Hensikt
Sikre oppbevaring, arkivering og makulering av bruker opplysninger

Hvem omfattes av prosedyren
Avdelingsleder har hovedansvar for at oppbevaring, arkivering og makulering av brukeropplysninger blir gjort etter gjeldende rutine
Alle ansatte har tilgang til opplysninger i brukers journal

Dokumenter
Saksbehandling av saker som angår enheten føres i Profil
Saksbehandling innen pleie- og omsorgstjenesten/helsetjenesten som inneholder sensitive opplysninger skal journalføres i postjournalen i saksbehandlingsdelen i PLO-systemet.

Arkivserier:
Journal:
- Innhold: Utskrift av elektronisk journal for inngående / utgående post
- Elektronisk:  Blir elektronisk etter hvert
- Ordnet etter dato
- Lagring foregår i egne brukermapper
- Oppbevaring/plassering: Papir oppbevares i ringperm i låst arkivskap på kontor ved Rønningentunet
- Bortsetting/Overføring: Flyttes til bortsettingsarkiv
- Kasseres? Nei.

Pasientjournaler / brukerarkiv:
- Innhold: All dokumentasjon som omhandler den enkelte bruker skal føres inn i profil
- Lagring: 1 mappe for hver bruker
- Oppbevaring/plassering: I låsbart arkiv skap på kontor ved Rønningentunet
- Periodisering? Nei
- Bortsetting/Overføring: til fjernarkiv
- Kasseres? Nei

Beskrivelse av prosedyrer:

Posthåndtering
Servicekontoret henter post som sendes uåpnet til helse- og omsorg.
- Avdelingsleder /helseansvarlig har tilgang til å åpne og fordele post
- Post registreres inn i fagsystemet Profil
- Papirversjonen arkiveres i brukers mappe
- Sikker skanning (se egen rutine for skanning)
- Alle sensitive opplysninger registreres i fagsystemet Profil som ligger på sikker sone. Tilgang til opplysninger etter den enkelte ansattes tilganger gitt av systemansvarlig

Tilflytting
Avdelingsleder har ansvar for å registrere brukerne i fagsystemet Profil

Fraflytting:
Avdelingsleder avslutter tjenesten og legger bruker inaktiv i Profil

Innsyn:
Ved krav om innsyn i brukers mappe, skal journalansvarlig kontaktes. Journalansvarlig behandler innsynskravet og registrer dette i journalen.
Selv om Pleie- og omsorgssystemet ligger i sikker sone, skal kopi av postjournal kunne gjøres tilgjengelig for innsyn.

Kassering:
Inntil arkivverket lager veileder til bevaring- og kassasjonsbestemmelser for helse- og omsorg, skal alle pasient- og journalopplysninger bevares. Vurderes ved overgang til fullelektronisk arkiv.

Arkivering og avslutning av pasientjournal:
- Hvor oppbevares dokumentene når bruker ikke er aktiv? Når bruker er fylt 20 år og flytter fra bofellesskapet, får hver enkelt utdelt sine mapper med personlige opplysninger som de vil kunne få bruk for senere. Andre opplysninger arkiveres, i første omgang i låst arkivskap.
- Helseansvarlig rydder i journalen
- Arkivbegrensning: Opplysninger som ikke er helseopplysninger vurderes fjernes. Gullapper og interne notater fjernes.

Bortsetting i arkivboks:
- Fjerne plastikk, binders.
- Boksen merkes med sprittusj eller blyant: Grong, navn, fødselsdato, tidsrom osv

Dato: 15.01.20
Forfatter: Bente Fiskum