|
Oppdatert og revidert versjon datert 03.11.2023 erstatter tidligere versjoner. I opprinnelig versjon datert 18.05.2021 er barnehage, grunnskole, skolefritidsordning og voksenopplæring samlet i samme dokumentet. Framover vil det være en rutine for barnehagen, en for grunnskole og skolefritidsordning og en for voksenopplæring. Dokumentoversikten er også delt inn i opplæringsløp og system i stedet for en felles dokumentoversikt som tidligere.
Oversikten tar kun for seg bevaring av dokumenter i henhold til forpliktelser i riksarkivarensforskrift § 7-28 vedr. opplæring og oppvekst.
Økonomi, personal og andre områder er ikke tatt med i dette dokumentet. Grong kommune kasserer ikke dokumenter av flere grunner. Blant annet er det ikke mulig å gjennomføre kassasjon på dokumentnivå i Visma sine fagsystem på nåværende tidspunkt. Papir elevmapper avsluttes fra 15.08.2021. Voksenopplæringen går over til fullelektronisk elevarkiv i Elements fra samme dato. Dokumenter på systemnivå er fullelektronisk fra skoleåret 2013/2014 og arkivert i ESA. Fra 01.06.2021 tas Elements i bruk og fra samme dato arkiveres dokumentene i Elements. Detaljer om arkivering av de ulike dokumenttypene kommer fram i kolonnen Annet. Vesentlige endringer – oppdatert 24.11.2022:
- Lov om integrering gjennom opplæring, utdanning og arbeid (integreringsloven) trådte i kraft fra 01.01.2022.
- Fra skoleåret 2022/2023 - grunnskoleopplæring for voksne kjøpes av Namsos kommune. Elevmapper for elevene arkiveres av Namsos voksenopplæring og kan gjenfinnes her.
Innhold Norskopplæring................................................................................................................................................... 1 Grunnskole for voksne......................................................................................................................................... 3 Spesialundervisning for voksne............................................................................................................................. 5 Overordnede dokumenter.................................................................................................................................... 7
Norskopplæring
|
| Dokumenttype
|
Saksbehandles i
|
Arkiv
|
Arkivkoder
|
Unntas off.
|
Bevares
|
Saksbeh.
|
Annet:
|
| Registreringsskjema ved oppstart
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Original arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Interne notater
|
Elements Internt notat
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Kontaktlærer Rektor VOL
|
Original arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Referater fra trekantsamtaler
|
Elements Utgående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Kontaktlærer Rektor VOL
|
Flyktningetjenesten har arkivert dokumentet. Fra 01.11.2022 kopi også arkivert i elevmappene.
|
| Kopi av bekymringsmelding til barnevernstjenesten, jf. Introduksjonsloven § 26 /integreringsloven § 42 (ny)
|
Elements Utgående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Skademelding (NAV.no) og skaderapportering til forsikring/NAV
|
Elements Utgående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Original arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Samtykkeskjema bilder
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Nytt fra skoleåret 2021/2022.
Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Samtykke til overføring av opplysninger til annen kommune eller skole
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Bekreftelse på gjennomført norskopplæring (IMDI.no)
|
Elements Utgående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Dokumentasjon vedr. skoleskyss (i forhold til helse)
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Søknad om innsyn i elevmappe
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Kopi av dokumentasjon fra andre kommuner i forbindelse med skifte av skole
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Søknad om norskopplæring (inngifte og arbeids-innvandrere)
- Enkeltvedtak om norskopplæring
- Enkeltvedtak om behovsprøvd norskopplæring
|
Elements Inngående brev EV-utgående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Saksbehandlet i NIR og oppbevart i der. Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Søknad om realkompetanse-vurdering
- Enkeltvedtak real-kompetansevurdering
|
Elements Inngående brev EV-utgående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kjøpt tjenester fra Namsos voksenopplæring. Ikke hatt noen henvendelser etter 2013.
|
| IP – individuell opplæringsplan etter introduksjonslov og integreringslov
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Nytt krav fra 01.01.2022. Flyktningetjenesten har arkivert dokumentet. Fra 01.11.2022 kopi også arkivert i elevmappene.
|
Grunnskole for voksne
|
| Dokumenttype
|
Saksbehandles i
|
Arkiv
|
Arkivkoder
|
Unntas off.
|
Bevares
|
Saksbeh.
|
Annet:
|
| Varselbrev
- Ikke grunnlag for vurdering i fag
- Nedsatt karakter i fag
|
Elements Utgående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Kontaktlærer
|
Original arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Søknad om fritak fra fag og fritak for vurdering i et fag
- Enkeltvedtak om innvilget/avslått fritak
|
Elements Inngående brev EV-utgående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Original arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Dokumentasjon for tilrettelegging ved eksamen og heldagsprøver
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Original arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Interne notater
|
Elements Internt notat
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Kontaktlærer Rektor VOL
|
Original arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Underveisvurdering inkl. halvårsvurdering med karakter
|
Elements Notat
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Kontaktlærer
|
Original arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Skademelding (NAV.no) og skaderapportering til forsikring/NAV
|
Elements Utgående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Original arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Klage på standpunkt- og eksamenskarakter til lokalt gitt eksamen og svar på slik klage
|
Elements Inngående brev EV-utgående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Vitnemål
|
Elements Utgående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Samtykkeskjema bilder
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Nytt fra skoleåret 2021/2022.
Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Samtykke til overføring av opplysninger til annen kommune eller skole
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Dokumentasjon vedr. skoleskyss (i forhold til helse)
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Søknad om innsyn i elevmappe
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Kopi av dokumentasjon fra andre kommuner i forbindelse med skifte av skole
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Søknad om grunnskoleopplæring for voksne (oppll. § 4A-1)
- Enkeltvedtak om grunnskoleopplæring
|
Elements
Inngående brev
EV-utgående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Skyss for grunnskole voksne (oppll. § 4A-7)
|
|
|
|
|
|
|
Ikke utarbeidet lokale retningslinjer pr. i dag.
|
Spesialundervisning for voksne
|
| Dokumenttype
|
Saksbehandles i
|
Arkiv
|
Arkivkoder
|
Unntas off.
|
Bevares
|
Saksbeh.
|
Annet:
|
| Søknad om spesialundervisning
- Sakkyndig vurdering
- Enkeltvedtak om spesialundervisning
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Arkivert i papirarkiv og ESA. Kopi arkivert i elevmappa. Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Individuell opplæringsplan (IOP), halvårs- og årsrapport
|
SAMPRO Elements (fra 01.08.2023) Utgående brev
|
Visma Samhandling Arkiv (VSA) Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Spes.ped. ansvarlig
|
Original arkivert i elevmappa (navn og fødselsdato). Fra 01.04.2021 kun arkivert i VSA (Sampro/Samspill). Fra 01.08.2023 arkivert i Elements.
|
| Interne notater
|
Elements Internt notat
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Kontaktlærer Rektor VOL
|
Original arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Referater fra ansvarsgruppemøter og samarbeidsmøter
|
SAMPRO Elements (fra 01.08.2023) Utgående brev
|
Visma Samhandling Arkiv (VSA) Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Spes.ped. ansvarlig Rektor VOL
|
Original arkivert i elevmappa. Fra 01.04.2021 kun arkivert i VSA (Sampro/Samspill). Fra 01.08.2023 arkivert i Elements
|
| Skademelding (NAV.no) og skaderapportering til forsikring/NAV
|
Elements Utgående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Original arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Samtykkeskjema bilder
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Nytt fra skoleåret 2021/2022.
Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Samtykke til overføring av opplysninger til annen kommune eller skole
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Dokumentasjon vedr. skoleskyss (i forhold til helse)
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Søknad om innsyn i elevmappe
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
| Kopi av dokumentasjon fra andre kommuner i forbindelse med skifte av skole
|
Elements Inngående brev
|
Elements, voksenopplæring, samlesak pr. elev
|
Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Kopi arkivert i elevmappa. Fra 16.08.2021 arkivert i Elements.
|
Overordnede dokumenter
|
| Dokumenttype
|
Saksbehandles i
|
Arkiv
|
Arkivkoder
|
Unntas off.
|
Bevares
|
Saksbeh.
|
Annet:
|
| Planer og retningslinjer for Grong voksenopplæring
- Beredskapsplan alvorlige hendelser
- Felles integreringsplan for oppvekst
|
Elements Notat
|
Elements, emne, enkeltsak pr. kalenderår
|
A02/A00, Fagklasse 144,Fellesklasse (tematisk plan) 146,Fellesklasse (virksomhetsplan)
|
|
x
|
Rektor VOL Ped. rådgiver
|
Det er utarbeidet få lokale planer for voksenopplæringa. Arkivert i ESA fra 01.01.2014. Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Grong voksenopplæring - organisering av og innhold i opplæringen
- Årshjul/Aktivitetsplan
- Timeplaner gruppe
- Årsplaner (grunnskole for voksne)
|
Elements Notat
|
Elements, emne, enkeltsak pr. skoleår
|
A02,Fagklasse 144,Fellesklasse (tematisk plan)
|
|
x
|
Rektor VOL
|
Det finnes ingen tidligere versjoner. Årsplaner 2016/2017, årshjul fra 2019/2020 og timeplan fra 2020/2021 er arkivert i ESA. Fra 01.06.2021 arkivert i Elements. Timeplaner utarbeides ikke fra skoleåret 2022/2023 – endret praksis etter ny integreringslov. Årsplaner ikke utarbeidet fra skoleåret 2022/2023 – kjøper tjeneste fra Namsos.
|
| Grong voksenopplæring -muntlig eksamen grunnskole for voksne
Oppgavetekst Fagrapporter
|
Elements Notat
|
Elements, emne, enkeltsak pr. skoleår
|
B65,Fagklasse
|
Vedlegg: Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Regionale retningslinjer fra våren 2011-2020, eksamensoppgaver og fagrapporter for våren 2019 arkivert i ESA.Fra 01.06.2021 arkivert i Elements. Ikke gjennomført eksamen i 2020 pga manglende avgangselever, og 2021 og 2022 pga covid-19.
|
| Grong voksenopplæring - klasselister
|
Elements Notat
|
Elements, emne, enkeltsak pr. skoleår
|
B16,Fagklasse
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Rektor VOL
|
Klassedagbøker arkivert i papirarkivet fra skoleåret 2003/2004 til 2016/2017. Klasselister fra skoleåret 2017/2018 arkivert i ESA. Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Kompetanseutvikling voksenopplæring
- Interkommunale planer
- Kommunale planer
|
Elements Notat
|
Elements, emne, enkeltsak pr. kalenderår
|
A02,Fagklasse 144,Fellesklasse (tematisk plan)
|
|
x
|
Rektor VOL Ped. rådgiver
|
Interkommunal plan ikke utarbeidet pr. dags. Kommunal plan under utarbeidelse. Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
|
