§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

Beskrivelse av systemet 

DM brann er en web-basert løsning som holder oversikt over feiing og tilsyn med fyringsanlegg, med samling og tilgjengelighet i fokus. Feltløsningen benyttes for å registrere oppdrag som feiing, tilsyn, kamerakontroll, tetteprøve og liknende.

2a) Brukerrettigheter 

I DM Brann er ansvarlig for tildeling av brukerrettigheter til fagsystemet lagt til leder som er superbruker har som systemansvarlige ansvaret for ajourhold og tildeling av rett funksjon som styrer den ansattes tilganger. 

 Leder foretar fortløpende endringer som følge av at ansatte begynner/slutter eller endrer stilling. 

2b) Roller 

DM Brann har ulike roller. En bruker kan ha tilgang til flere roller.

2c) Signering og digital signatur

Alle elektroniske dokumenter skal være ferdigstilt av riktig saksbehandler, slik at det kan dokumenteres via logg hvem det er som har ferdigstilt dokumentet.

Ingen godkjenningsflyt.

Digitalt ekspederte dokumenter påføres følgende setning under saksbehandlers navn og tittel:

Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen underskrift.

2d) Kvalitetssikring og informasjonssikkerhet 

Systemansvarlig har ansvar for sikring av data knyttet til personopplysninger m.m. i henhold til gjeldende lover og regelverk og kvalitetssikringen av programvarens drift.

Den enkelte saksbehandler har ansvar for at saksbehandling blir registrert på riktig måte, og å ferdigstille dokumenter til arkiv.

2e) Registrering, journalføring og arkivering 

Systemet registrer, sender og mottar post, arkiverer og loggfører alle tilsynsrapporter.

Systemet har integrasjon til sak-arkiv Elements, arkivdel emne Namdal brann- og redningstjenesten

Grong kommune har avtale med KS-fiks om svar inn/ut.

Journalpost opprettes i utgangspunktet med en status som gir tilgang til å legge inn

dokumenter.

Når løsningen har mottatt bekreftelse på at meldingen er overført til alle mottakere (via SvarUT og/eller Powel Entreprenørportal) oppdateres journalpoststatus. Dette skjer automatisk.

Eksempel på verdi: J - Journalført eller E – Ekspedert Standarverdi=J.

Journalpostene kommer inn i Elements med status J = Journalført.

Arkivdel emne Namdal brann og redning.

Dokumentene konverteres til RA-PDF-format ved ferdigstilling.

Når saker er ferdig settes status A: Arkivert /Avsluttet. Da blir saken automatisk ferdigstilt i Elements.

2f) rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter

• Ved registrering av inngående dokumenter fordeler saksbehandler direkte til saksbehandler.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

• Retting av uriktige journal- og arkivopplysninger gjøres under kvalitetssikring og journalføring av alle dokumenttyper eller snarest mulig etter at feil er oppdaget. Saksbehandler kan også rette uriktige journalopplysninger der de selv er saksansvarlige.
   

Ferdigstillelse av dokumenter

• Saksbehandler har ansvaret for å ferdigstille alle dokumenter de er ansvarlige for.
   

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

• Grong kommune praktiserer meroffentlighet. Offentlighetsvurderingen av inngående brev foretas av journalansvarlig. Hvis tvil, kontaktes den enkelte saksbehandler for bistand for avgjørelsen. Dokumenter som er vurdert unntatt offentlighet, påføres tilgangskode og korrekt hjemmel. Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn til Elements sakarkiv når systemet er i drift igjen. Se egen mal for postjournal - manuell journalføring. 

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Det er kun arkivformat godkjent av Arkivverket som brukes i fagsystemet.

I DM-Brann har vi følgende arkivformater:

• Tekstdokument med bilde eller grafiske objekt: ren tekst - PDF/A
• Fotografi og bilde: TIFF eller JPEG 

Ved deponering til kommunalt arkivdepot hos IKA Trøndelag skal alle elektroniske dokumenter være lagret i disse formatene.

Malene i DM-Brann for de ulike dokumenttypene bestemmer hvilke av disse formatene som brukes. I grove trekk blir det slik:

 Word dokumenter konverteres til  PDF-A-

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

I 2022 tok Grong kommune i bruk integrasjon til fullelektronisk arkiv i Elements som er Noark 5 godkjent. I 2022 arkiverte kommunen alle dokumenter i DM-brann tilbake til oppstart av Namdal Brann- og redning (vertskommune mellom Grong, Høylandet og Overhalla), i 2016.

I et fullelektronisk arkiv som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og avlevert elektronisk. Rettsdokumentasjonen blir dermed tatt vare på elektronisk.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Tidspunkt for konvertering

Saksbehandler journalfører hver dag dokumenter.  Ved journalføring blir dokumentene umiddelbart automatisk konvertert til PDF/A format.

4d) Periodisering og vedlikehold

Link til periodisering: https://grong.arkivplan.no/content/view/full/562108

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Vi har tilgangsstyring i det elektroniske saksbehandlingssystemet, slik at ingen har tilgang til mer enn de har behov for i sitt arbeid. Vi har også backup som sikrer at materialet ikke går tapt hos DM Brann (Volue AS).

Alle tilganger i DM-Brann tildeles etter bestilling fra nærmeste leder. Ved behov for utvida rettigheter skal dette også bestilles av leder. Da er leder ansvarlig for tilgangen som er tildelt.

Når et dokument er ferdig, blir der ferdigstilt av saksbehandler. Når det er ferdigstilt blir det journalført av arkiv og konvertert til PDF-fil. Da er det ikke mulig å gjøre endringen i dokumentet i ettertid. Når saksbehandler ekspederer dokumentet elektronisk, blir det automatisk konvertert til PDF-fil med en gang.

Brukere av systemet logger inn i DM brann med brukernavn og passord.

DM Brann inneholder ikke sensitive dokumenter.

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Det skannes ikke til fagsystemet DM-Brann.