Stillingsbetegnelse:
Rådgiver (økonomi) 100 % 8530 - 50 % fra 010909
Kommunekasserer 100 % 8451 - 20 % fra 010409
Rådgiver (skatt) 100 % 8530 - 30 % fra 010109
Konsulent (lønn/regnskap) 100 % 6559
Sekretær (økonomi/regnskap) 70 % 6863 + 20 % i SK
ORGANISASJONSPLAN FOR GRONG KOMMUNE ØKONOMI Vedtatt i administrasjonsutvalget i møte den 13.11.2008, sak 272008.
INNHOLDSFORTEGNELSE
INNHOLDSFORTEGNELSE 2
1.0 INNLEDNING - STATUS PER 01.07.2008 2
2.0 PROSESS 3
3. ALTERNATIVE ORGANISASJONSMODELLER 3
3.1 ALT. 1 – BEHOLDE DAGENS ORGANISERING 3
3.2 ALT. 2 – MODELL MED EN ØKONOMISJEF 4
3.3 ANBEFALING AV MODELL 4
4.0 BEMANNINGSPLAN 5
5.0 STILLINGSBESKRIVELSER - ARBEIDSFORDELING 5
6.0 FYSISKE KONTORLØSNINGER 5
7.0 IVERKSETTING 6
Vedlegg
1.0 INNLEDNING - STATUS PER 01.07.2008
På grunn av at flere arbeidstakere innenfor økonomifunksjonen har gitt entydige signaler på en gradvis nedtrapping (delvis AFP) av deres stillingsandeler i Grong kommune, er det behov for å foreta en vurdering av en fremtidig organisering av fagområdet.
Per 01.07.2008 er bemanningssituasjonen innenfor økonomifunksjonen som følger:
Stillingsbetegnelse: Stillingsandel: St.kode: Merknader:
Rådgiver (økonomi) 100 % 8530 - 50 % fra 010909
Kommunekasserer 100 % 8451 - 20 % fra 010409
Rådgiver (skatt) 100 % 8530 - 30 % fra 010109
Konsulent (lønn/regnskap) 100 % 6559
Sekretær (økonomi/regnskap) 70 % 6863 + 20 % i SK
I tillegg må det påregnes en videre gradvis nedtrapping etter 01.01.2010.
Videre benytter 3 arbeidstakere seniorpolitiske tiltak og har frem til nå valgt å ta dette ut som fritid - 10 % av stillingsandel per arbeidstaker.
Grong, 4. november 2008
Svein Helland Tore Kirkedam
Rådmann personalsjef
2.0 PROSESS
Medvirkning i organisasjonsprosesser er sentralt, og for økonomi, som er et forholdsvis lite fagområde, er det lagt stor vekt på at økonomi selv finner løsninger som passer for dem. Løsninger som anbefales av rådmannen, er derfor i all hovedsak basert på omforente tiltak i dialog mellom økonomi og rådmannen.
Det har vært avholdt en samlinger der hele økonomifunksjonen har vært samlet. Foreløpige skisser, særlig forslag til oppgavefordeling, hav vært sendt ut for kvalitetskontroll til de ansatte. Videre har planen vært sendt ut på høring til alle berørte arbeidstakere og arbeidstakerorganisasjoner. Det er kommet inn tre innspill fra ansatte, som enten er kommentert i saksfremlegg eller innarbeidet i planen.
Rådmannen har vært prosessleder og personalsjef har vært sekretær for arbeidet med organisasjonsplanen.
3. ALTERNATIVE ORGANISASJONSMODELLER
I henhold til dagens organisering er det totalt 4,7 årsverk innenfor økonomiområdet Etter ny oppgavefordeling og planer om ny organisering har 50 % stilling ingen relevans til økonomiområdet, og tas derfor ut fra fagområdet og legges direkte under rådmannen (se nærmere beskrivelse av stillingen i vedlegg nr. 1).
3.1 ALT. 1 – BEHOLDE DAGENS ORGANISERING
Som i dag – en flat struktur der alle er direkte underlagt rådmannen – totalt 4,2 årsverk.
3.2 ALT. 2 – MODELL MED EN ØKONOMISJEF
Modell med en økonomisjef – overordnet leder for økonomi. Skissert modell er basert på de stillingsandeler som vil være gjeldende fra og med 01.08.2009 – totalt 4,2 årsverk.
3.3 ANBEFALING AV MODELL
Blant involverte arbeidstakere er det enighet om at modell nr. 2 velges.
Rådmannens anbefaling:
Modell nr. 2 velges – modell med en økonomisjef.
4.0 BEMANNINGSPLAN
Ny bemanningsplan har endring i forhold til tidligere total antall stillingsandeler – fra 4,7 til 4,2 årsverk. Det er viktig å si at dette er fra 01.09.2009. Det er viktig med overlapping i forhold til de arbeidstakerene som trapper ned, derfor forslås oppstart med ny økonomisjef fra 01.04.2009. De stillingsressurser som stilles til disposisjon i denne mellomperioden, må vurderes i forbindelse med behandlingen av budsjett for 2009.
Med bakgrunn i valgt organisering under kap. 3, anbefales følgende bemanningsplan fra 01.09.2009:
Rådmannens anbefaling:
Stillingsbetegnelse: Stillingsandel: St.kode: Merknad:
Økonomisjef 100 % 8451 Lønn etter avtale
Rådgiver (regnskap) 80 % 8530
Rådgiver (skatt) 70 % 8530
Konsulent (lønn/regnskap) 100 % 6559
Sekretær (økonomi/regnskap) 70 % 6863
5.0 STILLINGSBESKRIVELSER - ARBEIDSFORDELING
Det ble foretatt en gjennomgang av arbeidsfordelingen og ny oppgavefordeling i henhold til den nye valgte organisasjonsmodellen tilpasset nye stillingsandeler fremgår av vedlagte oversikt (se vedlegg nr. 1)
Rådmannens anbefaling:
Forslag til arbeidsfordeling fremgår av vedlegg nr. 1.
6.0 FYSISKE KONTORLØSNINGER
Det skal inn en person i tillegg – økonomisjef, og vedkommende må ha kontorplass i nærheten av de øvrige ansatte innen økonomi.
Rådmannens anbefaling:
Rådmannen gis fullmakt til å foreta nødvendige omfordelinger av kontorer som gir en optimal situasjon for å ivareta lederfunksjonen for fagområdet økonomi og muligheter for god kommunikasjon med overordnet sentral ledelse.
7.0 IVERKSETTING
Rådmannens anbefaling:
Ny organisasjonsplan gjøres gjeldende fra 01.01.09 med trinnvis iverksetting.
Mål: Iverksettelse fra 01.04.2009. Iverksettelse fra 01.04.2009 må vurderes i forbindelse med utarbeidelsen av budsjett for 2009. Seneste iverksetting: 01.09.2009. Økonomiområde er preget av perioder med stort arbeidstrykk. Oppgavefordelingen må derfor prøves ut og evalueres etter hvert. Reglement for delegering må endres!
Planen vedtas av administrasjonsutvalget i november 2008. Planen sendes ut på høring til berørte arbeidstakerorganisasjoner, med høringsfrist 15. september 2008.
Vedlegg nr. 1
Økonomisjef (100 %):
Regnskapsfaglig ansvarlig
Avlegging av kommuneregnskapet
Likviditetsstyring
Sluttregnskap
Ajourhold kontoplan (Arena og Agresso)
KOSTRA-ansvarlig
Overordnet ansvarlig for skatteoppkreverfunksjonen
Budsjett, økonomiplan, årsmelding, budsjettrammer
Budsjettregulering, tilleggsbevilgning
Ajourhold økonomireglement
Reglement - anvisning
Økonomisk oppfølging og rådgivning
Koordinering av rapporteringen
Utvikling av økonomiområdet
Økonomiske analyser
Søknader om lån og tilskott
Kommunale gebyrer og avgiftsregulativ
Innkjøpskontakt (inkl. adm. av kommunens telefonabonnement)
Oppfølging generalforsamlinger / representantskap / årsmøter for selskap som Grong kommune har eierinteresser i.
Ansvar for eiermelding til kommunestyret.
Generell saksbehandling
Øvrige oppgaver etter overordnedes
bestemmelse
Kommunekasserer (80 %):
Føring av kommuneregnskapet
Avstemming av kontoer
Registrering av bilag i kommuneregnskapet
Avslutning av kommuneregnskapet
Føring av særregnskap (Gusli skog, Ekkers Legat og Grong Kirkelige Fellesråd)
Regnskap Grong Overformynderi
Gravlegater
Innfordring av misligholdte forvaltningslån som administreres av Grong Sparebank
Fondsoversikt
Oppgjør av kassen
Lønningsregnskapet (reserve)
Komunal fakturering (reserve)
Purringer på kommunale krav (reserve)
Øvrige oppgaver etter overordnedes bestemmelser
Rådgiver – skatt (70):
Daglig føring av skatteregnskap
Forskuddsfordeling av skatt
Månedsoppgjør og halvårsoppgjør
Registrering og kontroll av lønns- og trekkoppgaver i samarbeid med konsulent – lønn/regnskap
Kontaktledd mot trekkontrolløren
Begjæring om utpanting
Motregninger, påleggstrekk og nedbetalingsavtaler
Særlige innfordringstiltak (anmeldelser, auksjonsbejæringer m.v.)
Marginoppgjøret
Statistikker og rapporter
Saksbehandling (skatteutvalget og event. andre skattesaker til formannskapet)
Sekretær skatteutvalget (faller bort som kommunal oppgave fra 01.01.2009)
Sekretær takstnemda for eiendomsskatt
Uskriving av eiendomsskatt
Annen saksbehandling
Øvrige oppgaver etter overordnedes bestemmelse
Konsulent - lønn/regnskap (100 %):
Innlegging av ansatte på fast lønn
Kontroll og registrering av bilag før lønnskjøring
Utkjøring av lønns- og trekkoppgaver
Avstemming av skattetrekk, påleggstrekk og bidragstrekk
Avstemming av fagforeningskontigent og KO-fond
Ajourføring og utsending av lister over ansatte (faste og variable)
Sending av refusjonskrav til trygdekontoret på sykepenger/fødselspenger
Registrering av bilag i kommuneregnskapet
Ekspedisjon av publikum, ansatte og avdelingsledere
Oppgjør av kassen
Arkivering
Fraværsregistrering
Ajourhold KLP
Ajourhold PAI-registeret
Øvrige oppgaver etter overordnedes bestemmelse
Oppgaver fra rådgiver skatt (ca 25 %):
Bestilling og utsending av varsel forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og forskuddsskatt og forhåndsskatt
Bestilling og utsending av purringer alle skattearter
Utsending av påkrav
FSA-oppgjøret (forenklet selvangivelse) og skatteavregningen
Skatteregnskapet (reserve)
Sekretær - økonomi/regnskap (70 %):
Kommunal fakturering (kommunale avgifter, barnehage, SFO, hjemmehjelp, husleie, musikkskoleavgift, vederlag - institusjon, trygghetsalarmer, matombringing m.v.)
Tilfeldig fakturering
Forberedelse av regningsutkjøring (innlegging av endringer på bakgrunn av skjema fra andre avdelinger)
Regningsutsendelse
Utkjøring av purringer
Betalingsoppfordring
Påleggstrekk
Varsel om tvangssalg
Avstemming mellom hovedbok og reskontro to ganger i måneden i samarbeid med kommunekasserer
Avhenting av OCR-lister og avtalegirofiler fra BBS
Ekspedisjon av publikum, ansatte og avdelinger
Oppgjør av kassen
Sortering og utsending av post
Pakking og utsending av innbetalingskort for avgifter
Arkivering av regnskapsbilag ved årets slutt
Sosiallån - utsending av krav og purringer
Bostøtte
Øvrige oppgaver etter overordnedes bestemmelse
Rådgiver (direkte underlagt rådmannen - 50 %):
Reglement – delegering
Reglement for politiske utvalg
Kontrakter for leie og utleie av øvrige lokaler, husleieregulering
Saker i hht. alkoholloven (salgs- og skj.bevillinger)
Saker i hht. serveringsloven (overnatting/servering)
Saker i hht. åpningstidsloven
Tilskudd trosamfunn
Tilskudd politiske partier
Anmeldelser
Sekretariatsfunksjon - Ekkers legat
Kommunens forsikringer (unntatt personforsikringer)
Grunnerverv, herunder kontrakter, avtaler, rutiner for anvisning av festeavgifter, regulering av festeavgifter osv.
Generell saksbehandling
Øvrige oppgaver etter overordnedes
bestemmelse
Oppgaver tillegges andre seksjoner:
Godtgjøring til folkevalgte (Regler og rutiner) - til Servicekontoret
Valg av nemnder og utvalg - til Servicekontoret
Kommunestyrevalg og Stortingsvalg (sekr. valgstyret) - til Servicekontoret/TK
Fordeling (telefonutgifter over hussentral med grunnlag for fakturering, fordelsbeskatning mobiltelefoner med grunnlag for kassen 1 gang per år, frankeringsmaskiner (kontoer, fordele og lage grunnlag for fakturering samt anvise forskuddsinnbetalinger), kopimaskiner med avlesing av telleverk 3 maskiner i k.huset samt rapportere, kontrollere fakturaer, anvise, bestille rekvisita til en maskin) – til Servicekontoret
