FORMÅL Formålet med disse retningslinjene er å etablere et felles regelverk i Grong kommune for håndtering av papirbaserte elevmapper ved voksenopplæring innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. VIRKEOMRÅDE Retningslinjene gjelder for elevmapper som blir behandlet ved voksenopplæringen etter lov av 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den videregåande opplæringa (opplæringsloven) og lov av 4.juli 2003 om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven). DEFINISJONER Med elevarkiv menes dokumenter som inneholder informasjon om den enkelte elev/deltaker på voksenopplæringen, der informasjon er ordnet alfabetisk etter etternavn i egne papirbaserte elevmapper. Hver elev/deltaker har egen mappe. Grong kommune har ikke godkjent fullelektronisk arkiv etter Riksarkivarens retningslinjer. All arkivverdig informasjon som skal tas vare på om den enkelte elev/deltaker må derfor være papirbasert. Dokumenter som produseres elektronisk må skrives ut på papir og arkiveres i elevmappen. PERSONREGISTRE Behandling av personopplysninger i voksenopplæringen skal følge reglene i personopplysningsloven og EUs personvernforordning av 27. april 2016. Opplysningene i elevmappene er etter forvaltningslovens § 13 b, pkt. 3 tilgjengelig for ansatte i voksenopplæringen i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning. Behandlingsansvarlig for elevmappene er delegert fra administrasjonssjefen ned til rektor i voksenopplæringen. Opplysninger om håndtering av personopplysninger gis av rektor. OPPRETTING AV ELEVMAPPE Det overordnete prinsippet er at all dokumentasjon om en elev skal arkiveres på ett sted, i elevmappen. På Grong voksenopplæringssenter skal det være et felles elevmappearkiv på skolen. Det skal opprettes elevmappe på alle elever etter registreringsskjema, da en vet hvor eleven/deltakeren skal gå på skole. Det skal kun opprettes en mappe pr. elev. Registreringsskjemaet er alltid det første dokumentet i elevmappen. Ordningsprinsipp Hver elevmappe skal opprettes med utgangspunkt i et unikt ordningsprinsipp, der det benyttes alfabetisk inndeling etter elevens etternavn. Navnet på mappen påføres på denne måten: Etternavn, Fornavn. Fødselsdato benyttes for å skille elever med samme for- og etternavn. DUFnr/personnummer (11 siffer) benyttes for å skille elever med samme for- og etternavn og fødselsdato. Innhold i elevmappen, bevaring og kassasjon se:Rutine – dokumentasjonsplan for Grong voksenopplæring Journalføring av dokumenter i elevmappe I forskrift om offentlige arkiv § 9 er det gitt bestemmelser om at i sak- og arkivsystemet skal ethvert offentlig organ registrere alle inngående og utgående dokumenter, som etter offentleglova § 4. regnes som saksdokumenter dersom disse er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.
Det stilles etter arkivforskriftens § 9 førsteledd to krav til dokumenter som skal journalføres;
1) de skal være gjenstand for saksbehandling, og 2) de må ha verdi som dokumentasjon. Voksenopplæring må derfor utvise et visst skjønn i forhold til hva som skal journalføres, men det nevnes her eksempler på dokumenter som skal journalføres:
- Faguttalelser fra f. eks PPT som fører til tiltak
- Enkeltvedtak om spesialundervisning
- Enkeltvedtak om norskopplæring
- Enkeltvedtak om grunnskole for voksne
Dokumenter som mottas i voksenopplæringen og som er gjenstand for saksbehandling, sendes til servicekontoret i Grong kommune, for journalføring og skanning inn i sak-arkiv. INNSYN, UTLÅN OG OVERFØRING Innsyn Krav om innsyn i elevmapper behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens §§ 18-20, samt etter innsynsbestemmelsene i artikkel 15 i EUs personvernforordning. Elevens foresatte og eleven har som hovedregel rett til innsyn i elevmappen. Dokumenter som er utarbeidet for den interne saksforberedelse kan unntas fra innsyn. Det skal praktiseres merinnsyn etter offentleglovas § 11. På anmodning kan partene få tilsendt kopi av de saksdokumentene som de har krav på innsyn i. For å vurdere krav om innsyn skal voksenopplæringa motta skriftlig henvendelse om dette, samt at svar fra grunnskolen skal gis skriftlig. E-posthenvendelse regnes her som skriftlig henvendelse. Utlån Elevmappen, eller dokumenter som ligger i den, skal kun lånes ut til ansatte som konkret jobber med eleven. For voksenopplæringen gjelder dette kontaktlærere. Andre ansatte har ikke tilgang til mappen. Ingen elevmapper må fjernes fra elevarkivet uten at utlån er registrert. Utlån gjøres slik: fyll ut utlånskortet påført elevens for- og etternavn, låntakers navn og dato for utlån. Utlånskortet legges på saken i elevarkivet, eller i mappa om det kun er et dokument som er lånt. Utlånskortet tas ut når mappa/dokumentet leveres tilbake. Elevmappen skal ikke lånes ut til andre enheter i kommunen, og skal heller ikke tas med utenfor voksenopplæringen sine lokaler. Flytting/bytte av skole Når en elev/deltaker bytter skole skal det innhentes samtykke fra elev/deltaker eller verge om å sende kopi av dokumenter i elevmappen. Samtykke skal være skriftlig. Elevmappen sendes som rekommandert post til ny skole i annen kommune. Oversending av kopier Kopier som inneholder sensitive personopplysninger (opplysninger om; rasemessig eller etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for straffbare forhold, helseforhold, seksuelle forhold, medlemskap i fagforeninger) skal sendes som ordinær post. Oversendelse av hel elevmappe (også kopi av en hel mappe) skal sendes med rekommandert post. Bruk av epost ved overføring av opplysninger om en elev/deltaker Hovedregelen er å aldri sende personsensitive opplysninger elektronisk. Dersom elev, deltaker eller samarbeidspartnere krever det likevel, skal dokumentet anonymiseres. Ved slik overføring skal navnet på den som har godkjent overføringen alltid noteres på elevmappen. ARKIVERING AV ELEVMAPPER Arkivering Elevmapper skal arkiveres som en egen arkivserie. I aktivt arkiv (dagligarkiv) skal det bare oppbevares elevmapper for elever som går på skolen, og inntil 2 år etter at de har sluttet på skolen. Kommunalt arkiv Arkivansvarlig for Grong voksenopplæringssenter (rektor) har ansvaret for at videresending av elevmapper skjer etter gjeldende retningslinjer. Mappe på elev som ikke lenger går på skolen, overføres til kommunalt arkiv innen 2 år etter at eleven har sluttet på skolen. Arkivansvarlig på skolen har ansvaret for at bortsatte elevmapper inneholder kronologisk dokumentoversikt og er renset for arkivfremmede gjenstander som gummi, binders, plastikk etc. Ordningsprinsippet i det kommunale arkivet skal primært være alfabetisk etter elevens etternavn og fornavn, og sekundært etter år. Inndeling i år skal gjøres for å vite hvilke elevmapper det skal ryddes i, og hvilke elevmapper som skal flyttes til det kommunale arkivet. Personalet (etter avtale) gis adgang til arkivlokalet av arkivansvarlig i kommunen. ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON All arkivbegrensning og kassasjon av dokumenter fra papirarkivet skal skje ved at materialet brennes eller makuleres. I elektronisk arkiv bevares alt. Arkivbegrensning Det skal til enhver tid utføres arkivbegrensning i henhold til arkivforskriften § 14. Etter at eleven har sluttet på skolen, skal elevmappen inneholde dokumentasjon etter de retningslinjer som er nevnt i dette dokumentet. Arkivansvarlig på skolen har et særlig ansvar for å se til at bare relevante og nødvendige dokumenter blir arkivert for fremtiden. Kontaktlærere for gruppene ved norskopplæring og grunnskole for voksne har ansvar for rydding i elevmappene, etter rutiner beskrevet i dette dokumentet. Kassasjon og bevaring Elevmapper skal i sin helhet bevares, etter at arkivbegrensning er gjennomført. Dette gjelder også saker om disiplinære forhold som ligger i elevmappen. Etter arkivlovens § 22 kan det medføre straffeansvar hvis man utfører uhjemlet kassasjon. AVLEVERING AV ELEVMAPPER TIL DET KOMMUNALE ARKIVET Tidspunkt for avlevering Skolene skal avlevere sine elevmapper til det kommunale arkivet når de er å regne som avsluttet innen 2 år. Avleveringen skal skje etter avtale med kommunalt arkiv. Ansvar for avlevering Rektor har ansvar for at avlevering utføres i samsvar med retningslinjer for avlevering av kommunalt arkivmateriale. Ved avlevering blir ansvaret for elevmappene overført til det kommunale arkivet, som vil ta seg av alle henvendelser knyttet til elevmappene. Pakking, merking og rengjøring av elevmapper Elevmappene skal primært avleveres i stående arkivbokser (A4-format), og all merking av bokser (om innholdet) skal være gjort med blyant:
- Navn på skole
- Elevmapper, alfabetisert fra-til
- Tidsrom (sluttår)
- Alle bokser skal ha en innholdsliste.
Alle bokser som inneholder objekt (f.eks. klient) skal inneholde en navneliste. I tillegg skal kopi av navnelistene samles i en perm som følger arkivet. Tilbakelån Tilbakelån skal skje etter nærmere avtale mellom den enkelte skolen og det kommunale arkivet. IVERKSETTING Iverksetting Disse retningslinjene iverksettes 1. august 2019. Revidering av retningslinjene Retningslinjene skal tas opp til revidering årlig, eller når vesentlige endringer i lovverk eller ansvarsforhold gjør det påkrevet. Ansvarlig for revidering er kommunalsjef oppvekst når det gjelder skolefaglige saker, og arkivleder når det gjelder arkivfaglige saker. |
