Hensikt
Sikre oppbevaring, arkivering og makulering av brukeropplysninger

Hvem omfattes av prosedyren
Fagansvarlig har ansvar for at oppbevaring, arkivering og makulering av brukeropplysninger blir gjort etter gjeldende rutine
Alle ansatte har tilgang til opplysninger i pasientjournalen, ikke i postjournalen

Dokumenter
All dokumentasjon som omhandler brukerne føres i Profil
Saksbehandling innen pleie- og omsorgstjenesten/helsetjenesten som inneholder sensitive opplysninger skal journalføres i postjournalen i saksbehandlingsdelen i Profil.

Arkivserier:
Journal:
- Innhold: Utskrift av elektronisk journal for inngående / utgående post
- Elektronisk? Profil vil bli elektronisk etter hvert
- Ordnet: etter dato
- Lagring foregår i egne brukermapper
- Brukermapper oppbevares i ringperm i låst arkivskap ved Rønningentunet bofellesskap
- Bort setting/Overføring: Flyttes til bortsettingsarkiv etter brukers død
- Kasseres? Nei.
Pasientjournaler / brukerarkiv:
- Innhold: All dokumentasjon som omhandler den enkelte bruker skal føres inn i Profil
- Lagring: 1 mappe for hver bruker
- Oppbevaring/plassering: I låsbart skap ved Rønningentunet bofellesskap.
- Periodisering? Nei
- Bort setting/Overføring: etter brukers død flyttes det over til fjernarkiv
- Kasseres? Nei

Beskrivelse av prosedyrer:
Posthåndtering
Servicekontoret henter post som sendes uåpnet til helse- og omsorg.
- Avdelingsleder/ fagansvarlig har tilgang til å åpne post etter tilganger.
- Post registreres inn i fagsystemet Profil
- Papirversjonen arkiveres i brukers mappe
- Sikker skanning (se egen rutine for skanning)
- Alle sensitive opplysninger registreres i fagsystemet Profil som ligger på sikker sone. Tilganger til opplysningene etter den enkelte ansattes tilganger som er gitt av systemansvarlig
Tilflytting: Saksbehandler/avdelingsleder har ansvar for å registrere brukerne i fagsystemet Profil

Fraflytting:
Saksbehandler/avdelingsleder avslutter tjenestene og legger brukeren inaktiv i Profil.

Innsyn:
Ved krav om innsyn i pasientmapper, skal journalansvarlig kontaktes. Journalansvarlig behandler innsynskravet og registrer dette i journalen.
Selv om Pleie- og omsorgssystemet ligger i sikker sone, skal kopi av postjournal kunne gjøres tilgjengelig for innsyn.

Kassering:
Inntil arkivverket lager veileder til bevaring- og kassasjonsbestemmelser for helse- og omsorg, skal alle pasient- og journalopplysninger bevares. Vurderes ved innføring av fullelektronisk arkiv.

Arkivering og avslutning av brukers journal:
- Hvor oppbevares dokumentene når brukeren ikke er aktiv? I låst arkivskap ved Rønningentunet bofelleskap
- Fagansvarlig har ansvar for å rydde i journalen
- Arkivbegrensning: Opplysninger som ikke er helseopplysninger vurderes fjernes. Gullapper og interne notater fjernes.

Bort setting i arkiv boks:
- Fjerne plastikk, binders.
- Boksen merkes med sprittusj eller blyant: Grong, navn, fødselsdato, tidsrom osv

Dato: 15.01.20
Forfatter: Bente Fiskum
______________________