Grong kommune har valgt åpenhet rundt post til og fra kommunen, og har derfor valgt å fulltekstpublisere dokumenter på kommunens postliste: https://www.grong.kommune.no/tjenester/politikk-og-organisasjon/postliste-og-motekalender/

Dokumenter som generes til postlista er dokumenter av typen N - Notat med oppfølging,  I- inngående, U-utgående fra sak-arkivsystemet Elements.
Alle journalposter skal journalføres, også utgående poster og notat.  Disse kommer ikke på postlista før det er gjort. Det er arkivtjenesten som journalfører, altså fører en post inn i postjournalen.

Saksbehandlers ansvar:

Det er saksbehandler som har hovedansvaret for å vurdere graden av offentlighet på saker og dokumenter man selv jobber med, inkludert de som kommer inn til kommunen fra en ekstern avsender.

Det er lagt inn tre dagers forsinkelse på postlista, slik at saksbehandler får tid å offentligvurdere posten han/hun mottar i Elements.

Alle saksbehandlere har selv ansvar for å sjekke innkommet post i tide.  

Arkivtjenestens ansvar:

Arkivtjenesten har ansvar for å forhåndsklassere inngående post ved journalføring. Dette gjøres ved journalføring av inngående post.

Det er en risiko at personvernopplysninger kan komme på avveie, f.eks. i et vedlegg. Derfor har arkivtjenesten flere kontrollpunkter før en post kommer på postlista.

Hver dag skal to personer hver for seg sjekke "offentlig journal" i Elements. Offentlig journal inneholder all post som genereres til postlista.

• Velg arkivsøket "offentlig journal kontroll" fra-til dato. Velg dagen før til dagen i dag. Hver mandag må søket innholdet perioden fredag til mandag.
• Alle journalposter må kontrolleres, både inngående, utgående og notat.
• Sjekk tittel, avsender/mottaker - skal noe graderes?
• Alle dokument skal sjekkes om de inneholder taushetsbelagte opplysninger. Dersom ett vedlegg skal graderes, gjøres det fra dokumentdetaljer. Gjelder det hele journalposten, gjøres det fra journalpostdetaljer. Tilsvarende gjøres på saksdetaljer.
• Sjekk at både sak, journalpost og dokumenter er publisert. 

Er man usikker på offentligvurderingen, skal det drøftes i arkivtjenesten eller ta kontakt med saksbehandler som er ansvarlig for saken. 

Hver dag skal to personer i arkivtjenesten sjekke postlisten på nett. Gå gjennom de to siste dagenes visning. Rett opp dersom du finner feil.

Saker som arkivet registrerer får status B = Under behandling. Sakene blir tilgjengelig på postlista selv om det ikke er knyttet journalposter til de. Dersom du er usikker på om saken er registrert riktig med tanke på skjerming, kan du velge status R = Reservert. Da kommer ikke saken ut på postlista.