Hensikt

Sikre oppbevaring, arkivering og makulering av pasientopplysninger

Hvem omfattes av prosedyren

Alle ansatte i fagområdet psykisk helse, rus og ungdomsarbeid. Den ansatte som er kontaktperson for en bruker har ansvar for å arkivere det som skal arkiveres på bruker.

Dokumenter

Saksbehandling av saker som angår enheten føres i ESA (Elektronisk sak og arkiv). Saksbehandlingen i ESA arkiveres elektronisk i emnearkivet. Saksbehandling innen pleie- og omsorgstjenesten/helsetjenesten som inneholder sensitive opplysninger skal journalføres i postjournalen i saksbehandlingsdelen i PLO-systemet.
Se egen rutine for fagsystemet Profil.

Arkivserier:

Journal:
- Innhold: Utskrift av elektronisk journal for inngående / utgående post
- Elektroniske meldinger ligger i profil.
- Ordnet: etter alfabet, der det er lagret på etternavn.
- Lagring
- Oppbevaring/plassering: I låsbare arkivskap. Avdelingen har 4 arkivskap.
- Kasseres: Nei.Pasientjournaler / brukerarkiv:
- Innhold: All inngående post, utskrift av postjournal, vedtak og tilhørende saksdokumenter.
- Ordningsmåte: Pasientjournaler lagres i arkivskap hos den enkelte kontaktperson. Nøkkel til arkivskapene låses inn i nøkkelskap på avdelingen med 4 sifret kode.
- Lagring: 1 mappe pr. bruker.
- Periodisering: Mappene lagres hos den enkelte så lenge bruker har aktive tjenester, deretter blir den oppbevart sammen med de andre mappene på ikke aktive brukere over en periode før det blir flyttet til arkivrommet i kommunen.
- Kasseres: Nei

Beskrivelse av prosedyrer:

Posthåndtering
Servicekontoret henter post som sendes uåpnet til helse- og omsorg.Dokumentflyten:
- Posten blir fordelt i den enkelte ansattes hylle. Dersom post ikke har en adressat vil fagleder åpne posten eller en ansatt i fagleders fravær.
- Fagområdet psykisk helse, rus og ungdomsarbeid mottar bare post om er knyttet til brukere eller søknad om tjenester og dette blir arkivert i pasientjournaler.
- Papirversjonen blir derfor arkivert i pasientjournal.

Tilflytting 

Dersom noen søker på en tjeneste eller man får en ny bruker inn i tjenesten vil det bli opprettet en pasientjournal. Dette gjøres av kontaktpersonen som skal føle opp personen.

Fraflytting: 

Dersom noen flytter blir journal flyttet til ikke aktive brukere.

Innsyn:

Ved krav om innsyn i pasientmapper, skal fagansvarlig kontaktes. Fagansvarlig behandler innsynskravet og registrer dette i journalen.
Selv om Pleie- og omsorgssystemet ligger i sikker sone, skal kopi av postjournal kunne gjøres tilgjengelig for innsyn.

Kassering:

Inntil arkivverket lager veileder til bevaring- og kassasjonsbestemmelser for helse- og omsorg, skal alle pasient- og journalopplysninger bevares. Vurderes ved overgang til elektronisk arkiv.

Arkivering og avslutning av pasientjournal:

- Når en bruker ikke har aktive tjenester blir bruker satt som passiv i fagsystemet og tjenestene avsluttet. Pasientjournalen blir oppbevart sammen med de andre mappene på ikke aktive brukere over en periode før det blir flyttet til arkivrommet i kommunen.
- Kontaktperson har ansvaret for å rydde i pasientjournalene før de skal arkiveres i kommunens arkivrom for fjernlagring.
- Arkivbegrensning: Opplysninger som ikke er helseopplysninger vurderes fjernes. Gullapper og interne notater fjernes.

Bortsetting i arkiv boks:

- Fjerne plastikk, binders.
- Boksen merkes med sprittusj eller blyant: Grong, navn, fødselsdato, tidsrom osv.Dato: 05.02.20
Forfatter: Aina Tetlien Sellæg