Hopp til hovedinnhold (trykk enter)
Arkivplan.no
Opp ett nivå

Plan for å ordne papirarkivet i Grong kommune - 2020 - 2030
Printer-ikon  Utskriftsvennlig versjon

Metode - Sammendrag

I dette notatet foreligger en kartlegging av papirarkiver i Grong kommune. Målet er å komme fram til en gjennomførbar plan for ordning og deponering for å kunne ta vare på papirarkivene på en sikker måte. Arkivoversikten er delt i to: 1) gamle og avsluttede og 2) Aktive arkiv (objektarkiv).

Vurdering av tidsbruk er gjort ut fra hvor mye tid vi har brukt på å rydde i papirarkivet for oppvekst. Dette arbeidet ble startet i sommer 2020.  Sum timer estimert i planen er ca 6300 timer. Altså vel 3,3 årsverk. I kroner utgjør det nesten 2 millioner avhengig av lønn.

Det er naturlig at servicekontoret (arkivtjenesten), tar en stor del av jobben for å ordne gamle og avsluttede arkiv, særlig sakarkivene. For de aktive objektarkivene er det avdelingene selv som har ansvaret og må selv lage planer for gjennomføring.

Arkivmateriale eldre enn 25 kan deponeres hos IKA Trøndelag. For materiale yngre enn 25 år kan vi bortsette materiale hos IKA, men må da betale for innsyn. Ved deponering skal det utarbeides arkivlister med opplysninger om arkivskaper, innhold, periode og løpenummer for det enkelte arkivstykket. Listen skal godkjennes av IKA før deponering skjer.

For materiale som blir på kommunehuset i godkjent arkivrom, skal arkivlister med opplysninger om arkivskaper, innhold, periode og løpenummer for det enkelte arkivstykket lages når materiale er ferdigryddet/ordnet.

Bakgrunn:

Grong kommune er nå i ferd med å innføre fullelektronisk arkiv for flere fagsystem og for sak-arkivsystemet.

I løpet av 2020/22 er det plan om at følgende fagsystem blir fullelektronisk:

  • Profil (Helse)
  • Velferd (NAV)
  • Familia (Barnevern)
  • Visma Flyt PPT
  • Visma Flyt Skole
  • Visma Flyt Barnehage
  • Sampro (samhandling)
  • Elements - Sak-arkivsystemet. Både emnearkiv og objektarkiv (eiendom, personal, bedrift osv.).

Når en kommune går over til fullelektroniske arkiv, skal det settes skille i arkivet. Papirarkivet skal ryddes, ordnes og klargjøres for depot. Alt eldre enn 25 år kan deponeres hos IKA-Trøndelag. Å rydde papirarkiv er en tidkrevende jobb. Siden papirarkivene ikke har vært prioritert å rydde på mange år, er det et stort etterslep.

Arkivgruppa som ble etablert i 2020, har gjennomført ROS -analyse av arkivet. Disse tiltakene ble bestemt å gjennomføre for å redusere risikoen med å ha arkiv som ikke er ryddet og deponert:

  • Kartlegge behov for rydding av papirarkiv. Hvor stor ressurs trengs?
  • Lage en plan for rydding og deponering til IKA - 10 årsplan
  • Prioritere å sende til IKA det som er noenlunde ryddet. Eks. sak-arkivet i fellestjenesten.
  • Frigjøre plass til helsearkiv i godkjent arkivrom.

Ansvar for papirarkivene

Det er avdeling sitt eget ansvar å sørge for å rydde sine arkiver slik det skal gjøres etter forskriften (riksarkivarens forskrift § 6-2), samt instruks fra IKA Trøndelag. Dette gjelder spesielt de arkivene som er aktive; eiendom, personal, elevarkivene, klientarkiv NAV, BV/PPT m.m.

Arkivmengde:

Kjeller på kommunehuset: 32 reoler a 15 hyllemeter = 480 hyllemeter (maks).

Helserom - morsarkiv: Ca 17 hyllemeter legekontor og ca 23 hyllemeter pleie og omsorg.

Helsearkivet:

- sakarkiv helse ca 20 hyllemeter
- helsetjenesten ca  20 hyllemeter

Eiendomsarkivet ca 40 hyllemeter 

Totalt papirarkiv i kommunen: 579 hyllemeter

Listeføring

Bakrunn for listeføring: Lag en plan for listeføring og ordning av både bortsette, eldre og avslutta papirarkiv.

Ved deponering skal det lages en oversikt over alle bokser, bøker etc. som skal følge med, dvs. alle arkivstykker.

For alle bortsettingsarkiv lages en tilsvarende overiskt, i digital form via Microsoft List.  Én liste pr. arkivrom.  En konvertering av lista til Excel utføres årlig, og arkiveres sammen med arkivplanen i sak-/arkivsystemet.

Kostnad

Grong kommune har avtale med IKA Trøndelag for deponering av arkiv. Det koster kr 297,- i leie pr hyllemeter pr år.

Dersom vi deponerer arkiv som ikke er ryddet, koster det kr 6.500,- pr hyllemeter i tillegg til årlig leie.

Kommunen kan deponere avsluttede arkiv som er yngre enn 25 år, men da vil IKA-Trøndelag ta saksbehandlingsgebyr dersom vi trenger innsyn. Gebyret er pr. 2020 kr 500,- pr påbegynt time.

Alternativet til å rydde og deponere er å bygge et nytt godkjent arkivrom. Det er ikke kostnadsvurdert, men sannsynlig er det dyrere enn å deponere. Når vi i tillegg er pålagt å deponere eldre arkiv vurderes det som det beste å gjøre.

Arkivrom:

I Riksarkivarens forskrift kapittel 2 er kravene til arkivlokaler og oppbevaring av arkiv beskrevet:
https://lovdata.no/forskrift/2017-12-19-2286/§1-1

Grong kommune har et arkivrom i kjelleren på kommunehuset som er godkjent etter denne forskriften. Der er det fullt. Det er mulig å sette inn flere skap langs veggen for å få plass til f.eks. eiendomsarkivet og helsearkivet.

I kjelleren på helsehuset er det to arkivrom. Det ene inneholder morsarkiv og det andre inneholder andre helsearkiv, bl.a helsestasjon, helsekort, sakarkiv helse m.v. Disse rommene er ikke godkjent etter forskriften, og det kan være fare for fukt, vann og brann.

Kommunen må derfor deponere gamle arkiv fra helse slik at alle papirarkiv kan oppbevares på en trygg måte slik forskriften krever.

Dersom plan for rydding og ordning følges, vil det gjenstå ca 2 reoler helsearkiv som kan flyttes inn på godkjent arkivrom: Nyere morsarkiv 2011-2018 = 60 + 38 bokser = ca 100. = 1 reol og 1 reol annet helsearkiv.

Hvordan skaffe ressurser til å rydde?

Avdelingene har selv ansvar for å rydde i sine aktive arkiver. Den økonomiske situasjonen i kommunen tilsier at avdelingene må rydde innenfor sine budsjett. Andre alternativer kan være:

  • Kan vi disponere sykemeldte til å arbeide med arkiv?
  • Er det mulig å ansette pensjonister på pensjonistlønn (må da prioriteres i budsjett).
  • Er det mulig å tilby arkivarbeid som tiltak/arbeidsutprøving?

Utfordringen med å rydde arkiver, i tillegg til at det er tidkrevende, er å forstå oppgaven. Det krever ofte fagkunnskap i tillegg til å være en systematisk person. Har man ikke fagkunnskap, vil man måtte bruke mye lengre tid på å rydde.

Forberedelse til deponering:

  • Servicekontoret tar kontakt med IKA-Trøndelag og avtaler deponering.
  • Ryddet arkivmateriale skal skrives inn i en liste med løpenummer etter mal fra IKA-Trøndelag. Denne skal godkjennes av IKA-Trøndelag før forsendelse. Ansvar for dette er arkivleder.
  • Materialet skal pakkes og kjøres til IKA-Trøndelag.
  • Pakking og forsendelse må gjøres av avdelingen sammen med arkivleder.
  • Link til regler for rydding av papirarkiv

Prioritering rydding av papirarkiv:

Oppdeling:

Gamle avsluttede arkiv. Å rydde disse er en oppgave som er vanskelig å tillegge avdelingene, da disse er avsluttet og flyttet til arkivrommet for flere år siden. Det hadde vært en fordel at avdelingene bidrar med rydding da de har fagkunnskapen om innholdet. Siden mange av de de som har skapt arkivene ikke jobber her lenger, er det naturlig at det er servicekontoret som rydder. Avdelingene kan bidra med å svare på spørsmål om arkivdanningen m.m.

Arkiv som er i drift. Avdelingene har ansvar for å rydde sine arkiv. (Personal, NAV, PPT, BV, eiendom evt andre objektarkiv).

Avdelingene må selv lage planer for å rydde, for det handler om avdelingens ressurser.

Avsluttede arkiv:

År: 2020/2021: Oppvekst – sakarkiv oppvekst fram til 1995

Oppvekst – gammelt arkiv. Uryddet. Hyllene som dette arkivet bruker må frigjøres slik at PPT får plass. De trenger disse reolene for å låse inn sitt arkiv. av PPT. Dokumenter er samlet i kopiesker og må ryddes over i arkivbokser. Arbeidet er påbegynt 2020.

Estimert tid: 4-500 timer.
Ansvar: Servicekontoret.

STATUS 25.5.2022: Utført. Deponert.

År 2022 Helse - Morsarkiv

Morsarkivet er ferdigryddet. Kan deponere 10 år gammelt materiale. Må vurdere behovet etter ny forskrift om bevaring 2022. 

Antall bokser som kan sendes:
Sykeheim 1976-2010: 107 bokser.
Legekontor 1953 – 2010 = 118 bokser.
Tilsvarer i overkant 2 reoler. Må pakkes, registreres og merkes.

Estimert tid: 50-100 timer.
Ansvar helse sammen med servicekontoret.

Oppdatert status desember 2023: morarkiv er vedtatt kan kasseres. Blir derfor flyttet fra helsehuset over til godkjent arkivrom.

År 2023: Sak-arkiv administrasjonen fram til 1995.

Sak-arkivsystemet felles/administrasjon fra 1977 – 1995 kan deponeres hos IKA. 3 reoler ca 400 bokser. Må gjennomgås. Skal være ryddet, men må sjekkes for lim, binders, plast og gullapper. Boksene må skiftes og merkes på nytt. Alle bokser må registreres og merkes. Liste med løpenummer lages.

(Sak-arkivsystemet gikk over til fullelektronisk arkiv fra 1.1.2014. Papirarkivet avsluttet 31.12.2013.)

Estimert tid: 200-300 timer. Ansvar Servicekontoret.

STATUS nov. 23 - utført og deponert.

År 2023: Forliksråd - Avsluttet arkiv fram til 2005.

Forliksrådet. Avsluttet arkiv 1988-2005. Ca 30 bokser. Mangler arkivoversikt pr boks. Ellers ryddet. Estimert tid: 50 timer.
Ansvar servicekontoret.

Status desember 2023: blir ferdig og listeført januar 2024. Kan deponeres høsten 2024.

År 2024. Gamle avsluttede helsearkiv:

Helsekort = ca 50 bokser.
Utenbygds journaler 1970-1998 = 19 bokser.
Helsekort Namdals folkehøgskole = 9 bokser. Pluss noe mer gammelt. Tilsvarer 1/2 reol.
4 kasser med helsejournaler fra Grong mottakssenter står uryddet.

Estimert tid: 500-600 timer.
Ansvar : helsetjenesten.

År 2025 - Avsluttet sakarkiv helse fram til 1994

Tilsvarer 2 reoler. Må gjennomgås og til dels må det ryddes. Må pakkes, registreres og nummereres.

Møtebøker HU Helse (permer, bøker), Helserådsmøter- Uryddet = ½ reol. 

Estimert tid: 4-500 timer.
Ansvar: Servicekontoret

År 2026 – Avsluttet arkiv kultur fram til 1995.

Møtebøker fram til 1994-5.
Avsluttet sakarkivsystem1984-1995 = ryddet, men må sjekkes. Ca 50 bokser = Ca ½ reol.

Mye annet som er mer usystematisk. Prioriteres ikke for deponering hos IKA i denne planen. Beholdes i arkivrom i kjeller.

Estimert tid: 100 timer.
Ansvar: servicekontoret.

År 2027 – Avsluttet arkiv teknisk fram til 1995.

Møtebøker 1985-1994 ca 13 bokser og utgående post ca 50 bokser = Ca ½ reol.
Må ordnes for deponering.

Øvrig arkiv teknisk, bolig og kultur – ca 2-3 reoler ymse, prioriteres ikke for deponering hos IKA i denne planen.

Estimert tid: 150 timer.
Ansvar: servicekontoret.

Aktive arkiv i bruk:

Ansvar: den enkelte avdeling. Det er skarpt skille i arkivet ved overgang fra papirarkiv til elektronisk arkiv. Papirarkivet skal ryddes/ordnes og bortsettes/deponeres.

Eiendomsarkivet (Gnr/Bnr) i administrasjonen hovedetasje

Eiendomsarkivet er fremdeles i daglig bruk for oppslag.

Arkivet skal ryddes/ordnes, og må flyttes til godkjent arkivrom når det ikke lenger er i daglig bruk. 
Estimert tid: 1500 timer
Ansvar plan/bygg.

Avdelingen har bestemt november 2020 at arkivet ikke skal digitaliseres. 

Elements innføres fra medio 2021 med fullelektronisk arkiv for eiendomsarkivet. Framtidig plan er flytte papirarkivet til sikret arkivrom Avdelingen har ansvar for å ordne arkivet og klargjøre det for bortsetting.

Personalarkivet i kjeller (tidligere ansatte)

Uryddet. Er sortert etter alfabet. Dersom deponering må det plukkryddes. Tilsammen 1,5 reol. Mange skyggearkiv må også hentes inn fra avdelingene og ryddes slik at det kun skal være en mappe pr ansatt. 

Estimert tid: 6-700 timer.
Ansvar personal.

Møte 7.12.2020 med arkiv om å lage plan for rydde: Frist for å lage plan er 01.06.2021. 

Barnevern og PPT

Arkivet er sortert etter alfabet.
Kan deponere barnevern fram til 2006 i sin helhet. Må ryddes. 4 -5 reoler totalt.
Estimert tid: 1-1200 timer totalt.
Ansvar: BV/PPT.

Møte 7.12.2020 med arkiv om å lage plan for rydde: Frist for å lage plan er 01.06.2021.

NAV sosial

Avdelingen lager egen 3-års plan for å rydde papirarkivet ved overgang til elektronisk arkiv 2020.

Må skrive ut journalnotat fra Arena for alle år tilbake da det ikke er gjort. Mye ekstraarbeid med dette. Skrive lister over innhold i alle boksene. Boksene må merkes riktig.

Det er ca 200 bokser pluss permer som er delvis uryddet.
Estimert tid: 750 timer. Kapasitet: 2 bokser pr ansatt pr dag.

NAV og arkiv har hatt et møte nå i høst i forbindelse med innføring av fullelektronisk arkiv. De er i gang med å lage en plan for rydding av arkivet sitt.Ansvar:

Ansvar: NAV.

Møte 7.12.2020 med arkiv om å lage plan for rydde: Frist for å lage plan er 01.06.2021.

Elevarkiv GBU

Elevmapper m.m. fra 1971.
Status ferdigryddet.
Ansvar GBU.

Voksenopplæringa

Elevmapper – fra 2003.
Status ferdigryddet.
Ansvar Voksenopplæringa.

Flyktningetjenesten

Deltakermapper introduksjonsprogram
Status ferdigryddet.
Ansvar flyktningetjenesten.

Barnehagene

Barnemapper. 
Status ferdigryddet.
Ansvar: barnehagene.

Økonomi

Kasseres etter 10 år. Kan finnes noe som skal ryddes bort for deponering.
Status ferdigryddet.
Ansvar økonomi.

Avsluttende kommentarer:

Før deponering, må det sjekkes at objektarkivene som er ferdigryddet har innholdsliste. Disse må pakkes etter instruks og løpenummer settes på.

Mengden øker når avdelingene ved overgang til elektronisk arkiv «tømmer» sine skuffer og skap på kontorene, og skal flytte dokumenter til arkivrom i kjelleren.

Bevaring og kassasjon: Grong kommune har ikke laget kassasjonsplan. Alt som er arkivert skal tas vare på med unntak av papir som kommer inn under arkivbegrensning: https://lovdata.no/forskrift/2017-12-15-2105/§14

Veien videre:

Arkivgruppa gir tilbakemelding innen 5. desember 2020.
Ledelsen avgjør videre behandling. Det er viktig at planen forankres hos de som har ansvar.

Møte med NAV, PPT/BV, Helse, Personal 07.12.2020: Avdelingene skal selv lage plan for å rydde sine arkiver. Frist for å lage planen er 01.06.2020.