Det er de daglige post- og arkivbehandlingsrutinene som legger grunnlaget for om kommunen skal kunne etterleve kravene som lovverket og offentligheten/allmennheten stiller til dokumentasjon og informasjon.

Rutinene nedenfor er basert på arkivloven med forskrifter og tar utgangspunkt i den kommunale hverdagen.

Kommunens arkivleder er arkivfaglig leder for sentralt arkiv. Personale med ansvar for arkivforvaltning er tilsluttet arkivtjenesten ved servicekontoret i kommunen.

Postmottak:

Postmottak papirpost:
- Kommunens postmottak er lokalisert til servicekontoret. 
- Inngående post hentes hos Rema 1000 post i butikk hverdager ca. kl. 10.00.
- Servicekontoret tømmer postkasse ved hovedinngangen hver dag ca. kl. 09.00.
- Post som blir levert direkte til etater og saksbehandlere skal arkivvurderes av mottaker og
 sakspost leveres servicekontoret for registrering. Saksbehandler kan alternativt registrere posten selv ved å skanne posten til sakarkivsystemet.

Postmottak elektronisk post – E-post:
- Servicekontoret har ansvaret for kommunens elektroniske postmottak –
 postmottak@grong.kommune.no.
- E-post skal behandles på lik linje som annen post.
- Registrert eller videresendt e-post overføres til mappen «Behandlet» og oppbevares ett år.

- Journalført post overføres til mappen "journalført" og oppbevares ett år.

- Høringer journalføres og overføres til mappen "høringer", oppbevares ett år.

- E-post som mottas av saksbehandler og har arkivmessig verdi er saksbehandlers ansvar for å
 registrere i riktig sak i sak/arkivsystemet.

Postmottak elektronisk post – Elektroniske skjema:
Servicekontoret har ansvaret for mottak av elektroniske skjema i importsentralen i Sak/arkivsystemet.
Søknad og endring av plass i barnehage, samt søknad, endring og oppsigelse i SFO er full elektroniske skjema som automatisk registreres på riktig sak i tillegg til i fagsystemet. Fagansvarlige har ansvar for kvalitetssikring av disse.

Postmottak digital post 

Altinn:

Servicekontoret har ansvaret for mottak av digital post mottatt i Altinn for rollen Post/arkiv. Alle ansatte på servicekontoret har rollen post/arkiv med tilgang til hovednummeret til Grong kommune samt alle underenheter. 

Alle med ansvar for post/journalføring har tilgang til taushetsbelagt informasjon i Altinn. Kun arkivleder har tilgang til "Straffesak forsendelse". 

All post i Altinn blir varslet til postmottak@grong.kommune.no.

Oppgave hver dag for den som har ansvar for Post 2: Fordel posten som ikke skal journalføres til enheten enten ved å skrive ut, eller å sende på epost. Velg til slutt arkiver på posten inne i Altinn. NB! PAss på å få med alle vedlegg. 

• Post til skole og barnehage må skrives ut og legges i posthylla til avdelingene. 

• Skattekort, Helfo direkteoppgjør skal vi ikke skrive ut.  

KS FIKS:

KS FIKS er en nasjonal felleskomponent som formidler dokumenter mellom avsender og mottaker via ulike kanaler. Kommuner og andre offentlige virksomheter kan benytte KS FIKS. SvarUt benyttes for utgående post, mens SvarInn benyttes for innkommet post. Hovedansvarlig for KS-FIKS er  digitaliseringsrådgiver på servicekontoret. Arkivleder og stedfortreder har tilgang til systemet, og kan kontrollere og hente ut digital postforsendelse.

Dokumenter som kommer til kommunen via KS FIKS mottas i en fordelingssak i Elements.
Journalposter flyttes til riktig sak om dokumentet skal saksbehandles i Elements.
Skal ikke journalposten saksbehandles i Elements skrives den ut eller sendes på epost til rette vedkommende.  Det skrives i merknad at det er gjort. Tittel endres til Utgår - + original tittel. Journalposten settes til status U. Den kan søkes opp i ettertid.

Grovsortering papirpost:

Informasjonspost (aviser og reklame) legges direkte til mottaker.

Rundskriv skal i utgangspunktet ikke registreres som inngående dokument.
Rundskriv som skal besvares (som krever aksjon/behandling) fra kommunens side skal registreres som inngående dokument knyttet til en arkivsak.

Følgende post legges direkte til mottaker uten å åpnes:

Privat adressert post:
Post adressert direkte til privatperson - Dvs post hvor personnavn står foran kommunenavn/enhetsnavn sorteres ut og leveres adressaten uåpnet. Unntak er de tilfeller saksbehandler har gjort avtale om at servicekontoret skal åpne slik post.

Post som ikke åpnes av servicekontoret:

Post som adresseres til kommunale virksomheter:

• Namdal brann- og redningsvesen (vertskommunesamarbeid).
• Helse- og omsorg (klient/pasientpost til registrering i fagsystemer).
• Skole, voksenopplæring, barnehager. (Post til papirarkiv samt fagsystemer) 
• Fagforeninger

sendes uåpnet til aktuelle etater for åpning og registrering.

Hvis slik post feilaktig åpnes i arkivet, legges den tilbake i konvolutten. Konvolutten dateres og signeres av den som åpnet posten og brevet sendes umiddelbart til fagavdelingen.

Post til Indre Namdal barnevern og PPT

Servicekontoret utfører merkantil tjeneste for barnevern og PPT, og har ansvar for all postregistrering til fagsystemene Familia og Visma Flyt PPT.

All annen post adressert til Grong kommune, uavhengig av avdelinger, går til servicekontoret for åpning, arkivvurdering og registrering.

Ved åpning av posten skal arkivaren se etter at:
- forsendelsen er fullstendig, med alle vedlegg m.m.
- forsendelsen er uskadd
Uregelmessigheter noteres på dokumentet, og avsender skal underrettes.

Dokumentene som er arkivverdig og skal registreres inn.

Post levert direkte til etat/saksbehandler eller til feil etat/saksbehandler:

Hvis arkivverdig post leveres direkte til etat/saksbehandler skal denne posten enten registreres inn av saksbehandler, eller leveres snarest mulig til arkivet for registrering. 

Saksbehandler har selv ansvar for å sørge for journalføring av post sendt direkte til saksbehandler slik som eposter, dokument levert pr. papir, dokument mottatt gjennom samhandlingsplattformer m.m.. 

Feilsendt post som allerede er journalført i sak/arkivsystemet:
Mottakende saksbehandler er ansvarlig for at feilregistrert post i Sak/arkivsystemet blir overført til riktig etat/saksbehandler.

Feiladressert post returneres uåpnet til Posten.

Behandling av gradert materiale:

Konfidensiell post er post som inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet i følge offentlighetsloven.

Sending av gradert materiale internt i kommunen skal skje i lukket konvolutt.

Servicekontoret registrerer U.off. ved postregistreringen samt fører på foreløpig hjemmel. Hvis dokumentet likevel ikke skal unntas offentlighet må arkivtjenesten få beskjed slik at gradering kan fjernes i registreringen.

Det er saksbehandler som har ansvaret for at saker/dokumenter som skal unntas offentlighet, blir registrert med riktig tilgangskode og hjemmel i sak/arkivsystemet.