Visma Samhandling Arkiv (VSA) er NOARK5-godkjent arkivkjerne. 

VSA (sikker sone) ble først tatt i bruk i Grong kommune 01.10.2020. Vi har to arkivkjerner. VSA - server og VSA sky.

Fagsystemer som har tatt i bruk fullelektronisk arkiv er:

• Visma PPT Flyt fra 01.10.2020. VSA server
• Velferd fra 16.10.2020. VSA server
• Profil fra 02.11.2020. VSA server
• Familia fra 15.12.2020 - 13.12.2022 - VSA server
• Visma flyt barnevern fra 15.12.2022. VSA sky
• Sampro 01.04.2021 (Cloud) -  VSA sky
• Visma flyt barnehage fra 01.04.2022 - VSA sky
• Visma flyt skole fra 01.08.2022  - VSA sky
• Visma flyt sikker sak barnehage fra 01.08.2022 - VSA sky
• Visma flyt sikker sak skkole fra 01.08.2022 - VSA sky

Arkivorganisering

I Grong kommune har vi vertskommunesamarbeid på flere områder. Disse områdene har fagsystemer som arkiverer i arkivkjernen Visma:

PPT og BV = Indre Namdal BV og PPT.

NAV - kommunal del = NAV IN.

Da Visma Samhandling Arkiv server ble sett opp, ble det ikke sett opp med eget arkiv for vertskommunesamarbeidene. I etter tid har Grong kommune fått avklart at Arkivverket (brev til Sikri av 10.03.2021 - ESA sak 21/2231)) anbefaler at vertskommunesamarbeid skal ha eget arkiv og at arkivskaper er vertskommunesamarbeidet. Det er likevel greit å organisere det i en egen arkivdel, men anbefalingen er eget arkiv.

I ettertid har arkivleder tatt opp med Visma om det er mulig å endre arkivorganiseringen.

Svaret er at det er mulig, men er utfordrende fordi det betyr at saker må avsluttes og opprettes på nytt i ny arkivdel. Derfor har vi konkludert med at vi ikke omorganiserer men fortsetter med den strukturen som var opprinnelig (proveniensprinsippet).

 Svaret fra VISMA (epost)

Vedr. håndtering av arkiv og arkivdeler i samarbeid mellom kommuner, sett i lys av arkivverket sin anbefaling. 

Arkivverket vektlegger informasjonssikkerhet, tydelig skille av arkiv og separat tilgangsstyring. 

I Visma Samhandling Arkiv gis rolletilgang til arkivpersonell for både arkiv og arkivdel. Separat tilgangsstyring er således ivaretatt. 

 Om arkivdelene ligger i ett og samme "logiske" arkiv, eller har hvert sitt "logisk" arkiv som øverste nivå i arkivstrukturen, vil således ikke påvirke informasjonssikkerheten i arkivet og arkivdelen. 

Det har vært praktisert å etablere et "Arkiv for sikker sone" i Visma Samhandling Arkiv, og ha arkivdeler for de ulike fagområdende/fagsystemene i dette arkivet. 

Om arkivdelen(e) er tilknyttet ulike fagområder eller ulike vertskommunesamarbeid, så er tilgangen til arkivet og arkivdelene det som er viktig å ha god kontroll på. 

Det vil være fullt mulig å etablere et eget arkiv for hvert fagområde/vertskommunesamarbeid. Dersom det er slik i dag at det er etablert ett arkiv med flere arkivdeler pr fagområde, så bør en vurdere om arbeidsmengde/kostnad med å endre dette vil være verdt arbeidet. Det vil imidlertid ikke endre noe på informasjonssikkerheten inne i arkivkjernen.  

Mange er også opptatt av proveniensprinsippet av arkiv slik at arkiv ikke skal reorganiseres i ettertid, men beholde den orden de hadde da de ble skapt. Dette tilsier også at man bør være forsiktig med å flytte dokumenter fra en arkivdel til en annen.  

Slik er arkivet organisert i VSA:

VSA server

Arkiv: Grong 

Arkivdeler:

• Familia (Barnevern). Arkivskaper Grong kommune (Barnevern er et vertskommunesamarbeid sammen med PPT)
• Velferd (NAV). Arkivskapet Grong kommune. (NAV IN er vertskommunesamarbeid).
• Profil(Helse). Arkivskaper Grong kommune.

Arkiv Indre Namdal PPT

Arkivdeler :

• Systemsaker (org.nummer).
• Personsaker (fødselsnummer)

VSA Sky

Arkiv: SAMPRO

Arkivdeler

• Sampro IP
• Sampro IOP

Arkiv: Visma Flyt barnehage 

Arkivdeler:

• Barn
• System saker

Arkiv: Visma Flyt skole (oppstart 1.8.22)

Arkivdeler:

• Elevsaker
• Systemsaker

Arkiv: Sikker sak skole: (oppstart 1.8.22)

Arkivdeler:

• Personsaker
• Systemsaker

Arkiv: Sikker sak barnehage (oppstart 1.8.22)

Arkivdeler:

• Personsaker
• Systemsaker

Arkiv: Visma Flyt barnevern (oppstart 19.12.22)

Arkivdeler:

• Barn 
• Systemsaker