|
Riksarkivarens forskrift: Dette skal bevares:
| a)
|
Saker vedrørende organiseringen av brann- og redningstjenesten i den enkelte kommune.
|
| b)
|
Kommunens planer, prosedyrer og arbeidsinstrukser for tilsyn og håndtering av nødanrop samt risikoanalyser og beredskapsplaner.
|
| c)
|
Planer for og eventuelle evalueringer av interne øvelser og fellesøvelser.
|
| d)
|
Kommunens egenutviklede brannforebyggende prosjekter og opplæringsopplegg.
|
| e)
|
Tilsynsrapporter for særskilte brannobjekter.
|
| f)
|
Statistikk over antall utrykninger og antall ulike typer utrykninger samt rapporter og evalueringer fra brann- og redningsaksjoner, som ikke genereres automatisk fra logg.
|
Namdal Brann- og redningsvesen er organisert som administrativ vertskommunesamarbeid med kommunene Høylandet, Overhalla og Grong, der Grong kommune er vertskommune. Samarbeidet startet i 1.9.2015. Saker som nevnt over skal dokumenteres, og blir journalført og arkivert i kommunens sakarkivsystem. I ESA fra 01.01.2014 - 31.05.2021 ble sakene arkivert i Grong kommune sitt emnearkiv, men i egen organisatorisk enhet. I Elements fra 01.06.2021 har Namdal brann- og redning eget arkiv, egen arkivdel og egen journalenhet i sakarkivsystemet. Brann- og redning har brukt fagsystemet DM-Brann for å dokumentere bla. feietjenenesten og tilsynsrapporter. I september 2022 opprettet vi integrasjon fra DM-Brann til Elements. Det gjør det mulig å sikre elektronisk arkivering av tilsynsrapporter for feiing og særskilte brannobjekt tilbake til 2016 da vertskommunesamarbeidet startet. Link til informasjon om integrasjonen. Fra 18.12.2023 bruker brann-og redning fagsystemet Komtek brannforebygging, med samme type integrasjon til sakarkiv Elements. Internkontrollsystemet som brukes er Flexitefire. Der dokumenteres øvelser, eksponering, internkontroll (HMS og utstyr). Ble tatt i bruk i 2020. Rutine for journalføring av politisk saksforberedelse mellom vertskommunen og samarbeidskommune: 1. Vertskommunen (Grong) lager forslag til saksframlegg med vedlegg. Dette journalføres i sakarkivsystemet til vertskommunen som utgående brev til samarbeidskommunen. 2. Samarbeidskommunen journalfører dette som inngående brev i saken. 3. Når vedtak er gjort, skal saksbehandler i samarbeidskommunen opprette et utgående brev i sakarkivsystemet og sende det til vertskommunen. Vertskommunen registrerer dette som inngående brev i sin sak og journal. |
