BARNEVERN – rutiner arkiv
Viser til KS veileder: Håndtering av dokumentasjon i barnevernet, utgitt av Kommuneforlaget.

Viser til forskrift om bevaring. Følgende skal bevares:
- Prosedyrer, rutiner og saksbehandlingsprosesser for barneverntjenesten, herunder håndtering av bekymringsmeldinger.
- Retningslinjer og rutiner for kommunens forebyggende arbeid innen barnevern, inkludert barneverntjenestens samarbeid med andre sektorer og forvaltingsnivåer.
- Kommunens oppgaver vedrørende omplassering, etablering og drift av fosterhjem, opplæring og veiledning av fosterhjem.
- Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon:
• Bekymringsmeldinger hos barneverntjeneste, uansett om meldingen fører til sak eller blir henlagt.
• Saker om forebyggende virksomhet.
• Samarbeid med andre deler av forvaltningen, inkludert individuell plan og rapporter som danner grunnlag for beslutninger om enkeltbarn.
• Saker knyttet til særlige tiltak i henhold til barnevernsloven, inkludert undersøkelser av bekymringsmeldinger, utredninger, saksbehandling, tiltak og oppfølging av tiltak,
• Tilsynssaker der kommunen har medansvar.

Innen barnevern skal mye av dokumentasjonen bevares. Kommunen er gitt betydelig myndighet gjennom barnevernlovgivningen til å foreta inngrep overfor enkeltfamilier. Et forsterkende bevaringskriterium er saksbehandlingens karakter. Saksbehandlingen innen barnevern er utredende og vil variere sterkt fra sak til sak. Saksbehandlingens utfall vil kunne variere veldig og den vil kunne ha betydelige konsekvenser for enkeltindividet, uansett om det dreier seg om kommunens forebyggende virksomhet, de mange og ulike hjelpetiltakene, eller omsorgsfratakelse og omplassering av barn, som sterkeste virkemiddel. Bekymringer skal bevares uansett om meldingen fører til sak eller om den henlegges.

Formål:
Sikre at vi har et regelverk og en felles praksis for håndtering av papirbaser og elektronisk lagra klientmapper i barneverntjenesten, og at disse er innenfor ramma av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer.

Post:
Posten blir åpnet av sentralbord til Indre Namdal barnevern. Post stemples og registreres i Familia og sendes barnevern.

Definisjoner:
Henlagt sak: Melding som ikke blir fulgt opp i en undersøkelse etter barnevernloven §4-3.

Avsluttet sak: Saker der barneverntjeensten ikke lenger har et lovpålagt ansvar for å følge opp barnet.

Barnevernmappe (klientmappe): Mappe i barnevernarkivet på enkelt barn, enten det er papirarkiv eller elektronisk arkiv.

Tilsynsmappe: mappe i barnevernarkivet på barn som er under omsorg av egen eller andre kommuner, der Indre Namdal barnevern har tilsynsansvar for.

Oppdragstakermappe: mappe i arkivet på personer som er/har vært under oppdrag for barneverntjenesten.

Personregister:

Barnevern- og tilsynsmapper, samt oppdragstakermapper er personregister og kommer inn under reglene i personopplysningsloven.

Saksbehandling:
All inn- og utgående klientbehandling skal foregå i fagprogrammet Familia og blir full-elektronisk fra 2020. All generell saksbehandling skal foregå i ESA.

Registrering av meldinger:
Meldinger til barneverntjenesten om barn sin omsorgssituasjon skal registreres i fagprogrammet Familia.
Henlagte meldinger skal oppbevares hos barneverntjenesten i 5 år. Disse skal oppbevares samlet utenfor klientmappene, både elektronisk og i evt papirversjon. Hvis det i løpet av denne tiden ikke har kommet nye opplysninger som gir grunn til å foreta undersøkelser etter barnevernloven §4-3, bør bekymringsmeldingen slettes. Dersom det kommer en ny bekymringsmelding innen 5 år, og det heller ikke denne gangen er grunnlag for undersøkelse, bør begge meldingene oppbevares i 5 år fra den siste innkomne meldingen, for deretter å slettes.
Meldinger som er klart ubegrunnet, fremsatt for å drive sjikane, meldinger som har å gjøre med forhold utenfor barnevernloven, samt meldinger som gjelder personer over 18 år, skal makuleres/slettes.

Oppretting av barnevernmappe (klientmappe):
Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om et barn skal arkiveres. Det skal opprettes ei klientmappe for hvert barns om har sak i barneverntjenesten. Det samme gjelder for tilsynsmapper.

Hovedregel er at all korrespondanse på klientsak skal arkiveres i klientmappen på fagsystemet.
- Kronologisk dokumentliste – dvs (i fremtid vil i fullelektronisk lagres automatisk av Familia)
- Bekymringsmelding
- Gjennomgang av melding
- Beslutninger
- Brev om tilbakemelding til melder
- Undersøkelsesplan
- Undersøkelsesrapport
- Søknad om tiltak
- Vedtak
- Dom i barnevernssaker
- Tiltaksplan, omsorgsplan
- Evalueringsrapport
- Generell korrespondanse
- Referater
- Søknad om tiltak og tilsagn til/fra Bufetat
- Refusjonssøknader
Interne arbeidsdokument i eget omslag(kladd) er ikke arkivverdige.

- Avtale / oppdragsavtale
- Beslutninger / vedtak
- Informasjon fra omsorgskommune
- Tilsynsrapporter
- Generell korrespondanse

- Avtale / oppdragsavtale
- Taushetsplikterklæring
- Fremvisning av politiattest
- Generell korrespondanse mellom barneverntjenesten og oppdragstaker som ikke er klientrelatert.

Krav om innsyn skal håndteres etter reglene om partsinnsyn i forvaltningsloven §18-21, personopplysningsloven §18 og aktuelle §§ i offentlighetsloven §§3-27. Dersom vilkårene for innsyn er tilstede, kan klient, advokat eller fullmektig be om å få tilsendt dokument i kopi. For å vurdere krav om innsyn skal barneverntjenesten motta skriftlig forespørsel. Svar fra barneverntjenesten skal være skriftlig. Innsynsaker er enkeltsaker etter offentlighetsloven og skal ikke arkiveres på klientmappa hvis klientforholdet er avsluttet. Eks.: om klienten er voksen og ønsker innsyn i mappa si eller vil klage på det barnevernet gjorde i klientens barndom- da skal saken i kommunens saksarkivsystem (ESA). Hvis klientforholdet fortsatt er aktivt, kan arkivering skje i klientmappa i barneverntjenesten. Når en klient ønsker innsyn, skal dette primært skje ved at vedkommende eller denne sin fullmektig/advokat, sammen med saksbehandler i barneverntjenesten, gjennomgår mappen i barneverntjenestens sine lokaler. Alternativt kan barneverntjenesten sende en dokumentliste der klient, fullmektig eller advokat kan krysse av for hvilke dokumenter de vil ha kopi av.

Ved flytting til annen kommune:
Original dokument skal ikke sendes ved flytting til annen kommune. Ny kommune kan på anmodning få kopi av aktuelle dokument.
Sending av dokument: Det skal som hovedregel ikke sendes personsensitive opplysninger over fax eller internett. Dersom det likevel skal sendes slik, skal man som hovedregel benytte krypteringsverktøy. Dersom det er av avgjørende betydning for barnet eller saken er slik at opplysninger må avleveres straks og må derfor bruk fax eller internett, skal man:
- Lag en arbeidskopi av originaldokument
- Personopplysninger om barnet skal sladdes fra arbeidskopi.
- Arbeidskopi sendes pr fax eller internett
- Mottaker må bekrefte telefonisk eller via epost at opplysningen har kommet frem.
- Arbeidskopi makuleres etter sending.

Arkivering:
Fagprogrammet Familia er benyttes siden 2006 og blir fra 2020 full-elektronisk.

Barnevernsmapper skal arkiveres som en egen arkivserie, der mappene skal være ordnet alfabetisk. Alle aktive klientsaker skal arkiveres i nedlåst arkiv. Saksbehandlere og merkantil i barneverntjenesten har tilgang til arkivet.

 
1.april 2006 gikk kommunene Grong, Høylandet, Lierne, Namsskogan, Røyrvik og Snåsa inn i felles interkommunal barneverntjenesten med Grong som vertskommune. Følgende forhold følges:

- Grong kommune har ansvar for det som er eller var aktive og uavsluttede saker på etableringstidspunktet 01.04.2006, og saker skapt fra og med vertskommunesamarbeidet startet 01.04.2006. Hvis en barnevernmappe inneholder dokumentasjon fra gammel og ny arkivskaper (eks: både Røyrvik og Indre Namdal barnevern), skal barnevernsmappen oppbevares der den avsluttes- dvs i Grong kommune. Her kan det nok forekomme motsatt praksis, da daværende arkivansvarlig i vertskommunen/samarbeidskommunene besluttet motsatt praksis på etableringstidspunktet av interkommunalt samarbeid.
- De respektive kommunene oppbevares avsluttede barnevernmapper fra tiden før 01.04.2006.

Nytt punkt pr 31.5.2021 i forbindelse med rydding i BV-arkivet: Det kan finnes bokser med arkivmapper på barn fra tiden før 14.2006 fra de andre samarbeidskommunene. Dersom disse sakene er videreført med journalføring i INB fra 1.04.2006, skal de arkiveres i INB. Dersom det finnes mapper som ikke er videreført i INB = avsluttet før 1.4.2006 skal disse returneres kommunen den hører til.

Fra 15.12.2020 går Familia over til fullelektronisk arkiv. Det blir laget egne rutiner for dette. Alle saker som er ferdig pr 15.12.20 ferdigstilles. Saker som er aktive går videre i Familia. Det gjelder 109 saker. Det skrives merknad i disse sakene om at dokumenter i saken har to arkivdeler: -  en papir og en elektronisk. I papirarkivet dokumenteres det som øverste ark i mappa at papirarkivet ble avsluttet 15.12.2020 og at videre dokumentasjon er i elektronisk arkiv.

Klientmapper i papir ryddes og fjern-arkiveres på Grong kommunehus sitt arkiv når saker avsluttes. Avleveres IKA etter 10 år. Avlevering til IKA må kun gjøres på klientforhold som er helt avsluttet (ved død, fyllte 23 år).

Rydding i papirmappe innebærer fjerning av:
- Plastomslag, binders, strikk
- Saksbehandlers personlige notater (kladd)
- Arbeidsnotater
- Dubletter
- Utredningspapirer, profiler skal beholdes.

Arkivboksene merkes med blyant:

• Grong kommune
• Navn på avdeling
• Klientmapper alfabetisert fra-til
• Tidsrom 

Alle bokser som inneholder objekt (f.eks. klient) skal inneholde en navneliste.

I tillegg skal kopi av navnelistene samles i en perm som følger arkivet.

Samarbeid Barnevern:

Indre Namdal Barnevernstjeneste er et vertskommunesamarbeid for kommunene Høylandet, Lierne, Namsskogan, Grong, Snåsa og Røyrvik, der Grong kommune er vertskommune.

Fra 01.01.2021 har Snåsa gått ut av samarbeidet og over til Inn-Trøndelag Barnevern.

Kopi av anmodet dokumentasjon (aktive saker) er overlevert Inn-Trøndelag Barnevern. Migrering av data fra programvare ble utført av Visma jfr deres rutiner. Ferdige saker tilhørende Snåsa er avsluttet, og skal forbli i Indre Namdal BV. Har Snåsa behov for dokumentasjon utover de aktive sakene de har fått kopi av må de be om innsyn da dette arkivmaterialet tilhører samarbeidet.