Opp ett nivå

Bevaring og kassasjon

Rikarkivarens forskrift § 7-1:

Formålet med bestemmelsene i dette kapittelet er å:

a)	sikre at bevaringsverdig arkiv blir tatt vare på for ettertiden, jf. arkivloven § 1.

b)	legge til rette for kassasjon av arkivmateriale uten langvarig bevaringsverdi, for å spare kostnader knyttet til langtidsbevaring, så som oppbevaring, vedlikehold og gjenfinning.

c)	sikre at arkiv ikke blir kassert før rettslige og forvaltningsmessige dokumentasjonsbehov er bortfalt.

Definisjoner:

Bevaring: å ta vare på arkivmateriale for ettertiden.

Kassasjon: å ta ut og destruere arkivmateriale som ikke skal bevares.

Merbevaring: bevaring av arkivmateriale som det i henhold til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunale arkiv er tillatt å kassere.

Arkivbegrensning: : Arkivforskriftens § 14:

Dokument som verken har inngått i saksbehandlinga til organet eller har verdi som dokumentasjon, skal haldast utanfor eller fjernast frå arkivet ved arkivavgrensing.

Arkivavgrensing skal gjennomførast seinast før avlevering.

Følgjande dokument skal alltid haldast utanfor arkivet:

a)	trykksaker, rundskriv og anna mangfalda og allment tilgjengeleg materiale. Det organet som har utferda slikt materiale, skal likevel arkivere eitt eksemplar og dei nødvendige forarbeida.

b)	konsept, kladdar, ekstra kopiar, interne meldingar o.l. som ikkje har verdi som dokumentasjon. Konsept som har noteringar og påteikningar som er nødvendige for å forstå saka og den samanhengen ho står i, skal arkiverast. Det same gjeld kopi av alle utgåande dokument.

Vurderinger av krav om å lage bevaring- og kassasjonsplan:

Riksarkivarens forskrift §7-22: Kommunen og fylkeskommunen kan bestemme at materiale som i henhold til denne forskriften ikke skal langtidsbevares, skal kasseres.

Grong kommune har i løpet av 2019/2020 laget rutiner for dokumentforvaltning i avdelingene som bestemmer hvilke dokumenter som skal arkiveres og ikke: https://grong.arkivplan.no/content/view/full/528498

Arkiv skapt før 1950 skal tas vare på. I flg riksarkivarens forskrift §7-22 kan kommunene bestemme at materiale som ikke skal lagtidsbevares, skal kasseres.

Foreløpig har Grong kommune ikke hatt ressurser til å lage kassasjonsplaner på dokumentnivå. Likevel kommer det fram i avdelingene sine rutiner hvilke dokumenter som skal tas vare på. Disse rutinene er laget etter riksarkivarens forskrift om langtidsbevaring. Ofte tar kommunen vare på mer enn kravet i riksarkivarens forskrift. Det er ut i fra en vurdering som avdelingen har gjort i forhold til etterspørsel i ettertid om dokumentasjon i f.eks. barnemapper o.l. Disse dokumentene skal da ikke kasseres (merbevaring).

Risikoanalyse

Vi har i 2020 etablert en arkivgruppe der medlemmene er sett sammen utfra krav til dokumentasjon i arkivforskriften: Kommunedirektør, personalsjef, systemansvarlig sak-arkiv/møtesekretær, IT-konsulent, digitaliseringsrådgiver, arkivleder, helsesekretær (papirarkiv) og personvernombud.

Arkivgruppen har gjennomført en risikoanalyse av Grong kommunes arkiv. (Arkivverkets risikoanaslyse). Der har et av temaene vært sikring av papirarkivet. Et tiltak er å lage en plan for å deponere eldre papirarkiv til IKA-Trøndelag i hht instruks og forskrift. Dette er en tidkrevende oppgave som må tas over flere år.

Bevaring - og kassasjonsplan var også tema. Gruppens gjennomgang viser at kommunen har tatt vare på alle dokumenter som er arkivert. Det er ikke kassert dokumenter i ettertid. Gruppen mener også at det er bedre å bevare for mye enn for lite, selv om det tar plass i arkivrommene. Det er heller ikke mulig med de ressurser kommunen har å gjennomføre en kassering i dokumenter som er arkivert i bortsettingsarkivet.

Kassering i elektroniske arkiv

Dersom kommunen skal bruke ressurser på å lage en kassasjonsplan på dokumentnivå må man også sørge for at det som skal kasseres blir kassert til riktig tid - altså følge planen. Jf riksarkivarens forskrift §7-22.

Vi har etterspurt hos IKA-Trøndelag og hos leverandøren for fullelektronisk arkiv; Visma, hvordan kassering skal foregå i elektroniske arkiv der uttrekk er sendt til depot. Det lar seg ikke gjøre.

Dermed har vi bestemt at vi ikke lager kassasjonsplan siden den ikke lar seg gjennomføre slik det står i §7-22. I Visma sin arkivkjerne er det heller ikke mulig å kassere på dokumentnivå. Kun på mappenivå. Dermed blir det i praksis ikke mulig å kassere dokumenter som er arkivert.

Kommunen bruker ressurser på å oppdatere rutiner for dokumentfangst og internkontroll for å sikre formålet med en bevarings- og kasseringsplan, nemlig å sikre at bevaringsverdig arkiv blir tatt vare på for ettertiden.

Bevaringsplan - merbevaring

Papirarkiv:

Grong kommune har så langt ikke kassert papirarkiv utover dokumenter nevnt under fastsatte kassasjonsfrister, og vi vil fortsatt ta vare på alt med unntak av dokument som faller inn under arkivavgrensning i arkivforskriften §14.

Elektroniske arkiv

Vi bevarer alle elektroniske fagsystem/sakarkiv som inneholder arkivverdig dokumentasjon. Det gjennomføres uttrekk ihht plan for langtidsbevaring av elektronisk materiale - https://grong.arkivplan.no/content/view/full/562108.

Arkivlov eller GDPR?

Arkivlov går foran retten til sletting.

Fra arkivverkets nettside: "Arkivloven med forskrifter gir dermed et godt grunnlag i nasjonal rett om hva som kan tilintetgjøres og hva som må bevares for ettertiden. Forordningen innebærer at, så lenge man har et slikt grunnlag, vil arkivlovens regler om bevaring på samme måte som i dag gå foran retten til sletting"