|
Plan for NAV Indre Namdal avd. Grong (sosiale tjenester) for rydding av arkiv, deponering av arkiv Frist for utarbeidelse av plan: 1.6.2021 1. Papirarkiv tilhørende Grong kommune for NAV Indre Namdal til og med 1.6.2020 Bakteppe: NAV Grong (sosiale tjenester) ble avviklet 31.05.21. Det ble opprettet vertskommunesamarbeid på de sosiale tjenestene i NAV Indre Namdal, med Grong kommune som vertskommune fra 01.06.20. Papirarkivet før 01.06.20 kan derfor deponeres 25 år etter avslutning, som blir år 2045. Det eksisterer kun papirarkiv for denne perioden. Hva må gjøres: - Papirarkivet må ryddes innen 2024 - Deponeres innen 2045 2. Papirarkiv tilhørende Indre Namdal Sosiale tjenester fra 1.6.2020 og tom 15.10.20: Bakteppe: NAV Indre Namdal sosiale tjenester (Grong, Lierne, Namsskogan og Røyrvik) startet 01.06.20 papirarkiv for vertskommunesamarbeidet. Fra «dato» ble det opprettet fullelektronisk arkiv og papirarkivet opphørte « dato». Papirarkivet kan deponeres 25 år etter avslutning dvs år 2045. Hva må gjøres: - Rydde og fjernarkiver ferdigstilte/avsluttede klientmapper fra papirarkiv - Rydde og fjernarkiver allerede ferdigstilte klientmapper innen 1.12.2021 - Deponeres innen 2045 Status: Det eksisterer pr. mai 2021 ca 200 bokser, i tillegg til permer i fjernarkiv for de sosiale tjenenestene i Grong kommune og papirarkiv i dagens aktive papirarkiv på avdelingen kommer også i tillegg. Brukere er arkivert på etternavn i arkivskap, noen av sakene er lagt i bokser merket med forbokstav i etternavn. Boksene er delvis ryddet. Dersom det er flere bokser med samme bokstav, må en lete i flere bokser etter den enkelte sak. 3. Estimert antall tid til rydding av papirarkiv Estimert tid til rydding er ca. 300 timer (to bokser pr ansatt pr dag i tillegg til uthenting av notat fra Velferd og Arena). Dette tilsvarer 40-50 dager med rydding av arkiv (3 ansatte) avhengig av system i boksene fra før. Over en treårs periode tilsvarer dette 10-15 dager per år (ca. 1. dag per måned). I de sakene som har vært aktive etter etableringen av NAV i 2007 må det skrivers ut notater i fra Arena(statlig system) og legges i mappene før de avsluttes. 4. Gjennomføring/organisering av rydding: Passivt papirarkiv på avdelingen: - Rydd og fjernarkiver allerede ferdigstilte klientmapper innen 31.12.2021 Fjernarkiv i kjelleren på Grong kommunehus: - Det settes av en dag per måned pr ansatt til rydding av arkiv fra og med oktober 2021(evt. to halvdager) til og med desember 2024 5. Enkel oppskrift for rydding av arkiv før deponering: Arkivbokser: - Alle papirarkiv skal ryddes og settes i arkivbokser. Hvis eksisterende boks er dårlig eller feil merket, ta en ny. Servicekontoret har bokser på kopirommet/postrommet. - Det er to tykkelser på boksene. Boksene skal fylles slik at det går en fingerbredde nedi når de er fulle - Er det for lite oppi vil papirene bølges. Du kan bruke en liten/tynn boks i de tilfeller det er lite papir som skal i boksen. Merking av arkivboksene - Bruk blyant - Boksene før 01.06.21 merkes med
- Grong kommune
- Arkivskaper: Sosialtjenesten, Grong kommune
- Innhold: Klientmapper (a – b) osv.
- Årstall: eks. 2010-2012
- Boksene for perioden 01.06.20 – 15.10.20
- Grong kommune
- Arkivskaper: Sosiale tjenester NAV Indre Namdal
- Innhold: Klientmapper (a-b) osv.
- Årstall: 2020
Kommentar til boks-merking: årstall indikerer det året saken ble avsluttet(usikker på om dette vil stemme for oss) Lag navneliste Alle bokser som inneholder brukere, skal inneholde en navneliste. I tillegg skal kopi av navnelistene samles i en perm som følger arkivet Rydd mappene - Fjerne binders, plastmapper, plastbindinger. - Fjerne gullapper. Hvis arkivverdig informasjon, ta en kopi - Fjern dobbeltkopier - Fjern arkivuverdig materiale, f.eks. brosjyrer, reklame - Sjekke at alle papirene/dokumentene som tilhører saken er på plass - Hvis det mangler dokumenter så kan det tas ut kopi fra fagsystem hvis dette finnes, eller så skrives det på mappa hva som mangler. |
