Formål med rutinen

Riksarkivarens forskrift 3-2, 3-4 og 3-6 – dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer.

Beskrivelse av systemet 

Speedadmin er et administrativt og pedagogisk system for kulturskoler. Programmet håndterer og registrerer søknader fra elever, arkiverer søknader og utgående post, timeplanoppsett, ulike kommunikasjonskanaler, læreroppsett med ressursberegninger, frammøteregistrering, grunnlag for fakturering, generering av data til GSI-rapportering, planlegging av arrangement med mere. Lærere og andre ansatt, elever og foresatte har online tilgang til systemet. 

Brukerrettigheter 

SpeedAdmin er ansvarlig for tildeling av brukerrettigheter til fagsystemet til leder. Leder og Superbruker har som systemansvarlige ansvaret for ajourhold og tildeling av rett funksjon som styrer den ansattes tilganger. 

Ajourhold av tilganger. Leder har ansvaret for at tilganger blir ajourholdt kontinuerlig. Leder foretar fortløpende endringer som følge av at ansatte begynner/slutter eller endrer stilling. 

Roller 

SpeedAdmin har ulike roller. En bruker kan ha tilgang til flere roller. Rollene som foreligger i dag er leder, superbruker, lærer, elev, foresatt. 

Innlogging 

Alle brukere må logge inn med tildelt brukernavn og passord eller BankID.  Tilgangen styres av tildelt rolle. 

Kvalitetssikring og informasjonssikkerhet 

SpeedAdmin har ansvar for sikring av data knyttet til personopplysninger m.m. i henhold til gjeldende lover og regelverk og kvalitetssikringen av programvarens drift 

Leder har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i systemet lokale tilrettelegginger. 

Registrering, svar og arkivering 

Systemet registrer, lagrer og loggfører alle søknader og all kommunikasjon fra kulturskolen på elevens og foresattes «kort». Ved mottak av søknad sendes foreløpig svar automatisk til søker. Ved tildeling av plass, sendes nytt dokument med opplysning om tid, disiplin og sted.  

Systemet har ikke integrasjon til arkivkjerne. Dokumenter med arkivplikt skal manuelt arkiveres i sak-arkiv Elements. Ansvar for det har leder i kulturskolen.

Grong 11.12.23

Kari A. T. Sivertsen

Rektor kulturskolen