Kommunene Bjugn og Ørland skal gjennom interkommunalt samarbeid finne optimale løsninger til lavest kostnad gjennom stordriftsfordeler.

Kommunene samarbeider om en felles løsning for elektronisk saksbehandlingsprogram, som skal driftes 24 timer i døgnet, 7 dager pr. uke

Målet er å;

• få et felles elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem for begge kommunene
• bidra til effektiv og korrekt saks- og publikumsbehandling og til rasjonelle relasjoner i forhold til kommunens samarbeidspartnere eksternt.

Ørland og Bjugn kommuner innfører dette fra 01.01.2006 .

Kommunene er i databasen definert som egne organer med en egen journalenhet.

Ørland kommune skal fra 01.01.2006

• ha ett felles postmottak (rådhuset) for alle sine virksomheter
• bruke sak- og arkivsystemet ePhorte til saksbehandling og registrering av saksdokumenter

Felles postmottak skal journalføre og skanne all inngående sakspost.

Databasen har følgende oppbygging for begge kommuner;

Arkiv

Betegnelse

Fra dato

Til dato

BK
OK

Bjugn kommune
Ørland kommune

22.09.2005
22.09.2005

Arkivdel

Betegnelse

Status

Startdato

Avsl.d

BK-BHAGE

Barnehagearkiv Bjugn

A

22.09.2005

BK-ELEV

Elevarkiv Bjugn

A

22.09.2005

BK-EMNE

Emnearkiv Bjugn

A

22.09.2005

BK-GBNR

Eiendomsarkiv Bjugn

A

22.09.2005

BK-MU

Møtedokumenter utvalg Bjugn

A

22.09.2005

BK-PLAN

Planarkiv Bjugn

A

22.09.2005

BK-PERS

Personal

A

22.09.2005

BK-REGN

Fosen Regnskap

A

22.09.2005

OK-BHAGE

Barnehagearkiv Ørland

A

22.09.2005

OK-ELEV

Elevarkiv Ørland

A

22.09.2005

OK-EMNE

Emnearkiv Ørland

A

22.09.2005

OK-GBNR

Eiendomsarkiv Ørland

A

22.09.2005

OK-MU

Møtedokumenter utvalg Ørland

A

22.09.2005

OK-PLAN

Planarkiv Ørland

A

22.09.2005

SGK

Dokumentlager

A

22.09.2005

Periode

Arkiv

Status

Fra dato

Til dato

1

BK

A

22.09.2005

2

OK

A

22.09.2005

3

BK

A

22.09.2005

4

OK

A

22.09.2005

Kode

Betegnelse

Avsluttet dato

BK-SEN

Sentralt postmottak Bjugn

OK-SEN

Sentralt postmottak Ørland

Ordenspri

Betegnelse

Ledetekst

Type

Fra dato

Til dato

BK-BHAGE

Barnehagearkiv Bjugn

Barnehage Bjugn

PNR

22.09.2005

BK-ELEV

Elevarkiv i Bjugn

Elevarkiv Bjugn

PNR

22.09.2005

BK-GBNR

Eiendomsarkiv Bjugn

Eiendom Bjugn

GBN

22.09.2005

EMNE

K-Kode fagklasse/fellesklasse bokmål

Emnekode

EH

01.01.1994

KTILLEGG

K-Kode tilleggsklasse bokmål

Tilleggsklasse

EH

01.01.1994

OK- BHAGE

Barnehagearkiv Ørland

Barnehage Ørland

PNR

22.09.2005

OK-ELEV

Elevarkiv Ørland

Elevarkiv Ørland

PNR

22.09.2005

OK-GBNR

Eiendomsarkiv Ørland

Eiendom Ørland

GBN

22.09.2005

PERS

Personal

Personal

PNR

22.09.2005