Arkivorganisering fra 01.01.2014 

Kommunene i Indre Namdal, Grong, Røyrvik, Lierne, Høylandet, Snåsa og Namsskogan har f.o.m. 01.01.2014 etablert et felles elektronisk sak-/arkivsystem i felles database.  

Formålet med samarbeidet om et felles sak-/arkivsystem er samhandling og kostnadseffektiv drift. 

Kommunene bruker sak- og arkivsystemet ESA til saksbehandling og registrering av saksdokumenter.

Hver enkelt kommune er definert som egne organer med en egen journalenhet. På toppen av basen er org.enhet IN (Indre Namdal. Hver kommuna her under der sin egen org.enhet. Hver enkelt kommune skanner og journalfører all egen sakspost i egen journalenhet. Hver kommune  har egne arkiv der kommunen er definert som arkivskaper. Hver kommune har egne arkivdeler.

Databasen har slik oppbygging: 

Arkivdeler i Grong kommune: 

Arkivorganisering vertskommunesamarbeid

Proveniensprinsippet står sentralt i alt arkivarbeid. Alle enkeltarkiver skapt av en arkivskaper skal holdes for seg og ikke blandes sammen med andre arkiver. En kommunes arkiv skal derfor ikke blandes med en annen kommunes arkiv, og arkiv skapt i et vertskommunesamarbeid må følgelig holdes utenfor vertskommunens eget arkiv.

Vertskommunesamarbeidene som bruker ESA har arkivert sine dokumenter i Grong kommune sitt arkiv, emnearkivet. De har egne org.enhet. I løpet av høsten 2020 har vi sammen med IKA-Trøndelag fått avklart at disse skulle minimum hatt egen arkivdel.

Det gjelder disse vertskommunesamarbeidene:

• Namdal brann- og redningsvesen (fra 2016).
• Indre Namdal barnevern og PPT (fra 2014).
• NAV Indre Namdal (fra 01.06.2020).

For IN legevakt som ble registrert 01.01.2021, er det registrert egen arkivdel.  

Brudd på arkivlov og forskrift

Ved tilsyn fra Arkivverket hos Lierne kommune i 2020, ble det sendt brev til alle kommuner om brudd på arkivloven og forskrift da en felles base er brudd på arkivlovens forskrift om å holde arkivene adskilt.

I forbindelse med overgang fra ESA til Elements har vi hatt møte med Arkivverket der vi har vist hvordan ESA-basen er sett opp i administratoren.

Etter møtet har vi fått denne tilbakemeldingen 23.04.2021:

Demonstrasjonen av systemet viser at Indre Namdal står som «Organisasjonsenhet» i løsningen. Det riktige ville vært at de 6 kommunene Snåsa, Grong, Høylandet, Lierne, Namsskogan og
Røyrvik står som «Organisasjonsenheter» i løsningen, slik at den enkelte kommune hadde ett arkiv. Måten løsningen er satt opp bryter med arkivfaglige prinsipper om ordning etter opphav, og
at et organs arkiv ikke skal blandes med andre organs arkiv. Arkivet i felles løsning hos dere får felles saksmappenummerering og sekvensnummerering istedenfor en per organ. Dette gjør at hver kommune får «hull» i nummereringen på saks- og journalpost nivå, i tillegg til «logiske brister» og mange unødvendige avvik i arkivet og Noark 5 avleveringspakkene (uttrekkene).

Vi ser også utfordringer med å ivareta informasjonssikkerheten i en løsning som gir saksbehandlere tilgang på tvers av kommunens organisasjoner. Riksarkivarens forskrift, kapittel 3, § 3-4 stiller krav til at organet skal beskrive hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, blant annet iverksette rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet. Offentlige virksomheter har også krav til ivaretakelse av informasjonssikkerhet gjennom andre regelverk som ikke Arkivverket forvalter, blant annet eForvaltningsforskriften. I ESA har dere satt opp «Roller for saksbehandler» slik at en ansatt i kommune A med sin rolle der har «under-tilganger» til andre kommuner, uten å måtte logge seg ut av kommune A og inn i kommune B, eller C etc. Det riktige er at ansatte som skal utføre oppgaver i flere kommuner og derfor kan ha tjenstlig behov, skal ha avtaler på plass og får tildelt én «Roller for saksbehandler» i hvert organ/kommune.

Hva må kommunene gjøre?
I møte ble det opplyst at kommunene Grong, Namsskogan, Høylandet, Lierne og Røyrvik skal gå over til sak-/arkivsystemet Elements 01.06.2021. Det ble i tillegg opplyst at Snåsa kommune
hadde trukket seg ut av samarbeidet i 2019/2020. Under demonstrasjonen 15. april viste det seg at Snåsa kommune ikke var stengt for danning i ESA.

Før overgang fra ESA til Elements, må samtlige kommuner:

• Opprette en «Organisasjonsenhet» per kommune i ESA, og kytte til den enkelte
• kommunes arkivdeler til korrekt organisasjonsenhet.
• Rydde eksisterende arkivbase i ESA.
• Stenge ESA og aktive arkivdeler for danning etter 31.05.2021. Registrering av sluttdato kan med fordel gjøres nå.
• Foreta skarpt periodeskille i ESA.
• Pågående saker i ESA avsluttes pr. 31.05.2021, og det opprettes nye saksmapper for disse sakene i Elements (oppretting av nye saksmapper for saker som skal få sluttført saksbehandling i Elements-perioden bør starte nå). Saksmappene for slike saker knyttes sammen med referanser mellom begge system, slik at Elements kan lese mot historisk ESA base.
• Elements må settes opp korrekt, ett arkiv med tilhørende arkivdeler per kommune.
• Elements må settes opp med lesetilgang til historisk base i ESA. Den enkelte kommune
• skal kun ha tilgang til egen historisk base/arkivdeler.
• Hver kommune må lage en plan for deponering av ESA-arkivdelen sine.

Elements starter fra 01.06.2021 med separate baser i hver kommune. Arkivorganisering i Elements blir dokumentert i eget dokument.