Hensikt

Sikre oppbevaring, arkivering og makulering av pasientopplysninger.

Hvem omfattes av prosedyren

Alle ansatte i fagområdet helsestasjon- og skolehelsetjenesten. Alle ansatte har ansvar for å arkivere det som skal arkiveres på bruker.

Dokumenter

Saksbehandling av saker som angår enheten føres i Elements (Elektronisk sak og arkiv). Saksbehandlingen i Elements arkiveres elektronisk i emnearkivet.

Arkivserier:

På helsestasjonen er det et todelt arkivsystem med papir mapper i brannsikre arkivskap på to av kontorene på helsestasjonen, samt fagprogrammet Winmed 3. Elektroniske journaler gir mulighet for arkivering av all korrespondanse inn og ut vedrørende brukerne men vi har todelt arkivsystem enda da vi ikke har scanner funksjon og ikke mulighet til å scanne inn epikriser og annen innkommen korrespondanse som kommer pr. post. Systemleverandør (CGM) har for ikke så lenge siden åpnet for muligheten til å sende/motta elektroniske meldinger, så etter hvert kommer det til å bli et papirløst journalsystem.

Mottatt korrespondanse pr. post skrives i sin helhet inn i elektronisk journal eller det dokumenteres i notatoversikten at det er mottatt og oppbevart i papirjournal. 

Papirjournalen oppbevares i brannsikre låsbare arkivskap på de to kontorene på helsestasjonen.

Papirjournal oppbevares på helsestasjonen så lenge vedkommende går på skole, deretter overflyttes det til fjernarkiv på kommunehuset. Før oversendelse dit, gjennomgås og renses alle mappene for ikke-arkivverdig materiale, pakkes i arkivbokser og merkes.

Journal:

- Oppbevaring/plassering: Elektroniske meldinger ligger i cgm journal, winmed 3. Papir journalene ligger i låsbare arkivskap, disse journalene ligger ordnet etter alfabetisk rekkefølge med fødselsdato synlig utenpå journalen. Helsestasjonen og skolehelsetjenesten har tre arkivskap.
- Kasseres: Nei.
- Innhold: All inngående papir post.
- Ordningsmåte: Pasientjournaler lagres i arkivskap, et skap for journaler barn 0 – 6 år, et skap til journaler skolebarn og et skap til journaler for gravide. Nøkkel til arkivskapene låses inn i nøkkelskuffe på kontoret med egen nøkkel.
- Lagring: 1 mappe pr. bruker.
- Periodisering: Mappene lagres helt til barnet har gått ut av 10.klasse, deretter blir den flyttet til arkivrommet i kommunen.
- Kasseres: Nei

Beskrivelse av prosedyrer:

Posthåndtering

Servicekontoret henter post som sendes uåpnet til helse- og omsorg.

Dokumentflyten:

- Posten blir fordelt i den enkelte ansattes hylle. Dersom post ikke har en adressat vil fagleder åpne posten eller en ansatt i fagleders fravær.

- Fagområdet helsestasjon- og skolehelsetjenesten mottar bare post som er knyttet til brukere på helsestasjon- og skolehelsetjenesten og dette blir arkivert i pasientjournaler.

- Papirversjonen blir derfor arkivert i pasientjournal.

Tilflytting:

Dersom man får en ny bruker inn i tjenesten vil det bli opprettet en pasientjournal. Dette gjøres av den som har mottatt denne beskjeden/posten.

Fraflytting:

Dersom noen flytter fra kommunen går vi inn i cgm journal og registrerer ny status på brukeren som da får status: flyttet. Journal blir skrevet ut og papirjournal blir hentet frem og sendt dit brukeren har flyttet.

Innsyn:

Ved krav om innsyn i pasientmapper, skal fagansvarlig kontaktes. Fagansvarlig behandler innsynskravet og registrer dette i journalen.

Kassering:

Inntil arkivverket lager veileder til bevaring- og kassasjonsbestemmelser for helse- og omsorg, skal alle pasient- og journalopplysninger bevares. Vurderes ved overgang til elektronisk arkiv.

Arkivering og avslutning av pasientjournal:

- Når en bruker ikke har aktive tjenester blir tjenestene avsluttet. Pasientjournalene blir da flyttet til arkivrommet i kommunen.

- Den som avslutter en journal har ansvaret for å rydde i pasientjournalen før den skal arkiveres i kommunens arkivrom for fjernlagring.

- Arkivbegrensning: Opplysninger som ikke er helseopplysninger vurderes fjernes. Gullapper og interne notater fjernes.

Bortsetting i arkiv boks:

- Fjerne plastikk, binders.

- Boksen merkes med sprittusj eller blyant: Grong, navn, fødselsdato, tidsrom osv.