Oppdatert og revidert versjon datert 09.10.2023 erstatter tidligere versjoner. I opprinnelig versjon datert 18.05.2021 er barnehage, grunnskole, skolefritidsordning og voksenopplæring samlet i samme dokument. Framover vil det være en rutine for barnehagen, en for grunnskole og skolefritidsordning og en for voksenopplæring. Dokumentoversikten er også delt inn i individ og system i stedet for en felles dokumentoversikt som tidligere.
Oversikten tar kun for seg bevaring av dokumenter i henhold til forpliktelser i riksarkivarens forskrift § 7-28 vedr. opplæring og oppvekst. Økonomi, personal og andre områder er ikke tatt med i dokumentet. Grong kommune kasserer ikke dokumenter av flere grunner. Blant annet er det ikke mulig å gjennomføre kassasjon på dokumentnivå i Visma sine fagsystem på nåværende tidspunkt.
Papirarkiv for barnemapper avsluttes 31.08.2021. Barnehagene gikk over til fullelektroniske barnemapper i Elements fra 01.09.2021.
Fra 01.04.2022 tas Visma Flyt Barnehage (VFB) i bruk og fram samme dato arkiveres søknader og vedtak om tildeling, endringer og oppsigelse av barnehageplasser i arkivkjernen for VFB i skyløsningen Visma Samhandling Arkiv (VSA).
Fra 01.08.2022 tas Visma Flyt Sikker Sak barnehage (VFSS) i bruk og fra samme dato arkiveres øvrige dokumenter på individnivå i arkivkjernen for VFSS i VSA.
Dokumenter på systemnivå er fullelektroniske fra barnehageåret 2013/2014, og arkivert i ESA. Etter 01.06.2021 tas Elements i bruk og fra samme dato arkiveres dokumentene i Elements.
Individ – dokumenter i barnemappa
|
| Dokumenttype
|
Saksbehandles i
|
Arkiv
|
Arkivkode
|
Unntas off.
|
Bevares
|
Saksbeh.
|
Annet
|
| Søknad om ny, endring og oppsigelse av barnehageplass
|
VFB Inngående
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer
|
Arkivert i ESA fra 01.01.2014 med kopi i barnemappa.
Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
Fra 01.04.2021 arkivert i VSA.
|
| Enkeltvedtak om ny, endring og oppsigelse av barnehageplass
|
VFB Utgående
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer
|
|
Samtykkeerklæringer
(Tidligere kalt Generelle tillatelser)
|
VFB Samtykkemodul
|
VFB
|
|
Off.l. §13 Fvl. §13.
|
|
Styrer
|
Arkivert i barnemappa til 31.08.2021.
Fra 01.09.2021 arkivert i Elements.
Fra 01.08.2022 arkiveres ikke samtykkeerklæringer.
|
| Samtykke erklæringer – deling av informasjon mellom instanser
|
VFSS
Utgående
(e-signering)
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.
|
x
|
Styrer
|
Arkivert i barnemappa til 31.08.2021.
Fra 01.09.2021 arkivert i Elements.
Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
|
| Henvisning til PPT/andre instanser
|
VFSS
Utgående
(e-signering)
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer Ped. leder
|
Arkivert i barnemappa til 31.08.2021.
Fra 01.09.2021 arkivert i Elements.
Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
|
| Bekymringsmelding til barnevern
|
VFSS Meldeskjema
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer
|
Arkivert i barnemappa til 31.08.2021.
Fra 01.09.2021 arkivert i Elements.
Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
|
| Søknad om spesialpedagogisk tiltak
|
VFSS
Utgående
(e-signering)
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
|
Før 01.01.2015 arkivert i barnemappa.
Fra 01.01.2015 arkivert i ESA med kopi i barnemappa til 31.08.2021.
Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
|
| Sakkyndig vurdering med tilrådning om spesialpedagogiske tiltak
|
VFSS
Inngående
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
|
| Enkeltvedtak om spesialpedagogisk tiltak
|
VFSS Utgående
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer
|
|
Søknad om tilrettelegging for barn med nedsatt funksjonsevne
med sakkyndig vurdering
|
Elements Inngående
|
Elements, emne enkeltsak
|
A10,Fagklasse Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
BS
|
x
|
|
Tidligere ofte fattet sammen med enkeltvedtak om spesialpedagogisk hjelp.
Fra 01.08.2022 arkivert i Elements. Kopi av vedtak sendes til VFSS.
|
| Enkeltvedtak om tilrettelegging for barn med nedsatt funksjonsevne
|
Elements
Utgående
|
Elements, emne enkeltsak
|
A10,Fagklasse Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
BS
|
x
|
Kom.sjef Ped. rådgiver
|
|
Individuell utviklingsplan (IUP),
halvårs- og årsrapport IUP
|
VFSS
Utgående
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer Spes.ped
|
Arkivert i barnemappa til 28.02.2021.
Fra 01.03.2021 arkivert i arkivkjernen SAMPRO i VSA.
Fra 01.08.2022 arkivert arkivkjernen VFSS i VSA.
|
|
Referat fra samarbeids- og ansvarsgruppemøter
(barn med spesialpedagogiske tiltak)
|
VFSS
Utgående
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer
Ped.leder
|
Arkivert i barnemappa til 31.08.2021.
Fra 01.09.2021 arkivert i Elements.
Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
|
|
Referat fra samarbeidsmøter
(de uten IUP)
|
VFSS
Utgående
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer
Ped.leder
|
Arkivert i barnemappa til 31.08.2021.
Fra 01.09.2021 arkivert i Elements. Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
|
|
Referat fra foreldresamtaler
(1 gang i halvåret)
|
VFSS
Utgående
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer Ped. leder
|
Arkivert i barnemappa til 31.08.2021.
Fra 01.09.2021 arkivert i Elements.
Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
|
| Samtalegrunnlag til foreldresamtaler i Indre Namdal barnehager og helsestasjoner (1 gang i året)
|
VFSS
Journalnotat
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Ped. leder
|
Arkivert i barnemappa til 31.08.2021.
Fra 01.09.2021 arkivert i Elements.
Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
|
| Individuell plan (IP) sammen med referat fra ansvarsgruppemøter
|
SAMSPILL
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Koordinator
|
Arkivert i barnemappa til 28.02.2021.
Fra 01.03.2021 arkivert i arkivkjernen SAMPRO/SAMSPILL i VSA.
|
| Kartlegginger (arkiveres ved barnehageslutt)
|
VFSS Inngående (skannes inn)
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer Ped. leder
|
Arkivert i barnemappa fra 31.08.2021.
Fra 01.09.2021 arkivert i Elements. Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
|
| Skademeldinger (NAV.no)
|
VFSS
Inngående (skannes inn)
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer
|
Arkivert i barnemappa til 31.08.2021.
Fra 01.09.2021 arkivert i Elements.
Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
|
| Søknad om utsatt/framskutt skolestart - med nødvendig dokumentasjon
|
Elements Inngående
|
Elements, emne enkeltsak
|
B11,Fagklasse Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
|
Arkivert i barne-/elevmappa. Fra 01.06.2021 arkivert i Elements. Kopi av vedtak arkivert i barnemappa til 31.08.2021, i Elements til 31.07.2022 og i VSA fra 01.08.2022.
|
| Enkeltvedtak om utsatt/framskutt skolestart
|
Elements Utgående
|
Elements, emne enkeltsak
|
B11,Fagklasse Fødselsnummer
|
|
x
|
Kom. sjef Ped. rådgiver
|
| Søknad om innsyn i barnemappe
|
VFSS (barn i bhg) Elements (barn gått ut) Inngående
|
VSA
Elements enkeltsak
|
For-/etternavn Fødselsnummer 041,Fagklasse
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
|
Arkivert i barnemappa til 31.08.2021.
Fra 01.09.2021 arkivert i Elements. Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
|
| Svar på søknad om innsyn i barnemappe
|
VFSS (barn i bhg) Elements (barn gått ut) Utgående
|
VSA
Elements enkeltsak
|
For-/etternavn Fødselsnummer 041,Fagklasse
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer
Arkivansvarlig/
Kom.sjef
|
| Kopi av dokumentasjon fra andre kommuner
|
VFSS Inngående
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer
|
Arkivert i barnemappa til 31.08.2021.
Fra 01.09.2021 arkivert i Elements. Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
|
| Erklæring om helsetilstand for barn i barnehage etter barnehagelovens § 50 (Tidligere kalt helseskjema)
|
VFSS Inngående
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer
|
Sporadisk arkivert i barnemappa til 31.08.2021. Fra 01.09.2021 arkivert i Elements.
Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
Innhentes fra 01.01.2024 på nye barn.
|
| Referat fra oppstartssamtale
|
VFSS Journalnotat
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Ped. leder
|
Arkivert i barnemappa til 31.08.2021.
Fra 01.09.2021 arkivert i Elements. Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
|
| Aktivitetsplikt – barnets barnehagemiljø
|
VFSS
Journalnotat
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer Ped.leder
|
Nytt fra 01.01.2021.
Arkivert i barnemappa til 31.08.2021.
Fra 01.09.2021 arkivert i Elements. Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
|
| Dokumenter vedr. barnets barnehagemiljø
|
VFSS Journalnotat
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer
Ped.leder
|
| Andre dokumenter som har betydning for barnet
|
VFSS Inngående Journalnotat
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
|
Arkivert i barnemappa til 31.08.2021.
Fra 01.09.2021 arkivert i Elements. Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
|
| Dokumenter/notater: - ved mistanke om omsorgssvikt, seksuelle overgrep, negativ sosial kontroll og æresrelatert vold og vold - observasjoner - barnets barnehagemiljø - andre aktuelle tema
|
VFSS Journalnotat
|
VSA
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1 BS
|
x
|
Styrer Ped. leder
|
Arkivert i barnemappa til 31.08.2021.
Fra 01.09.2021 arkivert i Elements. Fra 01.08.2022 arkivert i VSA.
|
| Fosterhjemsplasserte barnehagebarn - Enkeltvedtak om spesialpedagogiske tiltak - IUP - Halvårs- og årsrapporter - Andre henvendelser vedr. barnet
|
Elements
|
Elements samlesak pr. barn
|
For-/etternavn Fødselsnummer
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Avd. leder HOS Ped. rådgiver
|
Arkivert i ESA som enkeltsak og/eller samlesak, samt i barnemappa eller fosterhjemsplassert mappe. Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Refusjonskrav og garantier vedr. fosterhjemsplasserte barn/ gjestebarnehagebarn
|
Elements
|
Elements, emne enkeltsak
|
223,Fellesklasse
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Avd. leder HOS
|
Arkivert i ESA som enkeltsak/ samlesak, samt i barnemappa eller fosterhjemsplassert mappe. Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Søknad og enkeltvedtak om redusert foreldrebetaling og gratis kjernetid i barnehage
|
Elements
|
Elements, emne enkeltsak
|
231,Fellesklasse
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Ped. rådgiver
|
Nytt fra 01.05.2015.
Arkivert i ESA fra 01.05.2015. Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
System - overordnede dokumenter
|
| Dokumenttype
|
Saksbehandles i
|
Arkiv
|
Arkivkoder
|
Unntas off.
|
Bevares
|
Saksbeh.
|
Annet:
|
| Register over barn i barnehagene
|
Elements Notat
|
Elements, emne enkeltsak pr. år/bhg
|
A10,Fagklasse
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer
|
Det finnes ikke registerlister i papirarkiv.
Arkivert i ESA fra høsten 2013.
Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Samordnet opptak barnehagene - protokoller fra opptak med frist
|
Elements Notat
|
Elements, emne samlesak pr. år
|
A11,Fagklasse &60,Tilleggskode
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer Ped.rådgiver
|
Nytt fra 2003.
Før 01.01.2014 arkivert i papirarkiv.
Etter 01.01.2014 arkivert i Elements.
|
| Planer for etablering og drift av barnehage
|
Elements Notat
|
Elements, emne enkeltsak
|
A10,Fagklasse 146,Fellesklasse
|
|
x
|
Kom. sjef Ped. rådgiver
|
Før 01.01.2014 arkivert i papirarkiv. Det er ikke etablert ny barnehage etter dette.
Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
|
Planer for barnehagene i Grong
- felles for alle barnehagene - for den enkelte barnehagen
|
Elements Notat
|
Elements, emne samlesak pr. år (en for kommune og en pr. barnehage)
|
A10/A00, Fag-klasse
146,Fellesklasse
(virksomhetsplan)
144,Fellesklasse (tematiske plan)
|
|
x
|
Kom. sjef Ped. rådgiver Styrer
|
Før 01.01.2014 arkivert i papirarkiv. Arkivert i ESA fra 01.01.2014.
Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Risikovurderinger ifm. å påse regeletterlevelse etter barnehageloven og forskrifter
|
Elements Internt notat
|
Elements, emne enkeltsak
|
A10,Fagklasse &58,Tilleggskode
|
|
x
|
Kom. sjef Ped. rådgiver
|
Arkivert i ESA tidligere. Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Planer for tilsyn av barnehager
|
Elements Notat
|
Elements, emne enkeltsak
|
A10,Fagklasse &58,Tilleggskode
|
|
x
|
Kom. sjef Ped. rådgiver
|
Før 01.01.2014 arkivert i papirarkiv. Fra 01.01.2014 arkivert i ESA.
Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Tilsyn av barnehager etter barnehageloven § 53
|
Elements
|
Elements, emne enkeltsak pr. bhg
|
A10,Fagklasse &58,Tilleggskode
|
|
x
|
Kom. sjef Ped. rådgiver
|
Før 01.01.2014 arkivert i papirarkiv. Fra 01.01.2014 arkivert i ESA.
Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Ulike tilsyn vedr. drift av barnehagene (El-tilsyn, Mattilsyn, Arbeidstilsyn osv.)
|
Elements
|
Elements, emne enkeltsak
|
A10,Fagklasse &58,Tilleggskode
|
|
x
|
Styrer
|
Før 01.01.2014 arkivert i papirarkiv. Fra 01.01.2014 arkivert i ESA.
Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Retningslinjer for godkjenning og etablering
|
Elements Notat
|
Elements, emne enkeltsak
|
A10,Fagklasse
|
|
x
|
Kom. sjef Ped. rådgiver
|
Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
Utkast- og dokumentoversikt er under utarbeidelse.
|
| Retningslinjer for tildeling av tilskudd
|
|
|
|
|
|
|
Har ikke private barnehager.
|
| Vedtekter for barnehagene (Retningslinjer for inntak og opphold i barnehage)
|
Elements
|
Elements, emne enkeltsak
|
A10,Fagklasse
&13,Tilleggskode
(ved høring) &00,Tilleggskode
|
|
x
|
Ped. rådgiver
|
Før 01.01.2014 arkivert i papirarkiv. Fra 01.01.2014 arkivert i ESA.
Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Godkjenning av barnehager etter barnehageloven
|
Elements
|
Elements, emne enkeltsak
|
A10,Fagklasse
|
|
x
|
Kom. sjef Ped. rådgiver
|
Før 01.01.2014 arkivert i papirarkiv. Ikke gjennomført godkjenninger frem til Elements er tatt i bruk.
Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Oppfølging av avvik med betydning for barnehagens godkjenning
|
Elements
|
Elements, emne enkeltsak
|
A10,Fagklasse &06,Tilleggskode
|
|
x
|
Kom. sjef Ped. rådgiver
|
Ikke hatt avvik av denne typen pr. dags dato.
|
| Dispensasjoner fra utdanningskravet for styrer
|
Elements
|
Elements, emne enkeltsak
|
404,Fellesklasse A10,Fagklasse
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Kom. sjef Ped. rådgiver
|
Nytt fra 22.06.2017.
Fra 22.06.2017 arkivert i ESA. Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Dispensasjon fra utdanningskravet for pedagogisk leder
|
Elements
|
Elements, emne enkeltsak
|
404,Fellesklasse A10,Fagklasse
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Kom. sjef Ped. rådgiver
|
| Dispensasjon av bemanningsnormen
|
Elements
|
Elements, emne enkeltsak
|
A10,Fagklasse
|
|
x
|
Kom. sjef Ped. rådgiver
|
Nytt fra 01.08.2019.
Ikke hatt saker enda.
|
| Årsplan for barnehagene
|
Elements Notat
|
Elements, emne
enkeltsak år
(en pr. barnehage)
|
A10,Fagklasse 146,Fellesklasse
|
|
x
|
Ped. rådgiver Styrer
|
Før barnehageåret 2013/2014 arkivert i papirarkivet.
Fra barnehageåret 2013/2014 arkivert i ESA.
Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Møter i samarbeidsorgan:
- Foreldreråd (FAU)
- Samarbeidsutvalg (SU)
|
Elements
|
Elements, emne enkeltsak år (en pr. barnehage)
|
A10,Fagklasse 033,Fellesklasse
|
|
x
|
Styrer Avd. leder HOS
|
SU arkivert i papirarkiv.
SU/FAU arkivert i ESA fra barnehageåret 2013/2014 til 2020/2021.
Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Bilder av barnegrupper
|
Fotopapir
|
I barnehagene
|
A10,Fagklasse
|
|
x
|
Styrer Avd. leder HOS
|
Arkiveres i papirform i barnehagene. I kommunalt arkiv kun jpeg-, tiff-, pdf-a- eller png-format.
|
| Årsmeldinger jf. kvalitetsutviklingsplan for skole og barnehage
|
|
|
|
|
x
|
|
Ikke utarbeidet etter 2012. Politisk behandlet og arkivert i papirarkivet. Revideres våren 2024.
|
| Avviksrapportering organisasjon
|
|
Compilo
|
|
|
|
Styrer Ansatte
|
Pr. i dag ikke noen arkivløsning koblet oppimot Compilo.
|
| Kriseberedskapsplaner
|
Elements Notat
|
Elements, emne enkeltsak år/bhg
|
A10,Fagklasse
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Ped. rådgiver Styrer
|
Arkivert i ESA fra 2015. Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Kontantstøtte NAV - endringsrapport
|
Elements
|
Elements, emne, enkeltsak år
|
A10,fagklasse &14,Tilleggskode
|
Off.l. §13 Fvl. §13.1
|
x
|
Styrer HOS
|
Papirarkiv fram til 31.12.2018. Arkivert i ESA fra 01.01.2019. Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
| Kompetanseutvikling i barnehagene
- Interkommunale planer
- Kommunale planer
|
Elements Notat
|
Elements, emne, enkeltsak år
|
A10,Fagklasse 144,Fellesklasse (tematisk plan)
|
|
x
|
Kom. sjef Ped. rådgiver
|
Interkommunal plan er arkivert fra 2013.
Fra 01.06.2021 arkivert i Elements.
|
