 UTVIKLING AV KOMMUNALE BYGG OG BOLIGER

Det er flere bygg på gang, bl.a.

• Omsorgsboliger på Åveien og NTE-bygget

Det må foretas en drøfting i forbindelse med utarbeiding av budsjett for 2010 hvor stor vaktmesterressurs som må på plass for disse byggene.

9.0 ØKONOMI

Det er ikke lagt opp til store endringer i bemanningsplanen, selv om behovet tilsier økte ressurser innenfor enkelte fagområder og enkelte bygg, både innenfor vaktmester- og renholdsfaget. For å iverksette en egen avdeling for eiendomsforvaltning, er det viktig at det avsettes nok ressurser for oppfølging av totalt 16 årsverk. Viser her til følgende:

• Organisasjonsplanen for teknisk sektor, med planlagte stillinger for oppfølging av kommunale bygg og anlegg
• Etablering av ny stilling som ledende renholder

Rådmannens anbefaling:

For å sikre tilstrekkelig oppfølging av renholdere, er det behov for en ekstra ressurs som ledende renholder, tilsvarende kr 80.000,- som lønnskostnad for 20 % stilling. 20 % ressurs som ledende renholder søkes løst ved utarbeiding av budsjettet for 2010. Det er enighet om at ekstraressurs for denne stillingen hentes fra de ansvarsområder som får frigjort eller redusert sine lederoppgaver gjennom ny organisering av eiendomsforvaltningen. Dette er pleie- og omsorg, Grong barne- og ungdomsskole, Harran og Bergsmo Oppvekstsenter.

Øvrige prioriteringer er:

• Fastvikarstilling innenfor renholdsfaget (kan opprettes etter nærmere analyse av vikarbehovet og avsatte midler på vikarbudsjettet. Kan opprettets innenfor rådmannens fullmakter)
• Økt vaktmesterressurs

Eventuelt nye ressurser iverksettes i henhold til årlig budsjettbehandling dersom det ikke er mulig å øke stillingsressursen innenfor eksisterende budsjettrammer.

10.0 IVERKSETTING

Rådmannens anbefaling:

Følgende elementer gjennomføres:

q Etablering av en felles eiendomsforvaltning skjer fra 01.01.2010.

q Stillingen som ledende renholder med stedfortreder lyses ut internt. 20 % ressurs som ledende renholder søkes løst ved utarbeidelsen av budsjettet for 2010.

q Det arbeides i budsjettsammenheng med å få på plass en fastvikarstilling innenfor renholdsfaget