Viser til forskrift om bevaring. Følgende skal bevares:
- Årsplan, årsmelding – skrives i ESA
- Systemarbeid, testverktøy, metoder og maler.
- Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon: utredninger og sakkyndige vurderinger nødvendig for at kommune, fylkeskommune eller skole kan fatte vedtak etter opplæringslova kap. 4A og 5.
PPT omfatter barn både under og i opplæringspliktig alder. Hjelpen kan knyttes til barnehager, skoler, sosiale og medisinske institusjoner, eller organiseres som eget tiltak.
Fra PPT skal det dokumenteres hvilke testmetoder og verktøy som brukes. Alle saker som oppstår hos PPT ved at enkeltbarn søker og mottar tjenester fra PPT skal bevares. Fra sakene skal søknad, utredning, tilråding og vedtak knyttet til PPT som er fattet av skoleleder, barnehagestyrer eller annen instans i kommunen, bevares.
Eksempler på sakstyper som kan kasseres:
- De enkelte testrapporter, inkludert digitale testprogramutskrifter ka kasseres forutsatt at det dokumenteres hvilke verktøy og metoder som benyttes.
- Der informasjon er ført videre i sakkyndig rapport kan interne arbeidsnotater (notater og kopier til bruk for saksbehandler hos PPT) kasseres.
- Individuell opplæringsplan med vurdering kan kasseres så fremt den bevares på skolen som har utformet den.

Formål:
Sikre at vi har et regelverk og en felles praksis for håndtering av papirbaser og elektronisk lagra klientmapper i PP-tjenesten, og at disse er innenfor ramma av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer.

Post:
Posten blir åpnet av sentralbord til Indre Namdal PPT. Post stemples og sendes PPT.
Arkivverdig klientpost skannes inn på fagprogram Visma Flyt PPT, til videre behandling av saksbehandler i PPT. Originaler oppbevares i postperm i sentralbord for PPT i 1 år, før de makuleres.

Personregister:
 Klientmapper i PPT er personregister og kommer inn under reglene i personopplysningsloven.

Saksbehandling:
All inn- og utgående klientbehandling skal foregå i fagprogrammet og er full-elektronisk fra høst-2019. All generell saksbehandling skal foregå i ESA.

Ved

 til annen kommune:
Original dokument skal ikke sendes ved flytting til annen kommune. Ny kommune kan på anmodning få kopi av aktuelle dokument.

 Det skal som hovedregel ikke sendes personsensitive opplysninger over fax eller internett. Dersom det likevel skal sendes slik, skal man som hovedregel benytte krypteringsverktøy. Dersom det er av avgjørende betydning for barnet eller saken er slik at opplysninger må avleveres straks og må derfor bruk fax eller internett, skal man:
- Lag en arbeidskopi av originaldokument
- Personopplysninger om barnet skal sladdes fra arbeidskopi.
- Arbeidskopi sendes pr fax eller internett
- Mottaker må bekrefte telefonisk eller via epost at opplysningen har kommet frem.
- Arbeidskopi makuleres etter sending.

Arkivering:
Fagprogrammet PPI, som ikke er fullelektronisk, ble erstattet av fagprogrammet Visma Flyt PPT høsten 2019. Fra 01.10.2020 ble PPT fullelektronisk arkiv.

Alle aktive saker (78 stk) pr 1.10.2020 har fått merknad i PPT flyt at saken har fått elektronisk papir fra denne dato. Det betyr at saken har to arkiv: papir og elektronisk. 

Klientmapper i papir ryddes og fjern-arkiveres på Grong kommunehus sitt arkiv. Avleveres IKA etter 10 år.

Rydding i papirmappe innebærer fjerning av:
- Plastomslag, binders, strikk
- Saksbehandlers personlige notater (kladd)
- Arbeidsnotater
- Dubletter
- Utredningspapirer, profiler skal beholdes.

Arkivboksene merkes med blyant:

• Grong kommune
• Navn på avdeling
• Klientmapper alfabetisert fra-til
• Tidsrom 

Alle bokser som inneholder objekt (f.eks. klient) skal inneholde en navneliste.

I tillegg skal kopi av navnelistene samles i en perm som følger arkivet.

Samarbeid PPT

Indre Namdal PPT er et vertskommunesamarbeid for kommunene Høylandet, Lierne, Namsskogan, Grong, Snåsa og Røyrvik, der Grong kommune er vertskommune.

Fra 01.01.2021 har Snåsa gått ut av samarbeidet og over til Inn-Trøndelag PPT.

Kopi av anmodet dokumentasjon (aktive saker) er overlevert Inn-Trøndelag PPT. Migrering av data fra programvare ble utført av Visma jfr deres rutiner. Ferdige saker tilhørende Snåsa er avsluttet, og skal forbli i Indre Namdal  PPT. Har Snåsa behov for dokumentasjon utover de aktive sakene de har fått kopi av må de be om innsyn da dette arkivmaterialet tilhører samarbeidet.