Den elektroniske arkivplanen skal oppdateres og ajourholdes fortløpende. 

Ansvarsfordeling

• Arkivskaper/avdelingsleder skal melde fra til arkivleder ved endringer og behov for oppdateringer.
• Arkivleder melder fra til rådmann, når endringene er så omfattende at arkivplanen bør periodiseres og det bør fattes nytt vedtak. 
• Arkivplanen skal tas ut og journalføres og arkiveres i sakarkivet ved hvert årsskifte. 
• Arkivplanen skal brukes som et arbeidsredskap av alle ansatte i Grong kommune. Målet er at alle som håndterer dokument som blir til som ledd i den virksomhet kommunen driver, skal kunne finne informasjon om hvilke retningslinjer som må følges, og hvilke løsninger kommunen har på arkivområdet.
• Arkivleder skal ha melding om alle endringer i kommunen med mulige følger for kommunen, i god til før de blir iverksatt.
• Arkivet har rett til å uttale seg om følgene de kan få for arkivet.

Oppdatering i arkivplanen skal skje når:

• - det skjer endringer i post- og arkivrutiner.
• - en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel.
• - det blir tatt i bruk en ny arkivnøkkel.
• - en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon.
• - kommunale enheter blir lagt ned, styre eller utvalg.
• - det blir gjort vesentlige endringer i kommunen sitt delegasjonsreglement.
• - kommunale oppgaver blir overført virksomheter utenfor kommunen.

Alle brukere har ansvar for gi tilbakemelding på den informasjonen som er i arkivplanen. Om registrerte opplysningar ikke er korrekte eller endringer er gjort, skal arkivleder kontaktes.