|
Om arkivplan fra 1.6.2021 Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Grong kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Grong kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Den elektroniske arkivplanen er også ett ledd i kommunens målsetning om å øke tilgjengeligheten for publikum til informasjon fra den offentlige forvaltning. I kommunen er det kommunedirektøren som har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften § 1-1). Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunenes arkivtjeneste. Arkivplanen er laget i samarbeid mellom arkivtjenesten, avdelingsledere og arkivgruppa i Grong kommune. Planen er kontinuerlig under arbeid. Ved hvert årsskifte skal arkivplanen arkiveres slik at alle versjoner blir tatt vare på. Grong kommune gjennomfører derfor en ROS-analyse med tiltaksplan før godkjenning kan godkjennes hvert år. I planprosessen etablerte vi en arkivgruppe som består av arkivleder, kommunedirektør, personalsjef, IT-konsulent, digitaliseringsrådgiver, personvernombud, superbruker sak-arkiv/utvalgssekretær, samt helsesekretær. Gruppa har hatt flere møter med drøfting av arkivfaglige spørsmål. I 2023 kan nevnes følgende oppgaver:
- deponering av 31,7 hyllemeter papirarkiv for sentraladministrasjonen 1969-1993 hos IKA-Trøndelag.
- deponering av elektroniske arkiv hos IKA Trøndelag: Hove total (pasientjournal), KS Fiks smittesporing, SIARD-uttrekk av Familia (barnevern), NOARK-uttrekk av arkivdel i VSA barnevern, SIARD- uttrekk av fagsystemet DM-Brann
- rutiner for fullelektronisk arkiv er utarbeidet sammen med avdelingslederne/fagansvarlig.
- ferdigstilt rutine for møtemodul og utvalgsbehandling.
Arkivplan for Grong kommune fra 01.06.2021 til 31.12.2023 ble godkjent av kommunedirektør 02.01.2024. Som kommunedirektør i Grong kommune ber jeg alle ansatte i kommunen til å sette seg godt inn i og følge retningslinjene i arkivplanen. Grong kommune Kommunedirektør Bjørn Ståle Aalberg |
