Formål

Formålet med disse retningslinjene er å etablere et felles regelverk i Grong kommune for håndtering av deltakermapper ved flyktningtjenesten innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer.

Virkeområde
Retningslinjene gjelder for deltakermapper som blir behandlet ved flyktningtjenesten etter Forvaltningsloven, Offentleglova, lov av 6. november 2020 om integrering gjennom opplæring, utdanning og arbeid (Integreringsloven) med tilhørende forskrifter.

Definisjoner
Med personarkiv menes dokumenter som inneholder informasjon om den enkelte person. Alle flyktninger som blir bosatt gjennom flyktningtjenesten skal ha egen mappe i Elements. All arkivverdig informasjon skal tas vare på og arkiveres i mappen.

Personregistre
Behandling av personopplysninger i flyktningtjenesten skal følge reglene i personopplysningsloven og EUs personvernforordning av 27. april 2016. Opplysningene i deltakermappene er etter forvaltningslovens § 13 b, pkt. 3 tilgjengelig for ansatte i flyktningtjenesten i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning. Behandlingsansvarlig for deltakermappene er delegert fra administrasjonssjefen ned til avdelingsleder for flyktningtjenesten.

Oppretting av mappe i sakarkivsystemet fra 01.06.2021
Det overordnete prinsippet er at all dokumentasjon om en deltaker skal arkiveres på ett sted, i deltakermappen. Journalnotat skrives og arkiveres i Elements. All dokumentasjon for deltakeren holdes da samlet for ettertiden i en digital mappe i Elements. 

Det er opprettet egen arkivdel for dokumentasjon i flyktningtjenesten.

Det skal opprettes deltakermapper for deltakere i introduksjonsprogram.

Det skal opprettes personmapper for de som ikke deltar i introduksjonsprogram.

• Opprett ny sak. Tittel: Deltakermappe /- eller Personmappe  - navn XXX. Navnet skal skjermes. 
• Saksansvarlig er den enkelte saksbehandler. Det er opprettet tilgangsgruppe for flyktningtjenesten dersom alle har tjenstlig behov for tilgang. Det kan også gjøres pr. journalpost.
• Arkivdel: flyktningtjenesten
• Mappetype flyktningtjenesten.
• Tilgangskode: Det kommer automatisk opp tilgangskode "flyktning" når mappetypen er valgt. Du kan velge flyktning sensitiv for journalpost eller du kan opprette ny sak med tilgangskode flyktning sensitiv.
• Ordningsprinsipp = fødselsnummer (evt. DUF). Skriv inn fødselsnummer i feltet verdi, og velg det blå feltet der nummeret kommer opp. I feltet beskrivelse skrives navnet.

Avslutning av saksmapper

Vi følger opp samme deltakere på ulike områder. På hver av deltakermappene/personmappene settes en ansatt som saksansvarlig. Det er stort sett den som oppretter mappen. Saksansvarlig på den enkelte mappe er ansvarlig for å avslutte saken i Elements når deltaker har avsluttet program eller ikke følges opp lenger av flyktningtjenesten.

Dokumenter som skal arkiveres og bevares

Innhold                                                                                                                                                               

Dokumentasjon på behandling av tilskudd i forbindelse med bosetting                                  

Dokumentasjon på fravær, trekk og utbetaling                                                                                  

Individuell plan for norskopplæring/introprogram                                                                           

Journalnotat etter alle samtaler med deltakere                                                                                

Enkeltvedtak etter Lov om Introduksjonsordning                                                                              

Sakkyndig vurderinger og rapporter                                                                                                         

Varselbrev                                                                                                                                                          

Søknad om permisjon                                                                                                                                     

Dokumentasjon vedrørende advarsler og midlertidig/permanent stans av program             

Interne notater                                                                                                                                                   

Referat fra ansvarsgruppemøter og samarbeidsmøter                                                                       

Kopi av bekymringsmelding til barnevernstjenesten, jf.

introduksjonsloven §§ 26, 26.1 og 26.2  og Lov om integrering § 49                                              

Dokumentasjon av trekantsamtaler og revurdering av individuell plan                                                                       

Klagesaker og dokumentasjon av saksbehandlingsprosess                                                                

Samtykkeerklæringer                                                                                                                                        

Deltakerbevis                                                                                                                                                       

Søknad om innsyn i deltakermappe                                                                                                            

Dokumentasjon av etablering                                                                                                                        

Annen dokumentasjon som er arkivverdig for å dokumentere tjenester og oppfølging gitt til deltakere                                                                                                                                                    

Virksomhetsplaner, rutinebeskrivelser, årsmeldinger, dokumentasjon av metoder og testeverktøy                                                                                                                                                 

Saker vedrørende asylmottak, herunder driftsavtale og håndtering av retningslinjer fra Utlendingsdirektoratet.                                                                                                                                      

Journalføring av dokumentasjon
I arkivforskriftens § 9 er det gitt bestemmelser om at i sak- og arkivsystemet skal ethvert offentlig organ registrere alle inngående og utgående dokumenter, som etter offentleglova § 4 regnes som saksdokumenter dersom disse er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.
Det stilles etter arkivforskriftens § 9 førsteledd to krav til dokumenter som skal journalføres;
1) de skal være gjenstand for saksbehandling, og 2) de må ha verdi som dokumentasjon.

Tittel på journalpost; det er viktig at navn skjermes i tittel, men at overskriften er informativ.

Eks. Referat fra møte 13.12.22 XX navn. Navnet skal skjermes, men resten av tittelen skal være synlig. Merk tekst som ikke skal skjermes og høyreklikk , velg fjern skjerming.

Dokumenter som mottas i flyktningtjenesten og som er gjenstand for saksbehandling, kan sendes til servicekontoret i Grong kommune, for journalføring og skanning inn i sakarkivsystemet. Epost og dokumentasjon fra andre plattformer er den enkelte saksbehandlers ansvar å dokumentere i sakarkiv. Utgående post er saksbehandler selv ansvarlig for.

Ordningsprinsipp/arkivnøkkel:

• Dokumenter angående administrasjon i sakarkivsystemet i elektronisk emnearkiv, felleskode/fagkode.
• Deltakermapper og personmapper (de som har annen oppfølging enn introduksjonsprogram); Det er fra 01.06.2021 opprettet arkivdel flyktning i sak-arkiv, med ordningsprinsipp fødselsnummer/tilsvarende.

Journalføring skal skje løpende samme dag som dokumenter mottas eller produseres. Rapportering skal sikres integritet og være autentisk ved at det skjer uten opphold etter samtaler. Dette er svært viktig for internkontroll og forsvarlighet når vi følger opp enkeltpersoner, slik at vi kan se hva som er gjort av oppfølging når vi skal bistå dem.

Innsyn, utlån og overføring

Krav om innsyn i deltakermapper behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens §§ 18-20, samt etter innsynsbestemmelsene i artikkel 15 i EUs personvernforordning. Dokumenter som er utarbeidet for den interne saksforberedelse kan unntas fra innsyn. Det skal praktiseres merinnsyn etter offentleglovas § 11, men det gjelder ikke dokumenter underlagt taushetsplikt. På anmodning kan partene få tilsendt kopi av de saksdokumentene som de har krav på innsyn i.

For å vurdere krav om innsyn skal flyktningtjenesten be om å motta skriftlig henvendelse om dette. Det er ikke noe du kan kreve, innsynskrav skal kunne fremmes muntlig eller skriftlig, og anonymt)  samt at svar fra flyktningtjenesten skal gis skriftlig. E-posthenvendelse regnes her som skriftlig henvendelse.

Deltakermappen, eller dokumenter som ligger i den, skal kun lånes ut til ansatte som konkret jobber med deltaker. Andre ansatte har ikke tilgang til mappen. Ingen deltakermapper må fjernes fra arkivet uten at utlån er registrert.

Deltakermappen skal ikke lånes ut til andre enheter i kommunen, og skal heller ikke tas med utenfor flyktningtjenestens lokaler.

Kopier som inneholder sensitive personopplysninger (opplysninger om; etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for straffbare forhold, helseforhold, seksuelle forhold, medlemskap i fagforeninger) skal sendes som ordinær post.
Oversendelse av hel deltakermappe (også kopi av en hel mappe) skal sendes med rekommandert post.

Hovedregelen er å aldri sende personsensitive opplysninger med epost. Dersom elev, deltaker eller samarbeidspartnere krever det likevel, skal dokumentet anonymiseres. Ved slik overføring skal navnet på den som har godkjent overføringen alltid noteres på deltakermappen.

Her kan dokumentet sendes via svar ut fra Elements.

Arkivering av deltakermapper

Personalet (etter avtale) gis adgang til arkivlokalet for bortsettingsarkiv av arkivansvarlig i kommunen.

Arkivbegrensning og kassasjon
All arkivbegrensning av dokumenter skal skje ved at materialet makuleres.

Det skal til enhver tid utføres arkivbegrensning i henhold til arkivforskriften § 14.

Deltakermapper skal i sin helhet bevares, etter at arkivbegrensning er gjennomført. Etter arkivlovens § 22 kan det medføre straffeansvar hvis man utfører uhjemlet kassasjon.

Deponering av papirarkiv til det bortsettingsarkivet

Flyktningtjenesten skal sette deltakermapper til bortsettingsarkivet når de er å regne som avsluttet. Deponering til IKA Trøndelag skal skje etter avtale med kommunalt arkiv.

.

Avdelingsleder har ansvar for at deponering utføres i samsvar med retningslinjer for rydding av papirarkiv.

Mappene skal primært leveres i stående arkivbokser (A4-format), og all merking av bokser (om innholdet) skal være gjort med blyant:
• Navn på avdeling
• Deltakermapper, alfabetisert fra-til
• Tidsrom (startår)

Alle bokser som inneholder objekt (f.eks. klient) skal inneholde en navneliste.

I tillegg skal kopi av navnelistene samles i en perm som følger arkivet.

Tilbakelån skal skje etter nærmere avtale mellom den enkelte avdelingen og arkivtjenesten.

Iverksetting

Disse retningslinjene ble iverksatt 1. februar 2020.Retningslinjene skal tas opp til revidering årlig, eller når vesentlige endringer i lovverk eller ansvarsforhold gjør det påkrevet. Ansvarlig for revidering er avdelingsleder flyktningtjenesten.

Det er i henhold til arkivplan og ansvarsfordelingen der: https://grong.arkivplan.no/content/view/full/491439

Sist revidert 28.08.2024.